Digitalizacija potrebuje optimizacijo in nadzor

Digitalizacija je pogosto razumljena kot avtomatizacija procesov. Danes avtomatizacijo procesov predstavljajo različne tehnologije, kot so nizkokodne in brezkodne platfome, sistemi delovnih tokov, inteligentna obdelava dokumentov (IDP), robotska avtomatizacija procesov (RPA), integracijske platforme ter klepetalni boti. V vseh teh orodjih ima vedno večji delež umetna inteligenca. Celoten sklop teh tehnologij imenujemo tudi "hiperavtomatizacija".

Omenjene tehnologije so postale tako zelo prijazne do uporabnika, da lahko že poslovni oddelki sprožijo in vodijo številne projekte avtomatizacije. Vloga nekonvencionalnega razvijalca t.i. državljana razvijalca - citizen developer, ki lahko brez poglobljenega znanja IT gradi aplikacije za zahteve svoje ekipe, je postala zelo razširjena.

Tveganja pristopa

Tveganja vključujejo možnost, da bodo razvijalci skušali avtomatizirati ne-optimalne procese oziroma selektivno avtomatizirati posamezne dejavnosti s specializiranimi aplikacijami brez poznavanja celotnega konteksta. To lahko vodi do otokov avtomatizacije in je v nasprotju z idejo celovitih procesov od začetka do konca.

Procesi segajo prek meja organizacije in brez razumevanja sodelovanja z dobavitelji in distributerji obstaja tveganje prekinitve procesov in ne-optimalnega upravljanja oskrbovalnih verig. Poleg tega različni predpisi vse bolj določajo zahteve za izvajanje procesov. Decentraliziran razvoj aplikacij lahko zelo hitro privede do prepleta tehnologij, kar ima za posledico visoke stroške upravljanja in nadaljnjega ukrepanja.

Brez razumevanja splošnih ciljev organizacije, izvedbe in zahtev glede skladnosti je avtomatizacija procesov podobna avtomobilu formule 1 brez volana. Za uspeh pristopa sta ključnega pomena jasna uskladitev ciljev procesov in vključitev v življenjski cikel optimizacije.

Naslednji pristop upošteva zgoraj omenjene vidike:

1. Opišite svoj poslovni model

Poslovni model opredeli položaj organizacije na trgu ter poveže cilje s ključnimi procesi. Pri tem je pomembno upoštevati kateri procesi so osredotočeni na učinkovitost in obvladovanje stroškov ter kateri procesi so ključni za razlikovanje od konkurentov. Pomembno je tudi pojasniti kaj je pravzaprav konkurenčna prednost procesa naj bo to visoka zanesljivost dobave, visoka kakovost izdelkov ali hitri pretočni časi.

2. Navedite ključne procese na visoki ravni združevanja

Uporabite enoten repozitorij za seznam ključnih procesov ter opis z njimi povezanih ciljev in predpisov, ki jih je treba upoštevati pri izvajanju teh procesov.

3. Dokumentirajte partnersko mrežo in procese zunaj meja organizacije

Številni predpisi in zakonodaje se ne ustavijo na mejah organizacije temveč se raztezajo čez celotno verigo poslovanja.

4. Določite zahteve glede uspešnosti in skladnosti

Procesne zahteve opredelite s stvarnimi cilji in metrikami, zahteve glede skladnosti pa z ustreznimi kontrolami v procesih.

5. Opise in specifikacije procesov uporabite kot načrte

Služili vam bodo kot obvezna podlaga za vse projekte avtomatizacije in razvoja.

6. Vpeljite enoten in celovit sistem upravljanja

Pomagal vam bo spremljati avtomatizirane procese in aplikacije, ki bodo postale del repozitorija organizacije.

7. Vzpostavite sistem spremljanja

Z uporabo tehnologij procesnega rudarjenja in rudarjenja nalog spremljajte pomembne procese. Na ta način boste stalno spremljali cilje uspešnosti in v primeru težav hitro sprožili ustrezne ukrepe.

8. Prepoznajte in preprečite odstopanja

Z uporabo sistema spremljanja ugotovite odstopanja od zahtev za skladnost.

9. Vsem ustreznim poslovnim oddelkom omogočite dostop do vsebin v repozitoriju in analiz procesov

Lastniki procesov so tisti, ki so odgovorni za prilagoditve procesov in aplikacij.

10. Avtomatizacijo dokumentov obravnavajte kot živ sistem

Komponente za dokumentacijo, avtomatizacijo in spremljanje obravnavajte kot živ sistem, prepoznajte ustrezne vzorce v dejanskem izvajanju procesov ter zahteve nenehno prilagajajte zahtevam strank in spreminjajočim se razmeram na trgu.


Cilj omenjenega pristopa je izogniti se otokom avtomatizacije. Za usklajevanje projektov avtomatizacije se uporabi enoten repozitorij organizacije, ki zagotovi, da vsi vključeni deležniki  prispevajo k skupnim ciljem organizacije.

Pristop podaja odgovor na pogosto zastavljeno vprašanje začeti z modeliranjem, avtomatizacijo ali rudarjenjem. Različni pristopi in tehnike se med seboj dopolnjujejo, pravo vrednost pa prinaša integriran pristop.

*Povzeto po članku dr. Helgeja Hessa v OPEX

Volkswagen pospešuje preobrazbo s pomočjo ARIS platforme

Volkswagen AG, drugi največji proizvajalec avtomobilov na svetu, je sredi dramatične preobrazbe v tehnološko podjetje. Podjetje s sedežem v Wolfsburgu si prizadeva postati celovit ponudnik za vse, od vozil in programske opreme do širokega nabora tudi digitalnih storitev. Zavedajo se, da bodo zadane cilje dosegli le, če bodo imeli optimalne procese, ki jih je mogoče kadarkoli prilagoditi dinamičnemu tržnemu okolju.
Vpeljava najnovejše generacije ARIS enotnega sistema upravljanja omogoča Volkswagen AG preglednost in ovrednotenje procesov celotne organizacije ter izboljšanje operativne učinkovitosti.

Več

 

 

Šest stvari, ki jih je potrebno vedeti preden se podate na pot preobrazbe procesov

Za uspešnost projekta preobrazbe ne obstajata ne čarobni recept in ne skrivno orožje vendar vam bodo naslednji nasveti pomagali, da ne izgubite celovitega pogleda na projekt.

Začnite z malim…

Velike stvari se začnejo z majhnimi koraki: osredotočite se na področja izboljšav, ki omogočajo hitro doseganje vrednosti, dokažejo primernost in uspešnost pristopa ter vzpostavijo verodostojnost. Začnite s projekti, ki jih je mogoče dokončati hitro in z nizkimi stroški. Izberite primer uporabe, ki je v organizaciji zelo prepoznaven.

…a imejte jasno določen cilj

Jasno opredelite cilj. Prinašati mora merljive in količinsko opredeljive koristi, kot so na primer zmanjšanje stroškov ali časa oziroma izpolnjevanje zahtev glede skladnosti. Zagotovite, da bodo vaši deležniki imeli jasen cilj in nikoli ne pozabite kaj pravzaprav želite doseči s projektom.

Osredotočite se na ljudi...

Osredotočite se na ljudi in ne na IT. Delite informacije in znanje, zbirajte povratne informacije, sodelujte in prilagodite strategijo, če je to potrebno. Osredotočenost na ljudi je tista bistvena razlika med uspehom in neuspehom.

…in jim predstavite izzive

Prepričajte zaposlene, da jim bodo vaša prizadevanja pomagala pri njihovem delu in jih obvestite o vrednosti projekta preobrazbe za njihove naloge in odgovornosti. Dokažite, da ne zapravljate njihovega časa, ustvarite celovit pregled in izboljšajte preglednost v celotni organizaciji.

Stremite k enostavnosti…

Sledite načelu manj je več. Poslovni procesi morajo biti razumljivi, sledljivi in sprejemljivi. Model procesa ne sme biti impresiven temveč predvsem uporaben in razumljiv za zaposlene.

…ter zagotovite en vir resnice

Vzpostavite nov način dela. En vir resnice je osnova za učinkovito poslovno preobrazbo. Zagotoviti je potrebno eno mesto, kjer so na voljo vse s podjetjem povezane informacije in omogočiti enostavno uporabo posodobljenih informacij o procesih. Ko začnete pot preoblikovanja poslovnih procesov, končni cilj ni popolnost. Bistven je napredek in iteracije so sprejemljive. Edini napačna poteza pri preobrazbi procesov je, da ne naredite nobene poteze.

Siemens uporablja ARIS za digitalno upravljanje procesov

"Siemens AG meni, da je ARIS zanesljiva in stabilna aplikacija za upravljanje procesov ter ceni njen najnovejši razvoj v procesnem rudarjenju in robotski avtomatizaciji procesov. ARIS Siemensu omogoča sodelovanje pri dokumentiranju trenutnih in razvoj prihodnjih procesov. "

Stephan Schwandner, Siemens AG, Information Technology, Corporate Development IT Partner