Inteligentni poslovni procesi

Vsi, od vodilnih analitičnih podjetij do proizvajalcev programske opreme ter internih operativnih skupin, smo dnevno zasuti s sporočili, da morajo naši poslovni procesi in aplikacije, ki jih podpirajo, postati pametnejši, da bi lahko dosegli konkurenčno prednost in večje zadovoljstvo strank. Toda kaj sploh pomeni imeti pametne poslovne procese? Kako lahko to pomaga našemu poslovanju? In tisto najpomembnejše kako narediti proces bolj inteligenten?

Kaj je inteligenten poslovni proces?

Izraz poslovno obveščanje (Business Intelligence) se tradicionalno uporablja za opis analitike in poročanja, ki temelji na dogodkih zabeleženih v poslovnih procesih in aplikacijah, ki jih podpirajo. Predstavlja pogled v preteklost, ki je namenjen analitikom oziroma vodstvu, ter je bil narejen s pomočjo različnih analitičnih orodij za različne procese in sisteme. To ponavadi pomeni, da ga sestavlja veliko število poročil, ki jih je potrebno (ročno) urediti in interpretirati preden postanejo uporabni za podporo odločanju in izbiri primernih ukrepov. Slaba stran poslovnega obveščanja je, da ne predstavlja vpogleda v trenutno dogajanje ampak le poročanje o preteklih dogodkih, kar pomeni, da je reakcijski čas za reševanje problemov precej velik.

Osnovno platformo za inteligentne procese predstavljajo sistemi za obvladovanje poslovnih procesov (BPMS). Ti upravljajo, spremljajo in avtomatizirajo poslovne procese ter imajo že vgrajeno analitiko procesov, ki jih podpirajo. Ta analitika je večinoma osnovana na povsem pasivnih zmožnostih poročanja čeprav moderni BPM sistemi že omogočajo tudi prikaz in analitiko na ravni več podrobnosti od nadzornih plošč pa vse do posameznih instanc procesa.

Največja pomanjkljivost procesnega obveščanja osnovanega na enem samem BPM sistemu je, da je analitika omejena le na aktivnosti, ki jih podpira izbrani BPM sistem in ne omogoča vpogleda v to kaj se dogaja v delih procesa (od začetka do konca), ki so podprti z drugimi sistemi.

1. Preglednost: Razumevanje verige dodane vrednosti od začetka do konca

Preglednost celotnega poslovnega procesa (od začetka do konca, npr. od-naročila-do-plačila) je ključna za izboljšanje procesnega obveščanja. V svoji najenostavnejši obliki procesna analitika vsebuje tri komponente:

Več

Digitalna transformacija – načrtovanje in izboljševanje procesov VII. – Proces načrtovanja procesov

Metoda načrtovanja procesov

Pred začetkom načrtovanja procesov je potrebno sprejeti odločitev kako se  lotiti projekta. Tako kot pri vsaki aktivnosti načrtovanja s katero želimo doseči kakovosten in kompleten rezultat se moramo tudi v tem primeru projekta lotiti s preglednim in konsistentnim pristopom. Načrtovanje procesov je skupinsko delo, ki od vsakega udeleženca zahteva vsaj poznavanje pristopa, če ne že podrobnosti metodologije. Osamljen modeler, ki dela na nestrukturiran način, bo težko kreiral dobre procese.

Tricikel na projektih uporablja metodologijo, ki je bila razvita na osnovi izkušenj s projektov IDS Scheer (ARIS Value Engineering) in kasneje nadgrajena v metodologijo Prime (SoftwareAG), ki med drugim vsebuje tudi pristope za transformacijo procesov. Prime (Platform Rapid Innovation Methodology) je procesno usmerjena metodologija osnovana na dolgoletnih izkušnjah s projektov, specialističnih znanj iz različnih industrij ter najboljših praks upravljanja poslovnih procesov. Prime je sestavljen iz procedur, vodil, predlog, orodij in referenčnih struktur, ki pomagajo vzpostaviti in vpeljati izbrano poslovno rešitev ter obvladovati celoten življenjski cikel projekta.

Določanje vlog

Več

Digitalna transformacija – načrtovanje in izboljševanje procesov VI. – Arhitektura

Arhitektura procesov

Arhitektura procesov opisuje strukturo poslovnih procesov in je sestavljena iz:

  • horizontalne strukture —povezave med procesi,
  • vertikalne strukture — dekompozicija procesov,
  • definicij modelov —tipov modelov, ki so na vsakem hierarhičnem nivoju zahtevani za opis poslovnih informacij (npr. procesi, podatki, IT, kazalniki, tveganja, organizacijske enote, itd.),
  • definicij vsebine — tip in nivo podrobnosti zahtevan za vsak hierarhični nivo,
  • vmesnikov — povezovalne točke med procesi,
  • povezav — povezave med procesi, poslovnimi viri in poslovnim okoljem.

Vertikalna oziroma hierarhična struktura arhitekture je določena kot število nivojev in je lažje razumljiva saj je z njo določena količina informacij, ki je vidna na posameznem nivoju. Najvišji nivoji so ponavadi sestavljeni iz verig dodane vrednosti, ki prikazujejo ključna procesna področja oziroma end-2-end procese. Nižji nivoji vsebujejo podrobnejše opise operativnih (pod)procesov. Prednost t.i. top-down pristopa je v tem, da ni nujno, da so vsi procesi razdelani in opisani na vseh nivojih, ki jih določa arhitektura, ampak so razdelani le do nivoja na katerem deležnikom posredujejo dovolj informacij za dosego njihovih ciljev.

Več

Digitalna transformacija – načrtovanje in izboljševanje procesov V. – Uporaba standardov je ključnega pomena

Preden začnemo modelirati

Uporaba standardov je ključnega pomena

Ko enkrat vemo kaj bomo modelirali, kakšen nivo podrobnosti potrebujemo in za kaj bo model uporabljen, lahko določimo pravila modeliranja, ki so potrebna da:

  • zagotovimo, da bodo različne skupine lahko kreirale in povezale modele,
  • zagotovimo, da bodo lahko vsi deležniki enostavno in hitro razumeli modele,
  • poenostavimo uporabo orodij za modeliranje,
  • zmanjšamo stroške šolanja in poenostavimo vključitev novih in/ali zunanjih sodelavcev,
  • zagotovimo, bodo modeli enostavno prenosljivi v orodja za vpeljavo in avtomatizacijo.

Veliko ljudi uporablja risarska orodja za dokumentiranje svojih procesov in dostikrat pri tem uporabijo predloge in simbole, ki so si jih kreirali sami. Slabost takega pristopa je v tem, da so modeli dostikrat nerazumljivi za vse ostale deležnike in kot taki težko predstavljajo dodano vrednost organizaciji. Orodja ARIS platforme so osnovana na ARIS metodologiji in najboljših praksah zato so standardi, ki jih podpirajo orodja razumljivi in podpirajo vse nivoje v organizaciji od strategije do procesov in podpore vpeljevanju IT tehnologij. S tem je zagotovljena konsistentnost zapisanega znanja o organizaciji,  njegovo splošno razumevanje in uporabnost.

Notacije procesov

Več

Digitalna transformacija – načrtovanje in izboljševanje procesov IV. – Lastnosti dobrega procesa

Kaj naredi proces dober?

Lastnosti dobrega procesa

Proces lahko definiramo kot: »opis aktivnosti in zaporedje izvajanja teh aktivnosti, da dosežemo zadani cilj«

Za proces je pomembno, da ima rezultat (npr. proizvod ali storitev) za nekoga (ali neko organizacijo), ki se nahaja izven procesa ter da ima rezultat procesa dodano vrednost za to osebo ali organizacijo. Proces mora imeti poslovno vrednost, kar ponavadi pomeni, da nekdo (odjemalec) plača za storitev ali proizvod, ki je rezultat procesa. Cilj procesa tudi mora biti usklajen z vrednotami in strategijo organizacije. Torej, dober proces mora:

  • doprinesti dodano vrednost nekomu izven procesa,
  • kreirati dodano vrednost organizaciji, ki upravlja s procesom,
  • biti usklajen z vrednotami in strategijo organizacije.

Poleg zgoraj naštetih stvari mora imeti dober proces še nekaj ključnih lastnosti:

Več