Digitalizacija je pogosto razumljena kot avtomatizacija procesov. Danes avtomatizacijo procesov predstavljajo različne tehnologije, kot so nizkokodne in brezkodne platfome, sistemi delovnih tokov, inteligentna obdelava dokumentov (IDP), robotska avtomatizacija procesov (RPA), integracijske platforme ter klepetalni boti. V vseh teh orodjih ima vedno večji delež umetna inteligenca. Celoten sklop teh tehnologij imenujemo tudi "hiperavtomatizacija".

Omenjene tehnologije so postale tako zelo prijazne do uporabnika, da lahko že poslovni oddelki sprožijo in vodijo številne projekte avtomatizacije. Vloga nekonvencionalnega razvijalca t.i. državljana razvijalca - citizen developer, ki lahko brez poglobljenega znanja IT gradi aplikacije za zahteve svoje ekipe, je postala zelo razširjena.

Tveganja pristopa

Tveganja vključujejo možnost, da bodo razvijalci skušali avtomatizirati ne-optimalne procese oziroma selektivno avtomatizirati posamezne dejavnosti s specializiranimi aplikacijami brez poznavanja celotnega konteksta. To lahko vodi do otokov avtomatizacije in je v nasprotju z idejo celovitih procesov od začetka do konca.

Procesi segajo prek meja organizacije in brez razumevanja sodelovanja z dobavitelji in distributerji obstaja tveganje prekinitve procesov in ne-optimalnega upravljanja oskrbovalnih verig. Poleg tega različni predpisi vse bolj določajo zahteve za izvajanje procesov. Decentraliziran razvoj aplikacij lahko zelo hitro privede do prepleta tehnologij, kar ima za posledico visoke stroške upravljanja in nadaljnjega ukrepanja.

Brez razumevanja splošnih ciljev organizacije, izvedbe in zahtev glede skladnosti je avtomatizacija procesov podobna avtomobilu formule 1 brez volana. Za uspeh pristopa sta ključnega pomena jasna uskladitev ciljev procesov in vključitev v življenjski cikel optimizacije.

Naslednji pristop upošteva zgoraj omenjene vidike:

1. Opišite svoj poslovni model

Poslovni model opredeli položaj organizacije na trgu ter poveže cilje s ključnimi procesi. Pri tem je pomembno upoštevati kateri procesi so osredotočeni na učinkovitost in obvladovanje stroškov ter kateri procesi so ključni za razlikovanje od konkurentov. Pomembno je tudi pojasniti kaj je pravzaprav konkurenčna prednost procesa naj bo to visoka zanesljivost dobave, visoka kakovost izdelkov ali hitri pretočni časi.

2. Navedite ključne procese na visoki ravni združevanja

Uporabite enoten repozitorij za seznam ključnih procesov ter opis z njimi povezanih ciljev in predpisov, ki jih je treba upoštevati pri izvajanju teh procesov.

3. Dokumentirajte partnersko mrežo in procese zunaj meja organizacije

Številni predpisi in zakonodaje se ne ustavijo na mejah organizacije temveč se raztezajo čez celotno verigo poslovanja.

4. Določite zahteve glede uspešnosti in skladnosti

Procesne zahteve opredelite s stvarnimi cilji in metrikami, zahteve glede skladnosti pa z ustreznimi kontrolami v procesih.

5. Opise in specifikacije procesov uporabite kot načrte

Služili vam bodo kot obvezna podlaga za vse projekte avtomatizacije in razvoja.

6. Vpeljite enoten in celovit sistem upravljanja

Pomagal vam bo spremljati avtomatizirane procese in aplikacije, ki bodo postale del repozitorija organizacije.

7. Vzpostavite sistem spremljanja

Z uporabo tehnologij procesnega rudarjenja in rudarjenja nalog spremljajte pomembne procese. Na ta način boste stalno spremljali cilje uspešnosti in v primeru težav hitro sprožili ustrezne ukrepe.

8. Prepoznajte in preprečite odstopanja

Z uporabo sistema spremljanja ugotovite odstopanja od zahtev za skladnost.

9. Vsem ustreznim poslovnim oddelkom omogočite dostop do vsebin v repozitoriju in analiz procesov

Lastniki procesov so tisti, ki so odgovorni za prilagoditve procesov in aplikacij.

10. Avtomatizacijo dokumentov obravnavajte kot živ sistem

Komponente za dokumentacijo, avtomatizacijo in spremljanje obravnavajte kot živ sistem, prepoznajte ustrezne vzorce v dejanskem izvajanju procesov ter zahteve nenehno prilagajajte zahtevam strank in spreminjajočim se razmeram na trgu.

Cilj omenjenega pristopa je izogniti se otokom avtomatizacije. Za usklajevanje projektov avtomatizacije se uporabi enoten repozitorij organizacije, ki zagotovi, da vsi vključeni deležniki  prispevajo k skupnim ciljem organizacije.

Pristop podaja odgovor na pogosto zastavljeno vprašanje začeti z modeliranjem, avtomatizacijo ali rudarjenjem. Različni pristopi in tehnike se med seboj dopolnjujejo, pravo vrednost pa prinaša integriran pristop.

*Povzeto po članku dr. Helgeja Hessa v OPEX

Volkswagen AG, drugi največji proizvajalec avtomobilov na svetu, je sredi dramatične preobrazbe v tehnološko podjetje. Podjetje s sedežem v Wolfsburgu si prizadeva postati celovit ponudnik za vse, od vozil in programske opreme do širokega nabora tudi digitalnih storitev. Zavedajo se, da bodo zadane cilje dosegli le, če bodo imeli optimalne procese, ki jih je mogoče kadarkoli prilagoditi dinamičnemu tržnemu okolju.
Vpeljava najnovejše generacije ARIS enotnega sistema upravljanja omogoča Volkswagen AG preglednost in ovrednotenje procesov celotne organizacije ter izboljšanje operativne učinkovitosti.

Več