Rudarjenje procesov potrebuje tudi modele, ki opisujejo kontekst

Trenutno je rudarjenje procesov deležno velike pozornosti. Vzrok za to ni le vseprisotna digitalizacija ampak tudi tradicionalne teme kot so povečanje učinkovitosti in zmanjšanje stroškov. Vendar sta merjenje in rekonstrukcija načina izvedbe procesov samo prvi korak pri razumevanju in izboljševanju procesov. Pravi potencial rudarjenja procesov se pokaže šele v povezavi z modeli, ki opisujejo kontekst procesov.

Obvladovanje poslovnih procesov (BPM): izziv, ki je vedno prisoten

Povečana digitalizacija proizvodov in storitev sili organizacije vseh velikosti in industrij, da pretehtajo obstoječe poslovne modele in procese, ki jih izvajajo. Pri tem izzivi niso le tehnične narave. Poleg standardizacije in izboljševanja internih procesov danes postajajo vse pomembnejši tudi novi izzivi, na primer optimizacija poti strank, ki naj bi privedla do povečanja zadovoljstva strank. Neprestana transformacija poslovnega okolja in napredek tehnologij zahtevata, da obvladovanje procesov ostaja eden izmed najpomembnejših procesov v organizaciji.

Razvoj rudarjenja procesov ni tema, ki se je pojavila šele s prihodom digitalizacije. Že leta 2001 je bil kot ena izmed prvih komercialnih rešitev za rudarjenje procesov predstavljen ARIS Process Performance Manager (PPM).  V samem začetku je bilo rudarjenje procesov predvsem v domeni operativne tehnologije. Skupine oziroma oddelki odgovorni za obvladovanje procesov so bili takrat večinoma zadolženi za dokumentiranje in standardizacijo procesov medtem, ko je bila njihova povezava z IT  omejena predvsem na določanje procesno usmerjenih zahtev ter zagotavljanje referenčnih procesov kot dela načrta za vpeljevanje ERP in drugih IT sistemov.

Več

Avtomatično odkrivanje procesov z ARIS PPM

Procesno obveščanje

Za razliko od tradicionalnega poslovnega obveščanja (BI), ki se osredotoča na podatkovno usmerjene analize in nam pomaga ugotoviti KAJ se je zgodilo, se procesno obveščanje (PI) osredotoča na direktno povezavo med metriko/kazalniki in procesi od začetka do konca - npr. od naročila do plačila, od nabave do plačila, od ideje do proizvoda - in s tem pomaga ugotoviti ZAKAJ se je zgodilo.

Sodobni sistemi za obvladovanje poslovnih procesov (BPMS), ki obvladujejo, spremljajo in avtomatizirajo poslovne procese že imajo vgrajeno analitiko procesov katerih izvajanje podpirajo. Večina sistemov omogoča tako prikaze na ravni nadzornih plošč kot tudi podrobnejše prikaze na ravni posameznih instanc procesov. Največja omejitev takega procesnega obveščanja je v tem, da analitika ne obsega aktivnosti, ki se izvajajo izven BPM sistema in ta tako ne more pokriti celotnega procesa od začetka do konca, ki je podprt z različnimi IT sistemi.

ARIS Process Performance Manager (PPM) je patentirana programska oprema, ki omogoča organizacijam spremljati in analizirati učinkovitost in strukturo svojih poslovnih procesov od začetka do konca (t.j. preko vseh sistemov, ki jih podpirajo).

ARIS PPM prinaša ključno tehnologijo za ocenjevanje poslovnih procesov po hitrosti, stroških, kakovosti in količini ter posledično identifikacijo možnosti za izboljšanje. Omogoča celovit pregled učinkovitosti poslovnih procesov, ki je sestavljen iz dveh delov:

  • kvantitativnega, ki je osnovan na merjenju procesnih kazalnikov (od začetka do konca) in
  • kvalitativnega, ki je osnovan na vizualizaciji dejanske strukture procesov.

Odkrivanje in vizualizacija instanc procesa

(Avtomatično) odkrivanje procesov predstavlja kombiniranje s procesi povezanih podatkov/dogodkov, ki so zapisani v IT sistemih (npr. ERP, CRM, BPM sitemi) ter rekonstrukcijo in vizualizacijo vsake izvedene instance procesa (npr. naročilo št. 12345, 5. maja, ob 10:30). Rezultat je zaporedje aktivnosti/funkcij, ki je predstavljeno v grafu skupaj z vejitvami. Za prav vsako instanco procesa (npr. nabavni proces) se tako kreira popolna slika realnega poteka procesa, ki je lahko zapisana v EPC ali BPMN notaciji. Vsaka instanca procesa je opremljena z zahtevanimi ključnimi kazalniki in kot taka shranjena v repozitoriju instanc procesa, ki je del ARIS PPM.

Repozitorij instanc procesa predstavlja osnovo za prožno analitiko, ki nam da odgovore na vprašanja kot so:

  • "Kakšen je bil pretočni čas vseh procesov od-naročila-do-plačila v zadnjem mesecu za prodajne organizacije v osrednji Sloveniji?",
  • "Kako dobro je bilo sodelovanje med organizacijskima enotama Prodaja in Trženje v tretjem četrtletju 2016?" ali
  • "Kolikšen je bil prihodek procesov za dimenzijo Regija = Zahodna Evropa v letu 2017?"

Več