ARIS 10 SR5

Izšel je ARIS 10 SR5, ki vključuje tudi ARIS Risk & Compliance Manager 10 SR5 in ARIS Process Performance Manager 10.2. Zmožnosti nove verzije orodij ARIS platforme so osredotočene predvsem na podporo kreiranju in obvladovanju t.i. digitalnega dvojčka (digital twin) organizacije, rudarjenju procesov in obvladovanju skladnosti z GDPR.

Izpostavljamo tudi:

  • globalno podporo pravilom modeliranja, ki so podprta z avtomatičnim preverjanjem sintakse in semantike modelov ter konsistence njihove vsebine,
  • povezovanje modeliranega in realnega sveta s pomočjo rudarjenja procesov (process mining) in novimi nadzornimi ploščami v sklopu ARIS Aware, ki podpirajo strategijo, internet stvari in SAP projekte,
  • vodilno podporo modeliranju z BPMN (OMG) in podprt Full Process Modeling Conformance class,
  • izboljšano izkušnjo uporabnikov portala ARIS Connect na osnovi izboljšane navigacije in pogledov na modele,
  • izboljšane funkcionalnosti administracije in podpore sodelovanju,
  • razširjena podpora zagotavljanju skladnosti z GDPR.

Od strategije do izvedbe

Poslovna resničnost

V večini organizacij se poslovni modeli velikokrat spremenijo. Razlogi so različni: novi proizvodi in/ali storitve, vstop na novo tržišče, prevzemi. Zadnji izziv za organizacije in podjetja je digitalna transformacija. Vse to seveda vpliva na procese v organizaciji in informacijsko podporo. Da bi ostala prilagodljiva in konkurenčna mora organizacija razumeti dinamiko tržišča, vedeti kako hitro lahko odkrije potrebe strank in njihova pričakovanja ter kako lahko uporabi lastne še neizkoriščene zmožnosti. Digitalna transformacija mora biti osnova strategije organizacije v prihodnosti.

Kako nam pomaga pristop ‘Od strategije do izvedbe’?

Usklajevanje

Dobro določena strategija organizacije je osnova za uspešno poslovanje. Da bi jo lahko določili je potrebno poznati tržišča, potrebe strank in lastni inovacijski potencial. Strategija mora vsebovati strateške cilje, kritične faktorje uspeha, kazalnike in ukrepe. Da bi uspešno spravili strategijo v življenje je potrebno cilje in kazalnike spustiti iz strateškega na operativni nivo. Strategijo organizacije  mora razumeti vsak zaposleni ter poleg tega vedeti kje je njegov doprinos k doseganju ciljev.  Poslovne operacije morajo biti pregledne in optimizirane. Na kratko, strategijo je potrebno opisati in jo potem neposredno povezati na iniciative, ki izvajajo zadano strategijo.

Tak pristop organizaciji omogoča:

  • razumevanje dinamike tržišča,
  • odkrivanje zahtev in pričakovanj odjemalcev,
  • odkrivanje lastnih zmožnosti,
  • analizo in določanje svojega poslovnega modela,
  • določanje poslovnih ciljev in kazalnikov ter
  • proženje potrebnih ukrepov za vpeljavo strategije na operativni (procesni) nivo.

ARIS: Model poslovanja

Od načrta do digitalizacije

Pristop nam omogoča, da se izognemo vrzelim in pomanjkanju razumevanja, ki se pojavlja med strateškimi cilji, načrtovanimi rešitvami in aplikacijami ter izvajanjem in spremljanjem poslovnih procesov. Po tem, ko smo ocenili tržišče in določili poslovno strategijo, je potrebno analizirati kritična poslovna področja in določiti rešitve. Da bi organizacija postala digitalna, potrebuje digitalizirano rešitev, ki nam omogoča holistični pogled na uspešnost poslovne strategije in doseganje ciljev.

Tako organizacija z digitalno rešitvijo:

  • zajema poslovne zahteve,
  • določa operativni model,
  • analizira in načrtuje procese,
  • določa obseg rešitev,
  • načrtuje rešitve,
  • določa arhitekturo platform in aplikacij ter
  • vpeljuje in testira rešitve.

ARIS: Model procesa v BPMN notaciji namenjen vpeljavi delovnega toka

Od spremljanja do ukrepanja

Ko je strategija vpeljana v procese in so rešitve ter aplikacije načrtovane tako, da kar najbolje podpirajo izvajanje procesov je potrebno spremljati njihovo učinkovitost. Brez tega vodstvo organizacije težko ve kaj se dogaja v organizaciji oziroma kateri projekti so imeli največji vpliv na strateške kazalnike.

S pristopom ‘od strategije do izvedbe’ organizacija pridobi pregled nad vsemi tremi nivoji upravljanja: strateškim, taktičnim in operativnim. S spremljanjem operativnih procesov merimo učinkovitost procesov, vpogled v vzorce delovanja procesov nam pove katere rešitve so uspešne in katere ne, nadzorne plošče nam povedo kateri procesi dosegajo strateške cilje in kateri ne.

Rešitev nam omogoča:

  • upravljanje sprememb,
  • šolanje deležnikov rešitev,
  • vpeljevanje rešitev,
  • vodenje rešitev,
  • merjenje kazalnikov,
  • razumevanje poslovne učinkovitosti,
  • vrednotenje strategije ter
  • primerjavo in izboljševanje digitalnega izvajanja procesov.

ARIS PPM: Spremljanje izvajanja procesa

Inteligentni poslovni procesi

Vsi, od vodilnih analitičnih podjetij do proizvajalcev programske opreme ter internih operativnih skupin, smo dnevno zasuti s sporočili, da morajo naši poslovni procesi in aplikacije, ki jih podpirajo, postati pametnejši, da bi lahko dosegli konkurenčno prednost in večje zadovoljstvo strank. Toda kaj sploh pomeni imeti pametne poslovne procese? Kako lahko to pomaga našemu poslovanju? In tisto najpomembnejše kako narediti proces bolj inteligenten?

Kaj je inteligenten poslovni proces?

Izraz poslovno obveščanje (Business Intelligence) se tradicionalno uporablja za opis analitike in poročanja, ki temelji na dogodkih zabeleženih v poslovnih procesih in aplikacijah, ki jih podpirajo. Predstavlja pogled v preteklost, ki je namenjen analitikom oziroma vodstvu, ter je bil narejen s pomočjo različnih analitičnih orodij za različne procese in sisteme. To ponavadi pomeni, da ga sestavlja veliko število poročil, ki jih je potrebno (ročno) urediti in interpretirati preden postanejo uporabni za podporo odločanju in izbiri primernih ukrepov. Slaba stran poslovnega obveščanja je, da ne predstavlja vpogleda v trenutno dogajanje ampak le poročanje o preteklih dogodkih, kar pomeni, da je reakcijski čas za reševanje problemov precej velik.

Osnovno platformo za inteligentne procese predstavljajo sistemi za obvladovanje poslovnih procesov (BPMS). Ti upravljajo, spremljajo in avtomatizirajo poslovne procese ter imajo že vgrajeno analitiko procesov, ki jih podpirajo. Ta analitika je večinoma osnovana na povsem pasivnih zmožnostih poročanja čeprav moderni BPM sistemi že omogočajo tudi prikaz in analitiko na ravni več podrobnosti od nadzornih plošč pa vse do posameznih instanc procesa.

Največja pomanjkljivost procesnega obveščanja osnovanega na enem samem BPM sistemu je, da je analitika omejena le na aktivnosti, ki jih podpira izbrani BPM sistem in ne omogoča vpogleda v to kaj se dogaja v delih procesa (od začetka do konca), ki so podprti z drugimi sistemi.

ARIS PPM: Avtomatično odkrivanje in merjenje procesov od začetka do konca

1. Preglednost: Razumevanje verige dodane vrednosti od začetka do konca

Preglednost celotnega poslovnega procesa (od začetka do konca, npr. od-naročila-do-plačila) je ključna za izboljšanje procesnega obveščanja. V svoji najenostavnejši obliki procesna analitika vsebuje tri komponente:

Več

Digitalna transformacija – načrtovanje in izboljševanje procesov VII. – Proces načrtovanja procesov

Metoda načrtovanja procesov

Pred začetkom načrtovanja procesov je potrebno sprejeti odločitev kako se  lotiti projekta. Tako kot pri vsaki aktivnosti načrtovanja s katero želimo doseči kakovosten in kompleten rezultat se moramo tudi v tem primeru projekta lotiti s preglednim in konsistentnim pristopom. Načrtovanje procesov je skupinsko delo, ki od vsakega udeleženca zahteva vsaj poznavanje pristopa, če ne že podrobnosti metodologije. Osamljen modeler, ki dela na nestrukturiran način, bo težko kreiral dobre procese.

Software AG je na osnovi dolgoletnih izkušenj na projektih razvil metodologijo Prime, ki med drugim vsebuje tudi pristope za transformacijo procesov. Prime (Platform Rapid Innovation Methodology) je procesno usmerjena metodologija osnovana na dolgoletnih izkušnjah s projektov, specialističnih znanj iz različnih industrij ter najboljših praks upravljanja poslovnih procesov. Prime je sestavljen iz procedur, vodil, predlog, orodij in referenčnih struktur, ki pomagajo vzpostaviti in vpeljati izbrano poslovno rešitev ter obvladovati celoten življenski cikel projekta.

Prime za BPA – izsek proceduralnega modela

Določanje vlog

Več

Digitalna transformacija – načrtovanje in izboljševanje procesov VI. – Arhitektura

Arhitektura procesov

Arhitektura procesov opisuje strukturo poslovnih procesov in je sestavljena iz:

  • horizontalne strukture —povezave med procesi,
  • vertikalne strukture — dekompozicija procesov,
  • definicij modelov —tipov modelov, ki so na vsakem hierarhičnem nivoju zahtevani za opis poslovnih informacij (npr. procesi, podatki, IT, kazalniki, tveganja, organizacijske enote, itd.),
  • definicij vsebine — tip in nivo podrobnosti zahtevan za vsak hierarhični nivo,
  • vmesnikov — povezovalne točke med procesi,
  • povezav — povezave med procesi, poslovnimi viri in poslovnim okoljem.

Kompleksne procesne strukture

Vertikalna oziroma hierarhična struktura arhitekture je določena kot število nivojev in je lažje razumljiva saj je z njo določena količina informacij, ki je vidna na posameznem nivoju. Najvišji nivoji so ponavadi sestavljeni iz verig dodane vrednosti, ki prikazujejo ključna procesna področja oziroma end-2-end procese. Nižji nivoji vsebujejo podrobnejše opise operativnih (pod)procesov. Prednost t.i. top-down pristopa je v tem, da ni nujno, da so vsi procesi razdelani in opisani na vseh nivojih, ki jih določa arhitektura, ampak so razdelani le do nivoja na katerem deležnikom posredujejo dovolj informacij za dosego njihovih ciljev.

Več

Digitalna transformacija – načrtovanje in izboljševanje procesov V. – Uporaba standardov je ključnega pomena

Preden začnemo modelirati

Uporaba standardov je ključnega pomena

Ko enkrat vemo kaj bomo modelirali, kakšen nivo podrobnosti potrebujemo in za kaj bo model uporabljen, lahko določimo pravila modeliranja, ki so potrebna da:

  • zagotovimo, da bodo različne skupine lahko kreirale in povezale modele,
  • zagotovimo, da bodo lahko vsi deležniki enostavno in hitro razumeli modele,
  • poenostavimo uporabo orodij za modeliranje,
  • zmanjšamo stroške šolanja in poenostavimo vključitev novih in/ali zunanjih sodelavcev,
  • zagotovimo, bodo modeli enostavno prenosljivi v orodja za vpeljavo in avtomatizacijo.

Veliko ljudi uporablja risarska orodja za dokumentiranje svojih procesov in dostikrat pri tem uporabijo predloge in simbole, ki so si jih kreirali sami. Slabost takega pristopa je v tem, da so modeli dostikrat nerazumljivi za vse ostale deležnike in kot taki težko predstavljajo dodano vrednost organizaciji. Orodja ARIS platforme so osnovana na ARIS metodologiji in najboljših praksah zato so standardi, ki jih podpirajo orodja razumljivi in podpirajo vse nivoje v organizaciji od strategije do procesov in podpore vpeljevanju IT tehnologij. S tem je zagotovljena konsistentnost zapisanega znanja o organizaciji,  njegovo splošno razumevanje in uporabnost.

Notacije procesov

Več

Digitalna transformacija – načrtovanje in izboljševanje procesov IV. – Lastnosti dobrega procesa

Kaj naredi proces dober?

Lastnosti dobrega procesa

Proces lahko definiramo kot: »opis aktivnosti in zaporedje izvajanja teh aktivnosti, da dosežemo zadani cilj«

Za proces je pomembno, da ima rezultat (npr. proizvod ali storitev) za nekoga (ali neko organizacijo), ki se nahaja izven procesa ter da ima rezultat procesa dodano vrednost za to osebo ali organizacijo. Proces mora imeti poslovno vrednost, kar ponavadi pomeni, da nekdo (odjemalec) plača za storitev ali proizvod, ki je rezultat procesa. Cilj procesa tudi mora biti usklajen z vrednotami in strategijo organizacije. Torej, dober proces mora:

  • doprinesti dodano vrednost nekomu izven procesa,
  • kreirati dodano vrednost organizaciji, ki upravlja s procesom,
  • biti usklajen z vrednotami in strategijo organizacije.

Poleg zgoraj naštetih stvari mora imeti dober proces še nekaj ključnih lastnosti:

Več

Digitalna transformacija – načrtovanje in izboljševanje procesov III. – Ponovna uporaba sredstev

Ponovna uporaba procesov

Procesi so pomembno poslovno sredstvo in kot vsako drugo poslovno sredstvo jih je potrebno karseda dobro izkoristiti. Zato je že pri njihovem načrtovanju potrebno razmišljati o tem na kakšen način jih večkrat oziroma ponovno uporabiti. Seveda si večkratne uporabe ne predstavljamo le kot preprosto kopiranje delov procesa iz enega modela v drugega oziroma vpeljevanja že obstoječih delov delujočih procesov. V praksi namreč ponovna uporaba procesov ni tako samoumevna kakor se zdi na prvi pogled. Poznamo tri načine ponovne uporabe:

  • strukturno uporabo
  • pri načrtovanju
  • pri vpeljevanju

Kot strukturno uporabo razumemo uporabo ključnih konceptov in najboljših praks, kar pomeni, da nam pri načrtovanju novih procesov ni potrebno začeti iz nič. Pri tem obstoječe referenčne procese redko uporabimo v celoti ampak jih prilagodimo in razširimo glede na poslovne potrebe organizacije. Pomemben element strukturne uporabe je spoštovanje standardnih okvirjev, ki nam služijo kot skupni jezik za sporazumevanje, nabavljanje in sodelovanje med organizacijami. Tipični primeri standardnih okvirjev so:

Več