Od strategije do izvedbe

Poslovna resničnost

V večini organizacij se poslovni modeli velikokrat spremenijo. Razlogi so različni: novi proizvodi in/ali storitve, vstop na novo tržišče, prevzemi. Zadnji izziv za organizacije in podjetja je digitalna transformacija. Vse to seveda vpliva na procese v organizaciji in informacijsko podporo. Da bi ostala prilagodljiva in konkurenčna mora organizacija razumeti dinamiko tržišča, vedeti kako hitro lahko odkrije potrebe strank in njihova pričakovanja ter kako lahko uporabi lastne še neizkoriščene zmožnosti. Digitalna transformacija mora biti osnova strategije organizacije v prihodnosti.

Kako nam pomaga pristop ‘Od strategije do izvedbe’?

Usklajevanje

Dobro določena strategija organizacije je osnova za uspešno poslovanje. Da bi jo lahko določili je potrebno poznati tržišča, potrebe strank in lastni inovacijski potencial. Strategija mora vsebovati strateške cilje, kritične faktorje uspeha, kazalnike in ukrepe. Da bi uspešno spravili strategijo v življenje je potrebno cilje in kazalnike spustiti iz strateškega na operativni nivo. Strategijo organizacije  mora razumeti vsak zaposleni ter poleg tega vedeti kje je njegov doprinos k doseganju ciljev.  Poslovne operacije morajo biti pregledne in optimizirane. Na kratko, strategijo je potrebno opisati in jo potem neposredno povezati na iniciative, ki izvajajo zadano strategijo.

Tak pristop organizaciji omogoča:

  • razumevanje dinamike tržišča,
  • odkrivanje zahtev in pričakovanj odjemalcev,
  • odkrivanje lastnih zmožnosti,
  • analizo in določanje svojega poslovnega modela,
  • določanje poslovnih ciljev in kazalnikov ter
  • proženje potrebnih ukrepov za vpeljavo strategije na operativni (procesni) nivo.

ARIS: Model poslovanja

Od načrta do digitalizacije

Pristop nam omogoča, da se izognemo vrzelim in pomanjkanju razumevanja, ki se pojavlja med strateškimi cilji, načrtovanimi rešitvami in aplikacijami ter izvajanjem in spremljanjem poslovnih procesov. Po tem, ko smo ocenili tržišče in določili poslovno strategijo, je potrebno analizirati kritična poslovna področja in določiti rešitve. Da bi organizacija postala digitalna, potrebuje digitalizirano rešitev, ki nam omogoča holistični pogled na uspešnost poslovne strategije in doseganje ciljev.

Tako organizacija z digitalno rešitvijo:

  • zajema poslovne zahteve,
  • določa operativni model,
  • analizira in načrtuje procese,
  • določa obseg rešitev,
  • načrtuje rešitve,
  • določa arhitekturo platform in aplikacij ter
  • vpeljuje in testira rešitve.

ARIS: Model procesa v BPMN notaciji namenjen vpeljavi delovnega toka

Od spremljanja do ukrepanja

Ko je strategija vpeljana v procese in so rešitve ter aplikacije načrtovane tako, da kar najbolje podpirajo izvajanje procesov je potrebno spremljati njihovo učinkovitost. Brez tega vodstvo organizacije težko ve kaj se dogaja v organizaciji oziroma kateri projekti so imeli največji vpliv na strateške kazalnike.

S pristopom ‘od strategije do izvedbe’ organizacija pridobi pregled nad vsemi tremi nivoji upravljanja: strateškim, taktičnim in operativnim. S spremljanjem operativnih procesov merimo učinkovitost procesov, vpogled v vzorce delovanja procesov nam pove katere rešitve so uspešne in katere ne, nadzorne plošče nam povedo kateri procesi dosegajo strateške cilje in kateri ne.

Rešitev nam omogoča:

  • upravljanje sprememb,
  • šolanje deležnikov rešitev,
  • vpeljevanje rešitev,
  • vodenje rešitev,
  • merjenje kazalnikov,
  • razumevanje poslovne učinkovitosti,
  • vrednotenje strategije ter
  • primerjavo in izboljševanje digitalnega izvajanja procesov.

ARIS PPM: Spremljanje izvajanja procesa

Avtomatično odkrivanje procesov z ARIS PPM

Procesno obveščanje

Za razliko od tradicionalnega poslovnega obveščanja (BI), ki se osredotoča na podatkovno usmerjene analize in nam pomaga ugotoviti KAJ se je zgodilo, se procesno obveščanje (PI) osredotoča na direktno povezavo med metriko/kazalniki in procesi od začetka do konca – npr. od naročila do plačila, od nabave do plačila, od ideje do proizvoda – in s tem pomaga ugotoviti ZAKAJ se je zgodilo.

Sodobni sistemi za obvladovanje poslovnih procesov (BPMS), ki obvladujejo, spremljajo in avtomatizirajo poslovne procese že imajo vgrajeno analitiko procesov katerih izvajanje podpirajo. Večina sistemov omogoča tako prikaze na ravni nadzornih plošč kot tudi podrobnejše prikaze na ravni posameznih instanc procesov. Največja omejitev takega procesnega obveščanja je v tem, da analitika ne obsega aktivnosti, ki se izvajajo izven BPM sistema in ta tako ne more pokriti celotnega procesa od začetka do konca, ki je podprt z različnimi IT sistemi.

ARIS Process Performance Manager (PPM) je patentirana programska oprema, ki omogoča organizacijam spremljati in analizirati učinkovitost in strukturo svojih poslovnih procesov od začetka do konca (t.j. preko vseh sistemov, ki jih podpirajo).

ARIS PPM prinaša ključno tehnologijo za ocenjevanje poslovnih procesov po hitrosti, stroških, kakovosti in količini ter posledično identifikacijo možnosti za izboljšanje. Omogoča celovit pregled učinkovitosti poslovnih procesov, ki je sestavljen iz dveh delov:

  • kvantitativnega, ki je osnovan na merjenju procesnih kazalnikov (od začetka do konca) in
  • kvalitativnega, ki je osnovan na vizualizaciji dejanske strukture procesov.

Odkrivanje in vizualizacija instanc procesa

(Avtomatično) odkrivanje procesov predstavlja kombiniranje s procesi povezanih podatkov/dogodkov, ki so zapisani v IT sistemih (npr. ERP, CRM, BPM sitemi) ter rekonstrukcijo in vizualizacijo vsake izvedene instance procesa (npr. naročilo št. 12345, 5. maja, ob 10:30). Rezultat je zaporedje aktivnosti/funkcij, ki je predstavljeno v grafu skupaj z vejitvami. Za prav vsako instanco procesa (npr. nabavni proces) se tako kreira popolna slika realnega poteka procesa, ki je lahko zapisana v EPC ali BPMN notaciji. Vsaka instanca procesa je opremljena z zahtevanimi ključnimi kazalniki in kot taka shranjena v repozitoriju instanc procesa, ki je del ARIS PPM.

Repozitorij instanc procesa predstavlja osnovo za prožno analitiko, ki nam da odgovore na vprašanja kot so:

  • “Kakšen je bil pretočni čas vseh procesov od-naročila-do-plačila v zadnjem mesecu za prodajne organizacije v osrednji Sloveniji?”,
  • “Kako dobro je bilo sodelovanje med organizacijskima enotama Prodaja in Trženje v tretjem četrtletju 2016?” ali
  • “Kolikšen je bil prihodek procesov za dimenzijo Regija = Zahodna Evropa v letu 2017?”

Več

Inteligentni poslovni procesi

Vsi, od vodilnih analitičnih podjetij do proizvajalcev programske opreme ter internih operativnih skupin, smo dnevno zasuti s sporočili, da morajo naši poslovni procesi in aplikacije, ki jih podpirajo, postati pametnejši, da bi lahko dosegli konkurenčno prednost in večje zadovoljstvo strank. Toda kaj sploh pomeni imeti pametne poslovne procese? Kako lahko to pomaga našemu poslovanju? In tisto najpomembnejše kako narediti proces bolj inteligenten?

Kaj je inteligenten poslovni proces?

Izraz poslovno obveščanje (Business Intelligence) se tradicionalno uporablja za opis analitike in poročanja, ki temelji na dogodkih zabeleženih v poslovnih procesih in aplikacijah, ki jih podpirajo. Predstavlja pogled v preteklost, ki je namenjen analitikom oziroma vodstvu, ter je bil narejen s pomočjo različnih analitičnih orodij za različne procese in sisteme. To ponavadi pomeni, da ga sestavlja veliko število poročil, ki jih je potrebno (ročno) urediti in interpretirati preden postanejo uporabni za podporo odločanju in izbiri primernih ukrepov. Slaba stran poslovnega obveščanja je, da ne predstavlja vpogleda v trenutno dogajanje ampak le poročanje o preteklih dogodkih, kar pomeni, da je reakcijski čas za reševanje problemov precej velik.

Osnovno platformo za inteligentne procese predstavljajo sistemi za obvladovanje poslovnih procesov (BPMS). Ti upravljajo, spremljajo in avtomatizirajo poslovne procese ter imajo že vgrajeno analitiko procesov, ki jih podpirajo. Ta analitika je večinoma osnovana na povsem pasivnih zmožnostih poročanja čeprav moderni BPM sistemi že omogočajo tudi prikaz in analitiko na ravni več podrobnosti od nadzornih plošč pa vse do posameznih instanc procesa.

Največja pomanjkljivost procesnega obveščanja osnovanega na enem samem BPM sistemu je, da je analitika omejena le na aktivnosti, ki jih podpira izbrani BPM sistem in ne omogoča vpogleda v to kaj se dogaja v delih procesa (od začetka do konca), ki so podprti z drugimi sistemi.

ARIS PPM: Avtomatično odkrivanje in merjenje procesov od začetka do konca

1. Preglednost: Razumevanje verige dodane vrednosti od začetka do konca

Preglednost celotnega poslovnega procesa (od začetka do konca, npr. od-naročila-do-plačila) je ključna za izboljšanje procesnega obveščanja. V svoji najenostavnejši obliki procesna analitika vsebuje tri komponente:

Več