Digitalna transformacija – načrtovanje in izboljševanje procesov II. – Zajemanje zahtev

Ko so zahteve za modeliranje procesov na osnovi 5V določene, lahko določimo pravila in konvencije projekta, ki predpisujejo katere informacije potrebujemo in na kakšen način jih zajeti.

Zajemanje zahtev in informacij za načrtovanje procesov

Načrtovanje procesa pomeni: določiti zaporedje aktivnosti, ki jih je potrebno izvesti, da se doseže poslovni cilj,  identifikacijo virov, ki nam omogočajo izvesti te aktivnosti in identifikacijo okolja v katerem se aktivnosti izvajajo.

Poznamo dva glavna pristopa za zajemanje zahtev in informacij o procesih:

  • s pomočjo obrazcev,
  • direktno modeliranje.

Več

Digitalna transformacija – načrtovanje in izboljševanje procesov I. – Določanje ciljev

Določanje ciljev

Mnogo organizacij se odloči za risanje in modeliranje procesov, ker imajo občutek, da so procesi pomembni in da jim zaradi tega to verjetno ne bo škodilo. Seveda so procesi pomembni. Še več:

“Procesi niso le še nekaj kar počne organizacija, procesi so poslovanje organizacije”

In prav zaradi pomembnosti procesov je zelo pomembno, da načrtovanje in obvladovanje procesov izvedejo ljudje s pravimi znanji. Kot pri vsakem resnem pristopu je tudi tu prva stvar, ki jo moramo določiti, namen procesov in kdo jih bo uporabljal. Prav tako je v fazi kreiranja modelov za te procese pomembno vedeti komu so namenjeni ti modeli in kdo jih bo uporabljal. Zato je izrednega pomena, da pred začetkom kateregakoli načrtovanja procesov določimo:

  • cilje procesov in
  • cilje modeliranja procesov.

Šele ko so ti cilji določeni, se lahko lotimo načrtovanja projekta načrtovanja procesov.

Cilji poslovnih procesov

Učinkoviti procesi so eden izmed najpomembnejših načinov uresničevanja strategije in doseganja zadanih ciljev. Vendar so poslovni cilji vse prevečkrat določeni brez razmisleka o tem kako naj bi bili realizirani s pomočjo poslovnih procesov. Po drugi strani pa se procesi načrtujejo in izboljšujejo na osnovi podrobnih funkcionalnih zahtev a brez ideje kako bodo ti procesi uresničili poslovne cilje ali učinkovali na izkušnjo stranke. Posledice takih pristopov so, da zadani cilji niso doseženi in da “izboljšave” procesov nimajo učinka.

Več

ARIS 9.8 SR6

Izšel je ARIS 9.8 SR6.

Nova verzija prinaša napredne funkcionalnosti iskanja. Izboljšano je predvsem kreiranje in shranjevanje filtrov, tako da zdaj uporabniki lahko veliko hitreje dostopajo do želenih informacij.

Izboljšane so bile nastavitve dostopov pri sodelovanju, ki zdaj omogočajo  učinkovitejše in bolj ‘osredotočeno’ sodelovanje med deležniki.

Izboljšano je modeliranje s pomočjo tabele, ki zdaj omogoča hitrejše in enostavnejše modeliranje s pomočjo tipkovnice.

Izboljšana je integracija med ARIS GRC (obvladovanje tveganj in skladnosti z zakonodajo) in ARIS BPA (analiziranje in obvladovanje poslovnih procesov).

Dodatne novosti :

  • ARIS Connect zdaj podpira tudi matrične modele in kanvas poslovnih modelov,
  • strukturirana distribucija licenc za različne poslovne enote v sklopu centralne administracije uporabnikov (UMC),
  • dodatna razširitev metodologije, ki podpira upravljanje celotne izkušnje stranke,
  • natančnejše določanje pravic odgovornih oseb v ARIS Risk & Compliance Managerju,
  • enostavnejše kreiranje varnostnih kopij in enostavnejša reorganizacija baz.

Podrobnejši opis izboljšav najdete v naslednjem dokumentu.

Novo verzijo lahko prenesete s strani aris.softwareag.com

Enoten sistem upravljanja organizacije II.

Dostopnost in standardizacija sta ključna elementa

Kakovost mora biti zapisana v genetsko kodo vseh poslovnih operacij. Polne omare priročnikov za kakovost in delovnih navodil nam lahko zagotovijo vrsto certifikatov vendar se v današnjem digitalnem svetu pokaže, da imajo pristopi iz prejšnjega stoletja kritične pomankljivosti:

  • zaposleni težko najdejo in razumejo informacije,
  • osveževanje informacij je počasno in hitro lahko pride do nekonsistentnosti ter napak,
  • zaposleni neradi brskajo po priročnikih, kar zmanjšuje zavedanje o pomembnosti kakovosti,
  • ni mehanizmov za zajem povratnih informacij

Enoten sistem upravljanja poenostavi iskanje in razumevanje informacij ter postavi sprejemljivost in enostavno uporabo kot osnovo na kateri se gradita razumevanje in izboljševanje učinkovitosti standardov, vodil in operacij. Enoten sistem upravljanja ne določa le principov, politik, procesov in zahtev za varne in učinkovite poslovne operacije ampak podpira tudi vsakodnevne aktivnosti, ki zagotavljajo skladnost delovanja organizacije z veljavnimi navodili in predpisi. Cilj delovanja takega sistema je, da zaposlenim omogočimo dostop do vseh informacij, ki jih potrebujejo za svoje delo, na enem mestu in v realnem času ter po drugi strani, da si zagotovimo zbiranje znanj in povratnih informacij.

Enoten sistem upravljanja organizacije na osnovi enotnega centralnega repozitorija.

Procesno usmerjeno sodelovanje, ki ga podpirajo orodja ARIS platforme (ARIS Connect), je osnova za tak sistem. Preko spletnega portala zaposleni dostopajo in delijo vse informacije, ki so jim na voljo glede na vlogo, ki jo imajo v organizaciji. Da bi nagovorili tudi zaposlene, ki niso strokovnjaki za procese oziroma modele, so informacije na voljo v različnih oblikah npr. kot delovna navodila, procesni listi ali matrike dodatno pa lahko v portal vključimo tudi nadzorne plošče in multimedijske vsebine.

Več

Enoten sistem upravljanja organizacije

Tempo sprememb v digitalnem svetu postaja vse hitrejši. Z digitalno transformacijo in neprestanimi zahtevami za diferenciacijo, inovacije in usmerjenost k strankam se poslovni modeli, poslovni procesi in delovne procedure, ki so bile dolga leta stabilne, nenehno spreminjajo. V času nenehnih sprememb si nihče ne more privoščiti, da bi zmanjšal kakovost, prevzel več tveganj ali postal manj učinkovit. Digitalizacija bi morala postati priložnost za povečanje kakovosti, boljše obvladovanje tveganj, večjo prilagodljiivost, prožnost ter učinkovitost. Največje tveganje, ki danes grozi organizacijam je zapostavljanje inovativnega poslovnega modela in digitalne transformacije.

Evolucija sistemov upravljanja

Da bi standardizirale in delile informacije o procesih in delovnih procedurah so mnoge organizacije vzpostavile t.i. sisteme upravljanja,  Glavni cilj je bil zagotoviti ponovljivo poslovanje z določeno kakovostjo, konsistentno učinkovitostjo in čimmanjšim tveganjem. Skozi čas so se v različnih  industrijah glede na njihove potrebe razvili različni sistemi upravljanja:

Več

Najboljše prakse vpeljevanja obvladovanja tveganj v organizacijo

Prime za obvladovanje tveganj in skladnosti z zakonodajo

Prime (PRocess Improvement MEthotodolgy) je vodilna metodologija za procesno usmerjeno vpeljavo rešitev.  Metodologija je zgrajena na osnovi izkušenj s projektov po vsem svetu in omogoča hitro vzpostavitev projekta vpeljave, dolgoročno uspešnost rešitve in učinkovite rezultate.

Vsebuje:

  • delovne procedure, ki nas vodijo skozi vse korake projekta,
  • predpripravljene vprašalnike, referenčne procese in predloge,
  • orodja, ki vsebujejo zahtevane standarde, vodila in primere rešitev.

Dolžina projekta vpeljave rešitve za obvladovanje tveganj in skladnosti z zakonodajo je odvisna od več faktorjev. Vpeljava rešitve z omejenim obsegom se lahko izvede že v sedmih tednih medtem, ko vpeljava rešitve, ki zajema popoln obseg zahtev za obvladovanje tveganj v organizaciji, lahko traja tudi več let. Faktorja, ki zelo vplivata na trajanje vpeljave, sta trenutna in ciljna zrelost obvladovanja tveganj v organizaciji.

Prime za obvladovanje tveganj in skladnosti z zakonodajo: Pregledni model

Prime za obvladovanje tveganj in skladnosti z zakonodajo: Pregledni model

Glavne faze projekta vpeljave in upravljanja rešitve za obvladovanje tveganj

Več

Podpora učinkovitemu obvladovanju tveganj (IV)

Spremljanje: Cilj spremljanja je neprestano zagotavljanje kakovosti sistema in izboljševanje okvirja v katerem sistem deluje. Spremljati in ocenjevati moramo nastavitve, obstoj in delovanje okvirja tveganj in kontrol. Rezultat ocenjevanja nastavitev nam pove v kolikšni meri okvir ustreza svojemu namenu in odgovori na naslednja vprašanja:

  • So vsa tveganja identificirana?
  • So vsa tveganja bila ocenjena?
  • Smo določili vse potrebne kontrolne aktivnosti?
  • Ali vse kontrolne aktivnosti ustrezno zmanjšujejo tveganja?
  • Ali so stroški kontrol manjši kot potencialne izgube?

Okolje v katerem delujejo organizacije se nenehno spreminja zato je pomembno, da preverjamo tudi v kolikšni meri sistem ustreza trenutnemu okolju. ARIS Risk&Compliance Manager nudi podporo tako neprestanemu spremljanju kontrol kot tudi polavtomatskemu spremljanju podprtemu z delovnimi tokovi.

Več

Podpora učinkovitemu obvladovanju tveganj (III)

Odgovor na tveganja: Glede na oceno tveganja se lahko odločimo med različnimi scenariji reševanja. Tveganjem se lahko izognemo, lahko jih sprejmemo, zmanjšamo ali delimo. Praviloma je za primeren odgovor na tveganje zadolžen lastnik procesa, ki mu pomaga oseba odgovorna za tveganje.

Tipi odgovorov na tveganja

Primeri štirih možnih odgovorov na tveganja:

Več