Rudarjenje procesov potrebuje tudi modele, ki opisujejo kontekst

Trenutno je rudarjenje procesov deležno velike pozornosti. Vzrok za to ni le vseprisotna digitalizacija ampak tudi tradicionalne teme kot so povečanje učinkovitosti in zmanjšanje stroškov. Vendar sta merjenje in rekonstrukcija načina izvedbe procesov samo prvi korak pri razumevanju in izboljševanju procesov. Pravi potencial rudarjenja procesov se pokaže šele v povezavi z modeli, ki opisujejo kontekst procesov.

Obvladovanje poslovnih procesov (BPM): izziv, ki je vedno prisoten

Povečana digitalizacija proizvodov in storitev sili organizacije vseh velikosti in industrij, da pretehtajo obstoječe poslovne modele in procese, ki jih izvajajo. Pri tem izzivi niso le tehnične narave. Poleg standardizacije in izboljševanja internih procesov danes postajajo vse pomembnejši tudi novi izzivi, na primer optimizacija poti strank, ki naj bi privedla do povečanja zadovoljstva strank. Neprestana transformacija poslovnega okolja in napredek tehnologij zahtevata, da obvladovanje procesov ostaja eden izmed najpomembnejših procesov v organizaciji.

Razvoj rudarjenja procesov ni tema, ki se je pojavila šele s prihodom digitalizacije. Že leta 2001 je bil kot ena izmed prvih komercialnih rešitev za rudarjenje procesov predstavljen ARIS Process Performance Manager (PPM).  V samem začetku je bilo rudarjenje procesov predvsem v domeni operativne tehnologije. Skupine oziroma oddelki odgovorni za obvladovanje procesov so bili takrat večinoma zadolženi za dokumentiranje in standardizacijo procesov medtem, ko je bila njihova povezava z IT  omejena predvsem na določanje procesno usmerjenih zahtev ter zagotavljanje referenčnih procesov kot dela načrta za vpeljevanje ERP in drugih IT sistemov.

Danes so odgovorni za obvladovanje procesov pred novimi izzivi. Zagotoviti morajo, da bo zahtevana procesna dokumentacija avtomatično posodobljena, pravočasno morajo prepoznati probleme dejansko vpeljanih IT rešitev ter priporočiti možne ukrepe tako na poslovnem kot tudi tehničnem nivoju.  Rešitev za to je rudarjenje procesov, ki predstavlja analiziranje velikih količin podatkov koncentriranih v procesno usmerjenem znanju. Žal so rezultati rudarjenja procesov t.j. avtomatično kreirani modeli procesov velikokrat zelo nepregledni in kompleksni. Da bi ti modeli postali bolj pregledni in razumljivi moramo uporabiti njihove variante, ki so zgrajene s pomočjo znanj o poslovanju in procesih.

Integrirano rudarjenje procesov: uporaba modelov, ki opisujejo kontekst

Rudarjenje procesov je postopek, ki temelji na avtomatičnem branju zapisov o procesnih dogodkih ter uporabi inteligentnih algoritmov, ki iz teh dogodkov sestavijo procesne strukture. Procesne strukture so dodatno opremljene z metriko, ki je ovrednotena s pomočjo analitičnih procedur ter nato konsolidirana v ključne kazalnike. Kazalniki so potem uporabljeni v sklopu upravljavskih nadzornih plošč za podporo operativnemu odločanju.

Brez poznavanja procesnih vsebin in dodatnih znanj o kontekstu težko pravilno ovrednotimo rezultate rudarjenja procesov. Na osnovi izkušenj s projektov se je izkazalo, da so za uspešno uporabo rezultatov rudarjenja procesov bistveni naslednji tipi dodatnih znanj:

  • hierarhija in dodana vrednost: modele procesov, ki smo jih rekonstruirali, je potrebno primerno uvrstiti v procesno strukturo organizacije kajti le tako lahko zagotovimo skladnost identificiranih procesnih struktur s strukturo kazalnikov  (velja tako za hierarhično strukturo kot verige dodane vrednosti) ter tehnično korektno analiziranje in primerjavo modelov procesov za potrebe preverjanja skladnosti izvajanja procesov z želenim standardom,
  • strategija: jasen prikaz povezav med poslovno strategijo in rudarjenjem procesov lahko dosežemo le, če skupaj z nadzornimi ploščami in pripadajočimi ključnimi kazalniki prikažemo tudi odvisnosti med odgovornimi organizacijskimi enotami, ključnimi kazalniki, iniciativami in ukrepi, ki jih je organizacija sprejela, da bi dosegla strateške cilje,
  • odločanje/poslovna pravila: variante procesov, ki smo jih odkrili z rudarjenjem procesov je potrebno analizirati na osnovi poslovnih pravil, ki veljajo v organizaciji. Tako lahko ocenimo ali je izvedba procesov v skladu s politikami, ki veljajo v organizaciji. Znanje, ki ga pridobimo zapišemo v obliki odločitvenih modelov (DMN™),
  • arhitektura organizacije: kljub nezadržnemu napredovanju digitalizacije moramo še vedno upoštevati organizacijsko in tehnološko stanje v organizaciji. Rezultati rudarjenja procesov namreč predstavljajo le tiste dele procesa, ki so podprti z ustreznimi IT rešitvami. Če želimo v celoti ovrednotiti učinkovitost procesov moramo rezultate rudarjenja integrirati z informacijami, ki jih ne moremo zajeti s pomočjo rudarjenja tj. procesne korake, ki so še vedno izvedeni ročno ali s pomočjo zastarelih sistemov ter ne-strukturirane informacije, ki so uporabljene med izvajanjem procesov, na primer klasični dokumenti,
  • tveganja: pri optimizaciji procesov moramo vedno upoštevati tudi specifične parametre kot so tveganja ter regulativne zahteve (npr. vodila za varovanje podatkov).

Za povezavo rezultatov rudarjenja procesov s procesnimi vsebinami ter njihovo predstavitev na integrirani platformi uporabimo orodja ARIS platforme za obvladovanje procesov. Na ta način kreiramo enoten pogled, ki nam med drugim omogoča:

  • primerjavo dejanskega načina izvedbe procesa s predpisanim,
  • predstavitev ključnih kazalnikov s katerimi merimo procese v sklopu procesne arhitekture,
  • interaktivno analizo delov procesov, ki so podprti z IT rešitvami,
  • pregledno dokumentacijo rešitve za rudarjenje procesov, ki omogoča njeno hitro prilagoditev novim zahtevam.

Kaj prinaša prihodnost?

Predvidevamo, da bo umetna inteligenca vse bolj vključena v rudarjenje procesov, kjer bo samodejna identifikacija značilnosti izvajanja procesov vodila k predlogom za izboljšave. Uporaba  inovativnih pristopov poglobljenega učenja bo usposobila modele za zanesljivo napovedovanje procesnih sekvenc in kazalnikov, kar bo omogočilo proaktivno nadziranje procesa. Pričakuje se tudi kombinacija rudarjenja procesov in robotske procesne avtomatizacije (RPA), kjer bo tehnologija RPA olajšala zajem podatkov iz IT sistemov, ki podpirajo izvajanje procesov.

ARIS 10 SR5

Izšel je ARIS 10 SR5, ki vključuje tudi ARIS Risk & Compliance Manager 10 SR5 in ARIS Process Performance Manager 10.2. Zmožnosti nove verzije orodij ARIS platforme so osredotočene predvsem na podporo kreiranju in obvladovanju t.i. digitalnega dvojčka (digital twin) organizacije, rudarjenju procesov in obvladovanju skladnosti z GDPR.

Izpostavljamo tudi:

  • globalno podporo pravilom modeliranja, ki so podprta z avtomatičnim preverjanjem sintakse in semantike modelov ter konsistence njihove vsebine,
  • povezovanje modeliranega in realnega sveta s pomočjo rudarjenja procesov (process mining) in novimi nadzornimi ploščami v sklopu ARIS Aware, ki podpirajo strategijo, internet stvari in SAP projekte,
  • vodilno podporo modeliranju z BPMN (OMG) in podprt Full Process Modeling Conformance class,
  • izboljšano izkušnjo uporabnikov portala ARIS Connect na osnovi izboljšane navigacije in pogledov na modele,
  • izboljšane funkcionalnosti administracije in podpore sodelovanju,
  • razširjena podpora zagotavljanju skladnosti z GDPR.

Avtomatično odkrivanje procesov z ARIS PPM

Procesno obveščanje

Za razliko od tradicionalnega poslovnega obveščanja (BI), ki se osredotoča na podatkovno usmerjene analize in nam pomaga ugotoviti KAJ se je zgodilo, se procesno obveščanje (PI) osredotoča na direktno povezavo med metriko/kazalniki in procesi od začetka do konca - npr. od naročila do plačila, od nabave do plačila, od ideje do proizvoda - in s tem pomaga ugotoviti ZAKAJ se je zgodilo.

Sodobni sistemi za obvladovanje poslovnih procesov (BPMS), ki obvladujejo, spremljajo in avtomatizirajo poslovne procese že imajo vgrajeno analitiko procesov katerih izvajanje podpirajo. Večina sistemov omogoča tako prikaze na ravni nadzornih plošč kot tudi podrobnejše prikaze na ravni posameznih instanc procesov. Največja omejitev takega procesnega obveščanja je v tem, da analitika ne obsega aktivnosti, ki se izvajajo izven BPM sistema in ta tako ne more pokriti celotnega procesa od začetka do konca, ki je podprt z različnimi IT sistemi.

ARIS Process Performance Manager (PPM) je patentirana programska oprema, ki omogoča organizacijam spremljati in analizirati učinkovitost in strukturo svojih poslovnih procesov od začetka do konca (t.j. preko vseh sistemov, ki jih podpirajo).

ARIS PPM prinaša ključno tehnologijo za ocenjevanje poslovnih procesov po hitrosti, stroških, kakovosti in količini ter posledično identifikacijo možnosti za izboljšanje. Omogoča celovit pregled učinkovitosti poslovnih procesov, ki je sestavljen iz dveh delov:

  • kvantitativnega, ki je osnovan na merjenju procesnih kazalnikov (od začetka do konca) in
  • kvalitativnega, ki je osnovan na vizualizaciji dejanske strukture procesov.

Odkrivanje in vizualizacija instanc procesa

(Avtomatično) odkrivanje procesov predstavlja kombiniranje s procesi povezanih podatkov/dogodkov, ki so zapisani v IT sistemih (npr. ERP, CRM, BPM sitemi) ter rekonstrukcijo in vizualizacijo vsake izvedene instance procesa (npr. naročilo št. 12345, 5. maja, ob 10:30). Rezultat je zaporedje aktivnosti/funkcij, ki je predstavljeno v grafu skupaj z vejitvami. Za prav vsako instanco procesa (npr. nabavni proces) se tako kreira popolna slika realnega poteka procesa, ki je lahko zapisana v EPC ali BPMN notaciji. Vsaka instanca procesa je opremljena z zahtevanimi ključnimi kazalniki in kot taka shranjena v repozitoriju instanc procesa, ki je del ARIS PPM.

Repozitorij instanc procesa predstavlja osnovo za prožno analitiko, ki nam da odgovore na vprašanja kot so:

  • "Kakšen je bil pretočni čas vseh procesov od-naročila-do-plačila v zadnjem mesecu za prodajne organizacije v osrednji Sloveniji?",
  • "Kako dobro je bilo sodelovanje med organizacijskima enotama Prodaja in Trženje v tretjem četrtletju 2016?" ali
  • "Kolikšen je bil prihodek procesov za dimenzijo Regija = Zahodna Evropa v letu 2017?"

Več

Inteligentni poslovni procesi

Vsi, od vodilnih analitičnih podjetij do proizvajalcev programske opreme ter internih operativnih skupin, smo dnevno zasuti s sporočili, da morajo naši poslovni procesi in aplikacije, ki jih podpirajo, postati pametnejši, da bi lahko dosegli konkurenčno prednost in večje zadovoljstvo strank. Toda kaj sploh pomeni imeti pametne poslovne procese? Kako lahko to pomaga našemu poslovanju? In tisto najpomembnejše kako narediti proces bolj inteligenten?

Kaj je inteligenten poslovni proces?

Izraz poslovno obveščanje (Business Intelligence) se tradicionalno uporablja za opis analitike in poročanja, ki temelji na dogodkih zabeleženih v poslovnih procesih in aplikacijah, ki jih podpirajo. Predstavlja pogled v preteklost, ki je namenjen analitikom oziroma vodstvu, ter je bil narejen s pomočjo različnih analitičnih orodij za različne procese in sisteme. To ponavadi pomeni, da ga sestavlja veliko število poročil, ki jih je potrebno (ročno) urediti in interpretirati preden postanejo uporabni za podporo odločanju in izbiri primernih ukrepov. Slaba stran poslovnega obveščanja je, da ne predstavlja vpogleda v trenutno dogajanje ampak le poročanje o preteklih dogodkih, kar pomeni, da je reakcijski čas za reševanje problemov precej velik.

Osnovno platformo za inteligentne procese predstavljajo sistemi za obvladovanje poslovnih procesov (BPMS). Ti upravljajo, spremljajo in avtomatizirajo poslovne procese ter imajo že vgrajeno analitiko procesov, ki jih podpirajo. Ta analitika je večinoma osnovana na povsem pasivnih zmožnostih poročanja čeprav moderni BPM sistemi že omogočajo tudi prikaz in analitiko na ravni več podrobnosti od nadzornih plošč pa vse do posameznih instanc procesa.

Največja pomanjkljivost procesnega obveščanja osnovanega na enem samem BPM sistemu je, da je analitika omejena le na aktivnosti, ki jih podpira izbrani BPM sistem in ne omogoča vpogleda v to kaj se dogaja v delih procesa (od začetka do konca), ki so podprti z drugimi sistemi.

ARIS PPM: Avtomatično odkrivanje in merjenje procesov od začetka do konca

1. Preglednost: Razumevanje verige dodane vrednosti od začetka do konca

Preglednost celotnega poslovnega procesa (od začetka do konca, npr. od-naročila-do-plačila) je ključna za izboljšanje procesnega obveščanja. V svoji najenostavnejši obliki procesna analitika vsebuje tri komponente:

Več