Digitalna transformacija – načrtovanje in izboljševanje procesov VI. – Arhitektura

Arhitektura procesov

Arhitektura procesov opisuje strukturo poslovnih procesov in je sestavljena iz:

  • horizontalne strukture —povezave med procesi,
  • vertikalne strukture — dekompozicija procesov,
  • definicij modelov —tipov modelov, ki so na vsakem hierarhičnem nivoju zahtevani za opis poslovnih informacij (npr. procesi, podatki, IT, kazalniki, tveganja, organizacijske enote, itd.),
  • definicij vsebine — tip in nivo podrobnosti zahtevan za vsak hierarhični nivo,
  • vmesnikov — povezovalne točke med procesi,
  • povezav — povezave med procesi, poslovnimi viri in poslovnim okoljem.

Kompleksne procesne strukture

Vertikalna oziroma hierarhična struktura arhitekture je določena kot število nivojev in je lažje razumljiva saj je z njo določena količina informacij, ki je vidna na posameznem nivoju. Najvišji nivoji so ponavadi sestavljeni iz verig dodane vrednosti, ki prikazujejo ključna procesna področja oziroma end-2-end procese. Nižji nivoji vsebujejo podrobnejše opise operativnih (pod)procesov. Prednost t.i. top-down pristopa je v tem, da ni nujno, da so vsi procesi razdelani in opisani na vseh nivojih, ki jih določa arhitektura, ampak so razdelani le do nivoja na katerem deležnikom posredujejo dovolj informacij za dosego njihovih ciljev.

Več

Digitalna transformacija – načrtovanje in izboljševanje procesov V. – Uporaba standardov je ključnega pomena

Preden začnemo modelirati

Uporaba standardov je ključnega pomena

Ko enkrat vemo kaj bomo modelirali, kakšen nivo podrobnosti potrebujemo in za kaj bo model uporabljen, lahko določimo pravila modeliranja, ki so potrebna da:

  • zagotovimo, da bodo različne skupine lahko kreirale in povezale modele,
  • zagotovimo, da bodo lahko vsi deležniki enostavno in hitro razumeli modele,
  • poenostavimo uporabo orodij za modeliranje,
  • zmanjšamo stroške šolanja in poenostavimo vključitev novih in/ali zunanjih sodelavcev,
  • zagotovimo, bodo modeli enostavno prenosljivi v orodja za vpeljavo in avtomatizacijo.

Veliko ljudi uporablja risarska orodja za dokumentiranje svojih procesov in dostikrat pri tem uporabijo predloge in simbole, ki so si jih kreirali sami. Slabost takega pristopa je v tem, da so modeli dostikrat nerazumljivi za vse ostale deležnike in kot taki težko predstavljajo dodano vrednost organizaciji. Orodja ARIS platforme so osnovana na ARIS metodologiji in najboljših praksah zato so standardi, ki jih podpirajo orodja razumljivi in podpirajo vse nivoje v organizaciji od strategije do procesov in podpore vpeljevanju IT tehnologij. S tem je zagotovljena konsistentnost zapisanega znanja o organizaciji,  njegovo splošno razumevanje in uporabnost.

Notacije procesov

Več

Digitalna transformacija – načrtovanje in izboljševanje procesov IV. – Lastnosti dobrega procesa

Kaj naredi proces dober?

Lastnosti dobrega procesa

Proces lahko definiramo kot: »opis aktivnosti in zaporedje izvajanja teh aktivnosti, da dosežemo zadani cilj«

Za proces je pomembno, da ima rezultat (npr. proizvod ali storitev) za nekoga (ali neko organizacijo), ki se nahaja izven procesa ter da ima rezultat procesa dodano vrednost za to osebo ali organizacijo. Proces mora imeti poslovno vrednost, kar ponavadi pomeni, da nekdo (odjemalec) plača za storitev ali proizvod, ki je rezultat procesa. Cilj procesa tudi mora biti usklajen z vrednotami in strategijo organizacije. Torej, dober proces mora:

  • doprinesti dodano vrednost nekomu izven procesa,
  • kreirati dodano vrednost organizaciji, ki upravlja s procesom,
  • biti usklajen z vrednotami in strategijo organizacije.

Poleg zgoraj naštetih stvari mora imeti dober proces še nekaj ključnih lastnosti:

Več

Digitalna transformacija – načrtovanje in izboljševanje procesov III. – Ponovna uporaba sredstev

Ponovna uporaba procesov

Procesi so pomembno poslovno sredstvo in kot vsako drugo poslovno sredstvo jih je potrebno karseda dobro izkoristiti. Zato je že pri njihovem načrtovanju potrebno razmišljati o tem na kakšen način jih večkrat oziroma ponovno uporabiti. Seveda si večkratne uporabe ne predstavljamo le kot preprosto kopiranje delov procesa iz enega modela v drugega oziroma vpeljevanja že obstoječih delov delujočih procesov. V praksi namreč ponovna uporaba procesov ni tako samoumevna kakor se zdi na prvi pogled. Poznamo tri načine ponovne uporabe:

  • strukturno uporabo
  • pri načrtovanju
  • pri vpeljevanju

Kot strukturno uporabo razumemo uporabo ključnih konceptov in najboljših praks, kar pomeni, da nam pri načrtovanju novih procesov ni potrebno začeti iz nič. Pri tem obstoječe referenčne procese redko uporabimo v celoti ampak jih prilagodimo in razširimo glede na poslovne potrebe organizacije. Pomemben element strukturne uporabe je spoštovanje standardnih okvirjev, ki nam služijo kot skupni jezik za sporazumevanje, nabavljanje in sodelovanje med organizacijami. Tipični primeri standardnih okvirjev so:

Več

Digitalna transformacija – načrtovanje in izboljševanje procesov II. – Zajemanje zahtev

Ko so zahteve za modeliranje procesov na osnovi 5V določene, lahko določimo pravila in konvencije projekta, ki predpisujejo katere informacije potrebujemo in na kakšen način jih zajeti.

Zajemanje zahtev in informacij za načrtovanje procesov

Načrtovanje procesa pomeni: določiti zaporedje aktivnosti, ki jih je potrebno izvesti, da se doseže poslovni cilj,  identifikacijo virov, ki nam omogočajo izvesti te aktivnosti in identifikacijo okolja v katerem se aktivnosti izvajajo.

Poznamo dva glavna pristopa za zajemanje zahtev in informacij o procesih:

  • s pomočjo obrazcev,
  • direktno modeliranje.

Več

Digitalna transformacija – načrtovanje in izboljševanje procesov I. – Določanje ciljev

Določanje ciljev

Mnogo organizacij se odloči za risanje in modeliranje procesov, ker imajo občutek, da so procesi pomembni in da jim zaradi tega to verjetno ne bo škodilo. Seveda so procesi pomembni. Še več:

“Procesi niso le še nekaj kar počne organizacija, procesi so poslovanje organizacije”

In prav zaradi pomembnosti procesov je zelo pomembno, da načrtovanje in obvladovanje procesov izvedejo ljudje s pravimi znanji. Kot pri vsakem resnem pristopu je tudi tu prva stvar, ki jo moramo določiti, namen procesov in kdo jih bo uporabljal. Prav tako je v fazi kreiranja modelov za te procese pomembno vedeti komu so namenjeni ti modeli in kdo jih bo uporabljal. Zato je izrednega pomena, da pred začetkom kateregakoli načrtovanja procesov določimo:

  • cilje procesov in
  • cilje modeliranja procesov.

Šele ko so ti cilji določeni, se lahko lotimo načrtovanja projekta načrtovanja procesov.

Cilji poslovnih procesov

Učinkoviti procesi so eden izmed najpomembnejših načinov uresničevanja strategije in doseganja zadanih ciljev. Vendar so poslovni cilji vse prevečkrat določeni brez razmisleka o tem kako naj bi bili realizirani s pomočjo poslovnih procesov. Po drugi strani pa se procesi načrtujejo in izboljšujejo na osnovi podrobnih funkcionalnih zahtev a brez ideje kako bodo ti procesi uresničili poslovne cilje ali učinkovali na izkušnjo stranke. Posledice takih pristopov so, da zadani cilji niso doseženi in da “izboljšave” procesov nimajo učinka.

Več

ARIS 9.8 SR6

Izšel je ARIS 9.8 SR6.

Nova verzija prinaša napredne funkcionalnosti iskanja. Izboljšano je predvsem kreiranje in shranjevanje filtrov, tako da zdaj uporabniki lahko veliko hitreje dostopajo do želenih informacij.

Izboljšane so bile nastavitve dostopov pri sodelovanju, ki zdaj omogočajo  učinkovitejše in bolj ‘osredotočeno’ sodelovanje med deležniki.

Izboljšano je modeliranje s pomočjo tabele, ki zdaj omogoča hitrejše in enostavnejše modeliranje s pomočjo tipkovnice.

Izboljšana je integracija med ARIS GRC (obvladovanje tveganj in skladnosti z zakonodajo) in ARIS BPA (analiziranje in obvladovanje poslovnih procesov).

Dodatne novosti :

  • ARIS Connect zdaj podpira tudi matrične modele in kanvas poslovnih modelov,
  • strukturirana distribucija licenc za različne poslovne enote v sklopu centralne administracije uporabnikov (UMC),
  • dodatna razširitev metodologije, ki podpira upravljanje celotne izkušnje stranke,
  • natančnejše določanje pravic odgovornih oseb v ARIS Risk & Compliance Managerju,
  • enostavnejše kreiranje varnostnih kopij in enostavnejša reorganizacija baz.

Podrobnejši opis izboljšav najdete v naslednjem dokumentu.

Novo verzijo lahko prenesete s strani aris.softwareag.com

Enoten sistem upravljanja organizacije II.

Dostopnost in standardizacija sta ključna elementa

Kakovost mora biti zapisana v genetsko kodo vseh poslovnih operacij. Polne omare priročnikov za kakovost in delovnih navodil nam lahko zagotovijo vrsto certifikatov vendar se v današnjem digitalnem svetu pokaže, da imajo pristopi iz prejšnjega stoletja kritične pomankljivosti:

  • zaposleni težko najdejo in razumejo informacije,
  • osveževanje informacij je počasno in hitro lahko pride do nekonsistentnosti ter napak,
  • zaposleni neradi brskajo po priročnikih, kar zmanjšuje zavedanje o pomembnosti kakovosti,
  • ni mehanizmov za zajem povratnih informacij

Enoten sistem upravljanja poenostavi iskanje in razumevanje informacij ter postavi sprejemljivost in enostavno uporabo kot osnovo na kateri se gradita razumevanje in izboljševanje učinkovitosti standardov, vodil in operacij. Enoten sistem upravljanja ne določa le principov, politik, procesov in zahtev za varne in učinkovite poslovne operacije ampak podpira tudi vsakodnevne aktivnosti, ki zagotavljajo skladnost delovanja organizacije z veljavnimi navodili in predpisi. Cilj delovanja takega sistema je, da zaposlenim omogočimo dostop do vseh informacij, ki jih potrebujejo za svoje delo, na enem mestu in v realnem času ter po drugi strani, da si zagotovimo zbiranje znanj in povratnih informacij.

Enoten sistem upravljanja organizacije na osnovi enotnega centralnega repozitorija.

Procesno usmerjeno sodelovanje, ki ga podpirajo orodja ARIS platforme (ARIS Connect), je osnova za tak sistem. Preko spletnega portala zaposleni dostopajo in delijo vse informacije, ki so jim na voljo glede na vlogo, ki jo imajo v organizaciji. Da bi nagovorili tudi zaposlene, ki niso strokovnjaki za procese oziroma modele, so informacije na voljo v različnih oblikah npr. kot delovna navodila, procesni listi ali matrike dodatno pa lahko v portal vključimo tudi nadzorne plošče in multimedijske vsebine.

Več