Enoten sistem upravljanja organizacije II.

Dostopnost in standardizacija sta ključna elementa

Kakovost mora biti zapisana v genetsko kodo vseh poslovnih operacij. Polne omare priročnikov za kakovost in delovnih navodil nam lahko zagotovijo vrsto certifikatov vendar se v današnjem digitalnem svetu pokaže, da imajo pristopi iz prejšnjega stoletja kritične pomanjkljivosti:

  • zaposleni težko najdejo in razumejo informacije,
  • osveževanje informacij je počasno in hitro lahko pride do nekonsistentnosti ter napak,
  • zaposleni neradi brskajo po priročnikih, kar zmanjšuje zavedanje o pomembnosti kakovosti,
  • ni mehanizmov za zajem povratnih informacij

Enoten sistem upravljanja poenostavi iskanje in razumevanje informacij ter postavi sprejemljivost in enostavno uporabo kot osnovo na kateri se gradita razumevanje in izboljševanje učinkovitosti standardov, vodil in operacij. Enoten sistem upravljanja ne določa le principov, politik, procesov in zahtev za varne in učinkovite poslovne operacije ampak podpira tudi vsakodnevne aktivnosti, ki zagotavljajo skladnost delovanja organizacije z veljavnimi navodili in predpisi. Cilj delovanja takega sistema je, da zaposlenim omogočimo dostop do vseh informacij, ki jih potrebujejo za svoje delo, na enem mestu in v realnem času ter po drugi strani, da si zagotovimo zbiranje znanj in povratnih informacij.

Procesno usmerjeno sodelovanje, ki ga podpirajo orodja ARIS platforme (ARIS Connect), je osnova za tak sistem. Preko spletnega portala zaposleni dostopajo do in delijo vse informacije, ki so jim na voljo glede na vlogo, ki jo imajo v organizaciji. Da bi nagovorili tudi zaposlene, ki niso strokovnjaki za procese oziroma modele, so informacije na voljo v različnih oblikah npr. kot delovna navodila, procesni listi ali matrike dodatno pa lahko v portal vključimo tudi nadzorne plošče in multimedijske vsebine.

Več

Enoten sistem upravljanja organizacije

Tempo sprememb v digitalnem svetu postaja vse hitrejši. Z digitalno transformacijo in neprestanimi zahtevami za diferenciacijo, inovacije in usmerjenost k strankam se poslovni modeli, poslovni procesi in delovne procedure, ki so bile dolga leta stabilne, nenehno spreminjajo. V času nenehnih sprememb si nihče ne more privoščiti, da bi zmanjšal kakovost, prevzel več tveganj ali postal manj učinkovit. Digitalizacija bi morala postati priložnost za povečanje kakovosti, boljše obvladovanje tveganj, večjo prilagodljivost, prožnost ter učinkovitost. Največje tveganje, ki danes grozi organizacijam, je zapostavljanje inovativnega poslovnega modela in digitalne transformacije.

Evolucija sistemov upravljanja

Da bi standardizirale in delile informacije o procesih in delovnih procedurah so mnoge organizacije vzpostavile t.i. sisteme upravljanja. Glavni cilj je bil zagotoviti ponovljivo poslovanje z določeno kakovostjo, konsistentno učinkovitostjo in čim manjšim tveganjem. Skozi čas so se v različnih  industrijah glede na njihove potrebe razvili različni sistemi upravljanja:

Več

Podpora učinkovitemu obvladovanju tveganj (IV)

Spremljanje: Cilj spremljanja je neprestano zagotavljanje kakovosti sistema in izboljševanje okvirja v katerem sistem deluje. Spremljati in ocenjevati moramo nastavitve, obstoj in delovanje okvirja tveganj in kontrol. Rezultat ocenjevanja nastavitev nam pove v kolikšni meri okvir ustreza svojemu namenu in odgovori na naslednja vprašanja:

  • So vsa tveganja identificirana?
  • So vsa tveganja bila ocenjena?
  • Smo določili vse potrebne kontrolne aktivnosti?
  • Ali vse kontrolne aktivnosti ustrezno zmanjšujejo tveganja?
  • Ali so stroški kontrol manjši kot potencialne izgube?

Okolje v katerem delujejo organizacije se nenehno spreminja zato je pomembno, da preverjamo tudi v kolikšni meri sistem ustreza trenutnemu okolju. ARIS Risk&Compliance Manager nudi podporo tako neprestanemu spremljanju kontrol kot tudi polavtomatskemu spremljanju podprtemu z delovnimi tokovi.

Več

Podpora učinkovitemu obvladovanju tveganj (III)

Odgovor na tveganja: Glede na oceno tveganja se lahko odločimo med različnimi scenariji reševanja. Tveganjem se lahko izognemo, lahko jih sprejmemo, zmanjšamo ali delimo. Praviloma je za primeren odgovor na tveganje zadolžen lastnik procesa, ki mu pomaga oseba odgovorna za tveganje.

Tipi odgovorov na tveganja

Primeri štirih možnih odgovorov na tveganja:

Več

Podpora učinkovitemu obvladovanju tveganj (II)

Ocenjevanje tveganj: Da bi lahko določili kako obvladovati posamezna tveganja, jih moramo najprej oceniti. Oceno tveganj naredimo za stanje pred in po vpeljavi ukrepov. Tveganja  ocenimo  glede na verjetnost pojavljanja in vpliv, ki ga imajo na poslovanje in posledično doseganje ciljev. Ocene tveganj so lahko kvalitativne (npr. majhno, srednje, veliko) oziroma kvantitativne (v odstotkih ali denarni vrednosti).

Načrtovanje ocenjevanja tveganj: ARIS Risk&Compliance Manager avtomatično kreira delovne tokove, ki so osnovani na podatkih o tveganjih, ki smo jih določili v prejšnjem koraku (identifikacija dogodkov). To pomeni , da so lastniki tveganj avtomatsko preko elektronske pošte obveščeni kdaj jih čaka naloga ocenjevanja tveganj za katera so odgovorni.

Za vzpostavitev učinkovitega sistema obvladovanja tveganj morajo biti tveganja v organizaciji skladno ocenjena in primerljiva preko različnih poslovnih področij. Osnova za to so enotna vodila za ocenjevanje. Eden izmed primerov takih vodil je določitev kategorij s katerimi kvalitativno ocenjujemo tveganja  npr. majhno, srednje, veliko oziroma  določitev načina kvantitativnega ocenjevanja  (odstotki  vrednosti ali absolutna vrednost).

Primer kategorij za kvalitativno oceno pojavljanja tveganj

Več