Rudarjenje procesov potrebuje tudi modele, ki opisujejo kontekst

Trenutno je rudarjenje procesov deležno velike pozornosti. Vzrok za to ni le vseprisotna digitalizacija ampak tudi tradicionalne teme kot so povečanje učinkovitosti in zmanjšanje stroškov. Vendar sta merjenje in rekonstrukcija načina izvedbe procesov samo prvi korak pri razumevanju in izboljševanju procesov. Pravi potencial rudarjenja procesov se pokaže šele v povezavi z modeli, ki opisujejo kontekst procesov.

Obvladovanje poslovnih procesov (BPM): izziv, ki je vedno prisoten

Povečana digitalizacija proizvodov in storitev sili organizacije vseh velikosti in industrij, da pretehtajo obstoječe poslovne modele in procese, ki jih izvajajo. Pri tem izzivi niso le tehnične narave. Poleg standardizacije in izboljševanja internih procesov danes postajajo vse pomembnejši tudi novi izzivi, na primer optimizacija poti strank, ki naj bi privedla do povečanja zadovoljstva strank. Neprestana transformacija poslovnega okolja in napredek tehnologij zahtevata, da obvladovanje procesov ostaja eden izmed najpomembnejših procesov v organizaciji.

Razvoj rudarjenja procesov ni tema, ki se je pojavila šele s prihodom digitalizacije. Že leta 2001 je bil kot ena izmed prvih komercialnih rešitev za rudarjenje procesov predstavljen ARIS Process Performance Manager (PPM).  V samem začetku je bilo rudarjenje procesov predvsem v domeni operativne tehnologije. Skupine oziroma oddelki odgovorni za obvladovanje procesov so bili takrat večinoma zadolženi za dokumentiranje in standardizacijo procesov medtem, ko je bila njihova povezava z IT  omejena predvsem na določanje procesno usmerjenih zahtev ter zagotavljanje referenčnih procesov kot dela načrta za vpeljevanje ERP in drugih IT sistemov.

Več

Od strategije do izvedbe

Poslovna resničnost

V večini organizacij se poslovni modeli velikokrat spremenijo. Razlogi so različni: novi proizvodi in/ali storitve, vstop na novo tržišče, prevzemi. Zadnji izziv za organizacije in podjetja je digitalna transformacija. Vse to seveda vpliva na procese v organizaciji in informacijsko podporo. Da bi ostala prilagodljiva in konkurenčna mora organizacija razumeti dinamiko tržišča, vedeti kako hitro lahko odkrije potrebe strank in njihova pričakovanja ter kako lahko uporabi lastne še neizkoriščene zmožnosti. Digitalna transformacija mora biti osnova strategije organizacije v prihodnosti.

Kako nam pomaga pristop 'Od strategije do izvedbe'?

Usklajevanje

Dobro določena strategija organizacije je osnova za uspešno poslovanje. Da bi jo lahko določili je potrebno poznati tržišča, potrebe strank in lastni inovacijski potencial. Strategija mora vsebovati strateške cilje, kritične faktorje uspeha, kazalnike in ukrepe. Da bi uspešno spravili strategijo v življenje je potrebno cilje in kazalnike spustiti iz strateškega na operativni nivo. Strategijo organizacije  mora razumeti vsak zaposleni ter poleg tega vedeti kje je njegov doprinos k doseganju ciljev.  Poslovne operacije morajo biti pregledne in optimizirane. Na kratko, strategijo je potrebno opisati in jo potem neposredno povezati na iniciative, ki izvajajo zadano strategijo.

Tak pristop organizaciji omogoča:

  • razumevanje dinamike tržišča,
  • odkrivanje zahtev in pričakovanj odjemalcev,
  • odkrivanje lastnih zmožnosti,
  • analizo in določanje svojega poslovnega modela,
  • določanje poslovnih ciljev in kazalnikov ter
  • proženje potrebnih ukrepov za vpeljavo strategije na operativni (procesni) nivo.

Od načrta do digitalizacije

Pristop nam omogoča, da se izognemo vrzelim in pomanjkanju razumevanja, ki se pojavlja med strateškimi cilji, načrtovanimi rešitvami in aplikacijami ter izvajanjem in spremljanjem poslovnih procesov. Po tem, ko smo ocenili tržišče in določili poslovno strategijo, je potrebno analizirati kritična poslovna področja in določiti rešitve. Da bi organizacija postala digitalna, potrebuje digitalizirano rešitev, ki nam omogoča holistični pogled na uspešnost poslovne strategije in doseganje ciljev.

Tako organizacija z digitalno rešitvijo:

  • zajema poslovne zahteve,
  • določa operativni model,
  • analizira in načrtuje procese,
  • določa obseg rešitev,
  • načrtuje rešitve,
  • določa arhitekturo platform in aplikacij ter
  • vpeljuje in testira rešitve.

Od spremljanja do ukrepanja

Ko je strategija vpeljana v procese in so rešitve ter aplikacije načrtovane tako, da kar najbolje podpirajo izvajanje procesov je potrebno spremljati njihovo učinkovitost. Brez tega vodstvo organizacije težko ve kaj se dogaja v organizaciji oziroma kateri projekti so imeli največji vpliv na strateške kazalnike.

S pristopom 'od strategije do izvedbe' organizacija pridobi pregled nad vsemi tremi nivoji upravljanja: strateškim, taktičnim in operativnim. S spremljanjem operativnih procesov merimo učinkovitost procesov, vpogled v vzorce delovanja procesov nam pove katere rešitve so uspešne in katere ne, nadzorne plošče nam povedo kateri procesi dosegajo strateške cilje in kateri ne.

Rešitev nam omogoča:

  • upravljanje sprememb,
  • šolanje deležnikov rešitev,
  • vpeljevanje rešitev,
  • vodenje rešitev,
  • merjenje kazalnikov,
  • razumevanje poslovne učinkovitosti,
  • vrednotenje strategije ter
  • primerjavo in izboljševanje digitalnega izvajanja procesov.

Inteligentni poslovni procesi

Vsi, od vodilnih analitičnih podjetij do proizvajalcev programske opreme ter internih operativnih skupin, smo dnevno zasuti s sporočili, da morajo naši poslovni procesi in aplikacije, ki jih podpirajo, postati pametnejši, da bi lahko dosegli konkurenčno prednost in večje zadovoljstvo strank. Toda kaj sploh pomeni imeti pametne poslovne procese? Kako lahko to pomaga našemu poslovanju? In tisto najpomembnejše kako narediti proces bolj inteligenten?

Kaj je inteligenten poslovni proces?

Izraz poslovno obveščanje (Business Intelligence) se tradicionalno uporablja za opis analitike in poročanja, ki temelji na dogodkih zabeleženih v poslovnih procesih in aplikacijah, ki jih podpirajo. Predstavlja pogled v preteklost, ki je namenjen analitikom oziroma vodstvu, ter je bil narejen s pomočjo različnih analitičnih orodij za različne procese in sisteme. To ponavadi pomeni, da ga sestavlja veliko število poročil, ki jih je potrebno (ročno) urediti in interpretirati preden postanejo uporabni za podporo odločanju in izbiri primernih ukrepov. Slaba stran poslovnega obveščanja je, da ne predstavlja vpogleda v trenutno dogajanje ampak le poročanje o preteklih dogodkih, kar pomeni, da je reakcijski čas za reševanje problemov precej velik.

Osnovno platformo za inteligentne procese predstavljajo sistemi za obvladovanje poslovnih procesov (BPMS). Ti upravljajo, spremljajo in avtomatizirajo poslovne procese ter imajo že vgrajeno analitiko procesov, ki jih podpirajo. Ta analitika je večinoma osnovana na povsem pasivnih zmožnostih poročanja čeprav moderni BPM sistemi že omogočajo tudi prikaz in analitiko na ravni več podrobnosti od nadzornih plošč pa vse do posameznih instanc procesa.

Največja pomanjkljivost procesnega obveščanja osnovanega na enem samem BPM sistemu je, da je analitika omejena le na aktivnosti, ki jih podpira izbrani BPM sistem in ne omogoča vpogleda v to kaj se dogaja v delih procesa (od začetka do konca), ki so podprti z drugimi sistemi.

1. Preglednost: Razumevanje verige dodane vrednosti od začetka do konca

Preglednost celotnega poslovnega procesa (od začetka do konca, npr. od-naročila-do-plačila) je ključna za izboljšanje procesnega obveščanja. V svoji najenostavnejši obliki procesna analitika vsebuje tri komponente:

Več