Kako zagotoviti skladnost?
1. S pomočjo načrtovanja in dokumentiranja procesov
Svoje postopke modelirajte v obliki modelov in jih uporabite za optimizacijo, standardizacijo in certificiranje. Modeli procesov niso uporabni le za vpeljavo ampak služijo tudi kot proceduralna navodila in podpirajo uvajanje procesnih znanj v vaši organizaciji s ciljem, da vsi zaposleni znajo delovati na pravi način. Če ste že določili vaše procese v strukturiranem centralnem repozitoriju in jih komunicirate preko celotne organizacije s pomočjo ARIS spletnega portala, ste že vzpostavili pomemben temelj za zagotavljanje skladnosti procesov. Vendar se vaša strategija za zagotavljanje skladnosti postopkov ne sme zanašati le na dokumentiranje vaših procesov. Tudi vi morate spremljati kako se procesi zares izvajajo.
2. Redne revizije skladnosti
Na podlagi analize vzorca izvedenih postopkov revizorji preverijo in potrdijo skladnost vaših postopkov. Periodična analiza skladnosti zagotavlja, da se pri izvajanju spoštuje s standardom določene procedure ter v primeru odstopanj proži ustrezne ukrepe. Pomanjkljivost pristopa je njegova sporadičnost. Revizije se po navadi izvajajo le nekajkrat na leto, npr. enkrat na četrtletje. Taki pregledi ne zagotavljajo stalnega spoštovanja pravil in ne omogočajo pravočasnosti ukrepov v primeru odkritih neskladij. Pogosto dejanska skladnost narašča tik pred začetkom revizije in se nato znatno zmanjša po njej.
3. Spremljanje skladnosti med izvajanjem samim
Ker se izvajanje postopka lahko razlikuje od primera do primera, je edini način za učinkovito in ciljno usmerjeno strategijo zagotavljanja skladnosti analiziranje realnih sistemskih podatkov. Le neprekinjeno spremljanje skladnosti takoj po izvedbi procesov ali celo med izvajanjem omogoča, da zagotovite stalno skladnost postopka, hitro prepoznate šibke točke in sprejmete proaktivne ukrepe za izboljšanje skladnosti. Preverjanje skladnosti procesov podprto z rešitvijo ARIS Process Mining zagotavlja stalno in na dejstvih temelječo analizo.