Digitalna transformacija – načrtovanje in izboljševanje procesov IX. – Upravljanje procesov

Sodelovanje

Izboljševanje procesov je proces, ki zahteva sodelovanje večjega števila ljudi, ki delujejo na različnih področjih v organizaciji. Zahteva skupinsko delo, ki združuje znanja in talente tako poslovnega kot IT nivoja organizacije. Poleg tega mora biti proces dovolj prilagodljiv, da se pravočasno in učinkovito odziva na zahteve strank in poslovanja.

Orodja ARIS predstavljajo idealno platformo za izboljševanje procesov saj vsem deležnikom omogočajo primerna orodja za  podporo procesu  ter jih hkrati s procesno usmerjenim okoljem za sodelovanje povezuje med sabo.

Upravljanje procesov

Pomemben del projekta načrtovanja oziroma izboljševanja procesov je proces upravljanja procesov s katerim zagotovimo, da so zahteve za procese in spremembe zbrane, imajo določeno prioriteto ter so potrjene  in vpeljane na kontroliran način.

Upravljanje poteka na treh nivojih:

Upravljanje BPM, ki vključuje:

  • usklajevanje s strategijo,
  • lastništvo procesov,
  • izboljševanje poslovanja,
  • obvladovanje učinkovitosti.

Upravljanje procesov, ki vključuje:

  • cilje procesov,
  • upravljanje sprememb,
  • izboljševanje procesov,
  • obvladovanje pregleda in vpeljave procesov,
  • objavljanje procesov.

Več

Digitalna transformacija – načrtovanje in izboljševanje procesov VIII. – Izboljševanje procesov

Izboljševanje procesov

Možnosti, ki jih ima organizacija  za izboljšanje procesov lahko razdelimo po različnih pogledih:

  • organizacijskem,
  • funkcijskem/ IT,
  • podatkovnem,
  • proizvodno/storitvenem in
  • procesnem.

Tudi v primeru, ko ima organizacija že vpeljan visoko kakovosten proces to ne pomeni, da se svet okoli procesa in organizacije ne spreminja ter da se kakovost procesa čez čas ne bo začela zmanjševati.

Procese moramo neprestano obvladovati in izboljševati da:

Več

Digitalna transformacija – načrtovanje in izboljševanje procesov VII. – Proces načrtovanja procesov

Metoda načrtovanja procesov

Pred začetkom načrtovanja procesov je potrebno sprejeti odločitev kako se  lotiti projekta. Tako kot pri vsaki aktivnosti načrtovanja s katero želimo doseči kakovosten in kompleten rezultat se moramo tudi v tem primeru projekta lotiti s preglednim in konsistentnim pristopom. Načrtovanje procesov je skupinsko delo, ki od vsakega udeleženca zahteva vsaj poznavanje pristopa, če ne že podrobnosti metodologije. Osamljen modeler, ki dela na nestrukturiran način, bo težko kreiral dobre procese.

Software AG je na osnovi dolgoletnih izkušenj na projektih razvil metodologijo Prime, ki med drugim vsebuje tudi pristope za transformacijo procesov. Prime (Platform Rapid Innovation Methodology) je procesno usmerjena metodologija osnovana na dolgoletnih izkušnjah s projektov, specialističnih znanj iz različnih industrij ter najboljših praks upravljanja poslovnih procesov. Prime je sestavljen iz procedur, vodil, predlog, orodij in referenčnih struktur, ki pomagajo vzpostaviti in vpeljati izbrano poslovno rešitev ter obvladovati celoten življenski cikel projekta.

Prime za BPA – izsek proceduralnega modela

Določanje vlog

Več

Digitalna transformacija – načrtovanje in izboljševanje procesov VI. – Arhitektura

Arhitektura procesov

Arhitektura procesov opisuje strukturo poslovnih procesov in je sestavljena iz:

  • horizontalne strukture —povezave med procesi,
  • vertikalne strukture — dekompozicija procesov,
  • definicij modelov —tipov modelov, ki so na vsakem hierarhičnem nivoju zahtevani za opis poslovnih informacij (npr. procesi, podatki, IT, kazalniki, tveganja, organizacijske enote, itd.),
  • definicij vsebine — tip in nivo podrobnosti zahtevan za vsak hierarhični nivo,
  • vmesnikov — povezovalne točke med procesi,
  • povezav — povezave med procesi, poslovnimi viri in poslovnim okoljem.

Kompleksne procesne strukture

Vertikalna oziroma hierarhična struktura arhitekture je določena kot število nivojev in je lažje razumljiva saj je z njo določena količina informacij, ki je vidna na posameznem nivoju. Najvišji nivoji so ponavadi sestavljeni iz verig dodane vrednosti, ki prikazujejo ključna procesna področja oziroma end-2-end procese. Nižji nivoji vsebujejo podrobnejše opise operativnih (pod)procesov. Prednost t.i. top-down pristopa je v tem, da ni nujno, da so vsi procesi razdelani in opisani na vseh nivojih, ki jih določa arhitektura, ampak so razdelani le do nivoja na katerem deležnikom posredujejo dovolj informacij za dosego njihovih ciljev.

Več

Digitalna transformacija – načrtovanje in izboljševanje procesov V. – Uporaba standardov je ključnega pomena

Preden začnemo modelirati

Uporaba standardov je ključnega pomena

Ko enkrat vemo kaj bomo modelirali, kakšen nivo podrobnosti potrebujemo in za kaj bo model uporabljen, lahko določimo pravila modeliranja, ki so potrebna da:

  • zagotovimo, da bodo različne skupine lahko kreirale in povezale modele,
  • zagotovimo, da bodo lahko vsi deležniki enostavno in hitro razumeli modele,
  • poenostavimo uporabo orodij za modeliranje,
  • zmanjšamo stroške šolanja in poenostavimo vključitev novih in/ali zunanjih sodelavcev,
  • zagotovimo, bodo modeli enostavno prenosljivi v orodja za vpeljavo in avtomatizacijo.

Veliko ljudi uporablja risarska orodja za dokumentiranje svojih procesov in dostikrat pri tem uporabijo predloge in simbole, ki so si jih kreirali sami. Slabost takega pristopa je v tem, da so modeli dostikrat nerazumljivi za vse ostale deležnike in kot taki težko predstavljajo dodano vrednost organizaciji. Orodja ARIS platforme so osnovana na ARIS metodologiji in najboljših praksah zato so standardi, ki jih podpirajo orodja razumljivi in podpirajo vse nivoje v organizaciji od strategije do procesov in podpore vpeljevanju IT tehnologij. S tem je zagotovljena konsistentnost zapisanega znanja o organizaciji,  njegovo splošno razumevanje in uporabnost.

Notacije procesov

Več

Digitalna transformacija – načrtovanje in izboljševanje procesov IV. – Lastnosti dobrega procesa

Kaj naredi proces dober?

Lastnosti dobrega procesa

Proces lahko definiramo kot: »opis aktivnosti in zaporedje izvajanja teh aktivnosti, da dosežemo zadani cilj«

Za proces je pomembno, da ima rezultat (npr. proizvod ali storitev) za nekoga (ali neko organizacijo), ki se nahaja izven procesa ter da ima rezultat procesa dodano vrednost za to osebo ali organizacijo. Proces mora imeti poslovno vrednost, kar ponavadi pomeni, da nekdo (odjemalec) plača za storitev ali proizvod, ki je rezultat procesa. Cilj procesa tudi mora biti usklajen z vrednotami in strategijo organizacije. Torej, dober proces mora:

  • doprinesti dodano vrednost nekomu izven procesa,
  • kreirati dodano vrednost organizaciji, ki upravlja s procesom,
  • biti usklajen z vrednotami in strategijo organizacije.

Poleg zgoraj naštetih stvari mora imeti dober proces še nekaj ključnih lastnosti:

Več

Digitalna transformacija – načrtovanje in izboljševanje procesov III. – Ponovna uporaba sredstev

Ponovna uporaba procesov

Procesi so pomembno poslovno sredstvo in kot vsako drugo poslovno sredstvo jih je potrebno karseda dobro izkoristiti. Zato je že pri njihovem načrtovanju potrebno razmišljati o tem na kakšen način jih večkrat oziroma ponovno uporabiti. Seveda si večkratne uporabe ne predstavljamo le kot preprosto kopiranje delov procesa iz enega modela v drugega oziroma vpeljevanja že obstoječih delov delujočih procesov. V praksi namreč ponovna uporaba procesov ni tako samoumevna kakor se zdi na prvi pogled. Poznamo tri načine ponovne uporabe:

  • strukturno uporabo
  • pri načrtovanju
  • pri vpeljevanju

Kot strukturno uporabo razumemo uporabo ključnih konceptov in najboljših praks, kar pomeni, da nam pri načrtovanju novih procesov ni potrebno začeti iz nič. Pri tem obstoječe referenčne procese redko uporabimo v celoti ampak jih prilagodimo in razširimo glede na poslovne potrebe organizacije. Pomemben element strukturne uporabe je spoštovanje standardnih okvirjev, ki nam služijo kot skupni jezik za sporazumevanje, nabavljanje in sodelovanje med organizacijami. Tipični primeri standardnih okvirjev so:

Več

Digitalna transformacija – načrtovanje in izboljševanje procesov II. – Zajemanje zahtev

Ko so zahteve za modeliranje procesov na osnovi 5V določene, lahko določimo pravila in konvencije projekta, ki predpisujejo katere informacije potrebujemo in na kakšen način jih zajeti.

Zajemanje zahtev in informacij za načrtovanje procesov

Načrtovanje procesa pomeni: določiti zaporedje aktivnosti, ki jih je potrebno izvesti, da se doseže poslovni cilj,  identifikacijo virov, ki nam omogočajo izvesti te aktivnosti in identifikacijo okolja v katerem se aktivnosti izvajajo.

Poznamo dva glavna pristopa za zajemanje zahtev in informacij o procesih:

  • s pomočjo obrazcev,
  • direktno modeliranje.

Več

Digitalna transformacija – načrtovanje in izboljševanje procesov I. – Določanje ciljev

Določanje ciljev

Mnogo organizacij se odloči za risanje in modeliranje procesov, ker imajo občutek, da so procesi pomembni in da jim zaradi tega to verjetno ne bo škodilo. Seveda so procesi pomembni. Še več:

“Procesi niso le še nekaj kar počne organizacija, procesi so poslovanje organizacije”

In prav zaradi pomembnosti procesov je zelo pomembno, da načrtovanje in obvladovanje procesov izvedejo ljudje s pravimi znanji. Kot pri vsakem resnem pristopu je tudi tu prva stvar, ki jo moramo določiti, namen procesov in kdo jih bo uporabljal. Prav tako je v fazi kreiranja modelov za te procese pomembno vedeti komu so namenjeni ti modeli in kdo jih bo uporabljal. Zato je izrednega pomena, da pred začetkom kateregakoli načrtovanja procesov določimo:

  • cilje procesov in
  • cilje modeliranja procesov.

Šele ko so ti cilji določeni, se lahko lotimo načrtovanja projekta načrtovanja procesov.

Cilji poslovnih procesov

Učinkoviti procesi so eden izmed najpomembnejših načinov uresničevanja strategije in doseganja zadanih ciljev. Vendar so poslovni cilji vse prevečkrat določeni brez razmisleka o tem kako naj bi bili realizirani s pomočjo poslovnih procesov. Po drugi strani pa se procesi načrtujejo in izboljšujejo na osnovi podrobnih funkcionalnih zahtev a brez ideje kako bodo ti procesi uresničili poslovne cilje ali učinkovali na izkušnjo stranke. Posledice takih pristopov so, da zadani cilji niso doseženi in da “izboljšave” procesov nimajo učinka.

Več