Digitalna transformacija – načrtovanje in izboljševanje procesov VII. – Proces načrtovanja procesov

Metoda načrtovanja procesov

Pred začetkom načrtovanja procesov je potrebno sprejeti odločitev kako se  lotiti projekta. Tako kot pri vsaki aktivnosti načrtovanja s katero želimo doseči kakovosten in kompleten rezultat se moramo tudi v tem primeru projekta lotiti s preglednim in konsistentnim pristopom. Načrtovanje procesov je skupinsko delo, ki od vsakega udeleženca zahteva vsaj poznavanje pristopa, če ne že podrobnosti metodologije. Osamljen modeler, ki dela na nestrukturiran način, bo težko kreiral dobre procese.

Tricikel na projektih uporablja metodologijo, ki je bila razvita na osnovi izkušenj s projektov IDS Scheer (ARIS Value Engineering) in kasneje nadgrajena v metodologijo Prime (SoftwareAG), ki med drugim vsebuje tudi pristope za transformacijo procesov. Prime (Platform Rapid Innovation Methodology) je procesno usmerjena metodologija osnovana na dolgoletnih izkušnjah s projektov, specialističnih znanj iz različnih industrij ter najboljših praks upravljanja poslovnih procesov. Prime je sestavljen iz procedur, vodil, predlog, orodij in referenčnih struktur, ki pomagajo vzpostaviti in vpeljati izbrano poslovno rešitev ter obvladovati celoten življenjski cikel projekta.

Določanje vlog

Več

Digitalna transformacija – načrtovanje in izboljševanje procesov VI. – Arhitektura

Arhitektura procesov

Arhitektura procesov opisuje strukturo poslovnih procesov in je sestavljena iz:

  • horizontalne strukture —povezave med procesi,
  • vertikalne strukture — dekompozicija procesov,
  • definicij modelov —tipov modelov, ki so na vsakem hierarhičnem nivoju zahtevani za opis poslovnih informacij (npr. procesi, podatki, IT, kazalniki, tveganja, organizacijske enote, itd.),
  • definicij vsebine — tip in nivo podrobnosti zahtevan za vsak hierarhični nivo,
  • vmesnikov — povezovalne točke med procesi,
  • povezav — povezave med procesi, poslovnimi viri in poslovnim okoljem.

Vertikalna oziroma hierarhična struktura arhitekture je določena kot število nivojev in je lažje razumljiva saj je z njo določena količina informacij, ki je vidna na posameznem nivoju. Najvišji nivoji so ponavadi sestavljeni iz verig dodane vrednosti, ki prikazujejo ključna procesna področja oziroma end-2-end procese. Nižji nivoji vsebujejo podrobnejše opise operativnih (pod)procesov. Prednost t.i. top-down pristopa je v tem, da ni nujno, da so vsi procesi razdelani in opisani na vseh nivojih, ki jih določa arhitektura, ampak so razdelani le do nivoja na katerem deležnikom posredujejo dovolj informacij za dosego njihovih ciljev.

Več

Digitalna transformacija – načrtovanje in izboljševanje procesov V. – Uporaba standardov je ključnega pomena

Preden začnemo modelirati

Uporaba standardov je ključnega pomena

Ko enkrat vemo kaj bomo modelirali, kakšen nivo podrobnosti potrebujemo in za kaj bo model uporabljen, lahko določimo pravila modeliranja, ki so potrebna da:

  • zagotovimo, da bodo različne skupine lahko kreirale in povezale modele,
  • zagotovimo, da bodo lahko vsi deležniki enostavno in hitro razumeli modele,
  • poenostavimo uporabo orodij za modeliranje,
  • zmanjšamo stroške šolanja in poenostavimo vključitev novih in/ali zunanjih sodelavcev,
  • zagotovimo, bodo modeli enostavno prenosljivi v orodja za vpeljavo in avtomatizacijo.

Veliko ljudi uporablja risarska orodja za dokumentiranje svojih procesov in dostikrat pri tem uporabijo predloge in simbole, ki so si jih kreirali sami. Slabost takega pristopa je v tem, da so modeli dostikrat nerazumljivi za vse ostale deležnike in kot taki težko predstavljajo dodano vrednost organizaciji. Orodja ARIS platforme so osnovana na ARIS metodologiji in najboljših praksah zato so standardi, ki jih podpirajo orodja razumljivi in podpirajo vse nivoje v organizaciji od strategije do procesov in podpore vpeljevanju IT tehnologij. S tem je zagotovljena konsistentnost zapisanega znanja o organizaciji,  njegovo splošno razumevanje in uporabnost.

Notacije procesov

Več

Digitalna transformacija – načrtovanje in izboljševanje procesov IV. – Lastnosti dobrega procesa

Kaj naredi proces dober?

Lastnosti dobrega procesa

Proces lahko definiramo kot: »opis aktivnosti in zaporedje izvajanja teh aktivnosti, da dosežemo zadani cilj«

Za proces je pomembno, da ima rezultat (npr. proizvod ali storitev) za nekoga (ali neko organizacijo), ki se nahaja izven procesa ter da ima rezultat procesa dodano vrednost za to osebo ali organizacijo. Proces mora imeti poslovno vrednost, kar ponavadi pomeni, da nekdo (odjemalec) plača za storitev ali proizvod, ki je rezultat procesa. Cilj procesa tudi mora biti usklajen z vrednotami in strategijo organizacije. Torej, dober proces mora:

  • doprinesti dodano vrednost nekomu izven procesa,
  • kreirati dodano vrednost organizaciji, ki upravlja s procesom,
  • biti usklajen z vrednotami in strategijo organizacije.

Poleg zgoraj naštetih stvari mora imeti dober proces še nekaj ključnih lastnosti:

Več

Digitalna transformacija – načrtovanje in izboljševanje procesov III. – Ponovna uporaba sredstev

Ponovna uporaba procesov

Procesi so pomembno poslovno sredstvo in kot vsako drugo poslovno sredstvo jih je potrebno karseda dobro izkoristiti. Zato je že pri njihovem načrtovanju potrebno razmišljati o tem na kakšen način jih večkrat oziroma ponovno uporabiti. Seveda si večkratne uporabe ne predstavljamo le kot preprosto kopiranje delov procesa iz enega modela v drugega oziroma vpeljevanja že obstoječih delov delujočih procesov. V praksi namreč ponovna uporaba procesov ni tako samoumevna kakor se zdi na prvi pogled. Poznamo tri načine ponovne uporabe:

  • strukturno uporabo
  • pri načrtovanju
  • pri vpeljevanju

Kot strukturno uporabo razumemo uporabo ključnih konceptov in najboljših praks, kar pomeni, da nam pri načrtovanju novih procesov ni potrebno začeti iz nič. Pri tem obstoječe referenčne procese redko uporabimo v celoti ampak jih prilagodimo in razširimo glede na poslovne potrebe organizacije. Pomemben element strukturne uporabe je spoštovanje standardnih okvirjev, ki nam služijo kot skupni jezik za sporazumevanje, nabavljanje in sodelovanje med organizacijami. Tipični primeri standardnih okvirjev so:

Več