Zakaj je potrebno poskrbeti za skladnost postopkov in procesov?
Če želite biti uspešni na trgu, morate pri svojem delu upoštevati pravne in ekonomske predpise ter hkrati izpolnjevati zahteve vaših strank. V primeru neizpolnjevanja predpisov vas lahko doletijo pravne in pogodbene sankcije. To še posebej velja, če delujete v zelo reguliranih industrijah kot so bančništvo, medicina ali farmacija. V primeru neizpolnjevanja zahtev strank tvegate izgubo zaupanja in posledično tudi izgubo stranke. Zato je zelo pomembno, da je prav vsaka izvedba vašega procesa skladna z načinom dela kot ste ga opredelili v svojem standardnem opisu delovnega postopka.
Kako zagotoviti skladnost?
1. S pomočjo načrtovanja in dokumentiranja procesov
Svoje postopke modelirajte v obliki modelov in jih uporabite za optimizacijo, standardizacijo in certificiranje. Modeli procesov niso uporabni le za vpeljavo ampak služijo tudi kot proceduralna navodila in podpirajo uvajanje procesnih znanj v vaši organizaciji s ciljem, da vsi zaposleni znajo delovati na pravi način. Če ste že določili vaše procese v strukturiranem centralnem repozitoriju in jih komunicirate preko celotne organizacije s pomočjo ARIS spletnega portala, ste že vzpostavili pomemben temelj za zagotavljanje skladnosti procesov. Vendar se vaša strategija za zagotavljanje skladnosti postopkov ne sme zanašati le na dokumentiranje vaših procesov. Tudi vi morate spremljati kako se procesi zares izvajajo.
2. Redne revizije skladnosti
Na podlagi analize vzorca izvedenih postopkov revizorji preverijo in potrdijo skladnost vaših postopkov. Periodična analiza skladnosti zagotavlja, da se pri izvajanju spoštuje s standardom določene procedure ter v primeru odstopanj proži ustrezne ukrepe. Pomanjkljivost pristopa je njegova sporadičnost. Revizije se po navadi izvajajo le nekajkrat na leto, npr. enkrat na četrtletje. Taki pregledi ne zagotavljajo stalnega spoštovanja pravil in ne omogočajo pravočasnosti ukrepov v primeru odkritih neskladij. Pogosto dejanska skladnost narašča tik pred začetkom revizije in se nato znatno zmanjša po njej.
3. Spremljanje skladnosti med izvajanjem samim
Ker se izvajanje postopka lahko razlikuje od primera do primera, je edini način za učinkovito in ciljno usmerjeno strategijo zagotavljanja skladnosti analiziranje realnih sistemskih podatkov. Le neprekinjeno spremljanje skladnosti takoj po izvedbi procesov ali celo med izvajanjem omogoča, da zagotovite stalno skladnost postopka, hitro prepoznate šibke točke in sprejmete proaktivne ukrepe za izboljšanje skladnosti. Preverjanje skladnosti procesov podprto z rešitvijo ARIS Process Mining zagotavlja stalno in na dejstvih temelječo analizo.
ARIS Process Mining za preverjanje skladnosti
Procesno rudarjenje je tehnologija, ki samodejno rekonstruira dejansko izvajanje postopka in izračuna pripadajoče procesne kazalnike. Da bi odkrili potek procesa, ki ga želite analizirati, potrebujete podatke iz
aplikacije ali aplikacij, ki podpirajo izvajanje procesa. Natančneje, potrebujete vsaj naslednje podatke o sledeh vašega procesa:
- identifikacija procesa (ID): služi za združevanju vseh sledi procesa, ki pripadajo isti izvedbi procesa,
- ime aktivnosti: služi poimenovanju vseh izvedenih aktivnosti procesa, npr. “Kreiranje zahteve za nabavo",
- časovna oznaka: služi za razvrstitev aktivnosti procesa po dejanskem vrstnem redu izvedbe.
Ko imate to vrsto informacij na dosegu roke, ste le nekaj minut oddaljeni od prvih vpogledov v vzorce izvajanja procesov z ARIS Process Mining.
Odkrivanje procesov lahko izkoristite za preverjanje skladnosti procesa. ARIS Process Mining primerja dejansko izvajanje postopka z standardno definicijo procesa, ki je zapisano v obliki modela procesa (BPMN ali EPC notacija). Algoritmi v ARIS Process Mining vam prikažejo skupno stopnjo skladnosti, tj. odstotek primerov izvedb procesa, ki ustrezajo vašemu standardu ter vzroke, ki so privedli do neskladnosti - primer: proces nabave se ne začne z izdelavo naročilnice ampak neposredno z oddajo naročila. Inteligentni algoritmi nam ne odkrivajo samo napak na začetku ali koncu procesa ampak tudi nepričakovane korake postopka ali neskladno zaporedje izvajanja aktivnosti procesa.
Tipične pridobitve
1. Spremljanje uspešnosti uvajanja sprememb
Kot vodilno orodje za načrtovanje in analiziranje procesov vam ARIS omogoča, da ustrezno prilagodite procese svoje organizacije. Lastnikom procesov omogoča nadzor nad ciklom sprememb, zaposlenim pa dostop do razumljivih opisov postopkov in procedur. Upravljanje potrditev omogoča, da lahko vsi zaposleni potrdijo, da so vpeljane spremembe prebrali in razumeli ter da delajo skladno s standardnim načinom dela. ARIS Process Mining vam prikaže dejansko stopnjo sprejemanja sprememb in omogoča analizo iz različnih pogledov. Na ta način lahko enostavno prepoznate šibke točke kot na primer kateri deli organizacije imajo težave s prilagajanjem na nov način dela. Na podlagi teh ugotovitev lahko ustrezno ukrepate in v sklopu orodij ARIS sprožite pobude za dodatna usposabljanja, ki bodo zaposlenim omogočila pravilno izvajanje procesov.
Če uporabljate SAP® rešitve, vam tesna integracija ARIS-a in SAP® Enable Now omogoča kreiranje ustreznih materialov za usposabljanje, ki ustrezajo poslovnim zahtevam definiranim v modelih procesov.
2. Spremljanje uspešnosti vpeljave novih sistemov
ARIS Process Mining pokriva tudi tehnični pogled na skladnost. V tem primeru merimo uspešnost uvajanja sistema in s tem posledično uspešnost uvajanja procesov. Tako že v zgodnjih fazah projekta vpeljave omogočimo prepoznavanje morebitnih nestabilnosti v na novo uvedenih ali spremenjenih aplikacijskih sistemih. Na ta način potrdimo želeno obnašanje sistema in podporo pravilnemu načinu dela, ki je v skladu z načrtom projekta ter drugimi funkcionalnimi zahtevami.
Prvovrstna združljivost z BPMN ponuja široke zmožnosti pri vpeljavi IT rešitev, ki podpirajo izvajanje delovnih tokov. Z ARIS-om lahko analizirate in ovrednotite vpeljavo sistema ter identificirate probleme, ki so posledica napačne ali nepopolne konfiguracije, bližnjic, ki so jih odkrili uporabniki, ali napačno interpretiranih zahtev. Dostikrat so to problemi, ki jih ni predvidel niti predvideni načrt uporabe sistema. Učinkovitost sistema lahko preizkusite takoj po vpeljavi in rezultate analize vključite v načrte za širjenje uporabe sistema. To pospeši vpeljavo in poveča stopnjo uspešnosti, kar ima pozitiven vpliv na časovne in proračunske omejitve projekta.
3. Usklajenost dokumentacije in realnega stanja
ARIS Process Mining prikaže vse razlike med resničnim izvajanjem procesov ter njihovim opisom v obliki dokumentacije. Na podlagi ugotovljenih neskladnosti se preveri ali gre za dejanski incident, ki ga je treba obravnavati iz organizacijskega oziroma tehničnega vidika, ali pa je to veljaven način dela, ki še ni zajet v dokumentacijo procesa. V primeru, da gre za dobro prakso, ki jo želite vključiti v svoj standardni način dela, lahko varianto procesa uvozite v ARIS repozitorij, kjer jo z zmogljivostmi pametnega modeliranja enostavno vključite v standardni proces. Spremenjene procese potrdite kar preko ARIS spletnega portala in jih nato objavite vsem zainteresiranim deležnikom v organizaciji. Zmožnosti za primerjavo modelov, ki so vključene v spletni portal, omogočijo prikaz razlik med staro in novo verzijo procesa in tako pomagajo pri razlagi in vpeljavi sprememb načina dela.
