Kategorija: Enoten sistem upravljanja organizacije
Kako ARIS Aware podpira enoten sistem upravljanja organizacije?
Tradicionalna naloga sistemov upravljanja je dokumentiranje delovanja organizacije. Rezultat so vodila in navodila za delo ter obveščanje zaposlenih o pravilih, ki se jih je potrebno držati ob izvajanju nalog, ter možnih problemih in tveganjih, ki jih lahko doletijo pri tem. Glavni cilj sistema je, da zaposlenim kjerkoli in kadarkoli omogoča dostop do najnovejših in natančnih informacij. V preteklosti so različni pogledi na poslovanje kot so obvladovanje kakovosti, obvladovanje poslovno informacijske arhitekture oziroma obvladovanje tveganj bili podprti z različnimi in posebej za posamezen poslovni vidik specializiranimi sistemi. Organizacije, ki želijo biti uspešne v današnjem digitalnem svetu morajo povezati vse poslovne vidike in razumeti vse njihove medsebojne soodvisnosti.
Ključni primeri uporabe enotnega sistema upravljanja, ki jih podpira ARIS Aware
Enotni sistem upravljanja, ki temelji na ARIS-u, izpolnjuje vse zahteve modernega sistema za upravljanje. Združuje vse primere uporabe in s tem omogoči celovit pregled celotnega podjetja. Enotni sistem upravljanja mora vedno posredovati sveže informacije, predstavljati eno resnico in ponujati informacije v enostavno razumljivi obliki. Povezati mora vse pomembne podatke in jih dostaviti pravim ljudem ob pravem času. Dodana vrednost, ki jo prinaša ARIS Aware, je integracija podatkov iz različnih virov (povezanih z različnimi pogledi in primeri uporabe), njihova vizualizacija ter predstavitev v primernem kontekstu. Zmožnost vizualne in interaktivne analitike, ki je prilagojena posamezni vlogi, omogoča uporabnikom sistema upravljanja, da hitreje in pravilno ukrepajo ter v popolnosti razumejo soodvisnosti med procesi in poslovnimi področji.
Spodaj je predstavljeno nekaj primerov ARIS Aware nadzornih plošč.
Zagotavljanje skladnosti s splošno uredbo (EU) o varstvu podatkov (GDPR)
Digitalizacija je dvorezen meč, ko pride do vprašanja varnosti osebnih podatkov. Udobje spletnih storitev in “dobro misleča” personalizacija poslovnih komunikacij prinašata tudi možnost, da naše podatke uporabijo in zlorabijo organizacije s katerimi nočemo poslovati oziroma da se ti podatki uporabijo za namene za katere nimamo potrebe ali nas ne zanimajo. Poleg nadležnih nezaželenih stikov seveda obstaja tudi resna nevarnost zlorabe osebne identitete za kriminalne dejavnosti in politične agende.
V aprilu 2016 je EU sprejela splošno uredbo o varstvu podatkov, ki bo stopila v veljavo 25. maja 2018. S tem naj bi zagotovila, da organizacije in institucije začnejo varovanje osebnih podatkov jemati resno. Eden izmed ciljev uredbe je zagotoviti uniformnost in standardizacijo trenutno obstoječih nacionalnih zakonodaj, katere danes na precej različne načine zagotavljajo varnost podatkov.
Z novo uredbo osnovni principi varstva osebnih podatkov ostajajo nespremenjeni: uporaba osebnih podatkov ni dovoljena razen, če to eksplicitno ne dovoljuje zakon ali če je subjekt podal privoljenje za obdelavo osebnih podatkov. Osnovna načela ostajajo preglednost, omejevanje namena in zmanjšanje količine podatkov. Vendar uredba določa več pravic posamezniku, več obveznosti obdelovalcem podatkov, večje kazni za kršitve in certificiranje kot dokaz skladnosti z uredbo.
Uredba prinaša velike posledice za večje organizacije. Kar se v jeziku uredbe sliši enostavno, prinaša s seboj kompleksnost zagotavljanja skladnosti. Različna podatkovna skladišča, povezani sistemi, poslovni ekosistemi in tehnologije, ki omogočajo organizacijam, da služijo trgom in svojim strankam z različnim proizvodi in storitvami, so v luči varstva osebnih podatkov gigant, ki ga je potrebno ujeti in ukrotiti.
Kaj je potrebno narediti za skladnost z uredbo?
Četudi je organizacija že skladna z nacionalno uredbo za varstvo osebnih podatkov in že ima evidence o dejavnostih obdelave ter vodila za zbiranje podatkov, je zelo priporočljivo, da izvede polno presojo obstoječih politik varstva podatkov, procedur in praks ter jih primerja z zahtevami uredbe:
Enoten sistem upravljanja organizacije II.
Dostopnost in standardizacija sta ključna elementa
Kakovost mora biti zapisana v genetsko kodo vseh poslovnih operacij. Polne omare priročnikov za kakovost in delovnih navodil nam lahko zagotovijo vrsto certifikatov vendar se v današnjem digitalnem svetu pokaže, da imajo pristopi iz prejšnjega stoletja kritične pomankljivosti:
- zaposleni težko najdejo in razumejo informacije,
- osveževanje informacij je počasno in hitro lahko pride do nekonsistentnosti ter napak,
- zaposleni neradi brskajo po priročnikih, kar zmanjšuje zavedanje o pomembnosti kakovosti,
- ni mehanizmov za zajem povratnih informacij
Enoten sistem upravljanja poenostavi iskanje in razumevanje informacij ter postavi sprejemljivost in enostavno uporabo kot osnovo na kateri se gradita razumevanje in izboljševanje učinkovitosti standardov, vodil in operacij. Enoten sistem upravljanja ne določa le principov, politik, procesov in zahtev za varne in učinkovite poslovne operacije ampak podpira tudi vsakodnevne aktivnosti, ki zagotavljajo skladnost delovanja organizacije z veljavnimi navodili in predpisi. Cilj delovanja takega sistema je, da zaposlenim omogočimo dostop do vseh informacij, ki jih potrebujejo za svoje delo, na enem mestu in v realnem času ter po drugi strani, da si zagotovimo zbiranje znanj in povratnih informacij.
Enoten sistem upravljanja organizacije na osnovi enotnega centralnega repozitorija.
Procesno usmerjeno sodelovanje, ki ga podpirajo orodja ARIS platforme (ARIS Connect), je osnova za tak sistem. Preko spletnega portala zaposleni dostopajo in delijo vse informacije, ki so jim na voljo glede na vlogo, ki jo imajo v organizaciji. Da bi nagovorili tudi zaposlene, ki niso strokovnjaki za procese oziroma modele, so informacije na voljo v različnih oblikah npr. kot delovna navodila, procesni listi ali matrike dodatno pa lahko v portal vključimo tudi nadzorne plošče in multimedijske vsebine.
Enoten sistem upravljanja organizacije
Tempo sprememb v digitalnem svetu postaja vse hitrejši. Z digitalno transformacijo in neprestanimi zahtevami za diferenciacijo, inovacije in usmerjenost k strankam se poslovni modeli, poslovni procesi in delovne procedure, ki so bile dolga leta stabilne, nenehno spreminjajo. V času nenehnih sprememb si nihče ne more privoščiti, da bi zmanjšal kakovost, prevzel več tveganj ali postal manj učinkovit. Digitalizacija bi morala postati priložnost za povečanje kakovosti, boljše obvladovanje tveganj, večjo prilagodljiivost, prožnost ter učinkovitost. Največje tveganje, ki danes grozi organizacijam je zapostavljanje inovativnega poslovnega modela in digitalne transformacije.
Evolucija sistemov upravljanja
Da bi standardizirale in delile informacije o procesih in delovnih procedurah so mnoge organizacije vzpostavile t.i. sisteme upravljanja, Glavni cilj je bil zagotoviti ponovljivo poslovanje z določeno kakovostjo, konsistentno učinkovitostjo in čimmanjšim tveganjem. Skozi čas so se v različnih industrijah glede na njihove potrebe razvili različni sistemi upravljanja: