Rudarjenje procesov potrebuje tudi modele, ki opisujejo kontekst

Trenutno je rudarjenje procesov deležno velike pozornosti. Vzrok za to ni le vseprisotna digitalizacija ampak tudi tradicionalne teme kot so povečanje učinkovitosti in zmanjšanje stroškov. Vendar sta merjenje in rekonstrukcija načina izvedbe procesov samo prvi korak pri razumevanju in izboljševanju procesov. Pravi potencial rudarjenja procesov se pokaže šele v povezavi z modeli, ki opisujejo kontekst procesov.

Obvladovanje poslovnih procesov (BPM): izziv, ki je vedno prisoten

Povečana digitalizacija proizvodov in storitev sili organizacije vseh velikosti in industrij, da pretehtajo obstoječe poslovne modele in procese, ki jih izvajajo. Pri tem izzivi niso le tehnične narave. Poleg standardizacije in izboljševanja internih procesov danes postajajo vse pomembnejši tudi novi izzivi, na primer optimizacija poti strank, ki naj bi privedla do povečanja zadovoljstva strank. Neprestana transformacija poslovnega okolja in napredek tehnologij zahtevata, da obvladovanje procesov ostaja eden izmed najpomembnejših procesov v organizaciji.

Razvoj rudarjenja procesov ni tema, ki se je pojavila šele s prihodom digitalizacije. Že leta 2001 je bil kot ena izmed prvih komercialnih rešitev za rudarjenje procesov predstavljen ARIS Process Performance Manager (PPM).  V samem začetku je bilo rudarjenje procesov predvsem v domeni operativne tehnologije. Skupine oziroma oddelki odgovorni za obvladovanje procesov so bili takrat večinoma zadolženi za dokumentiranje in standardizacijo procesov medtem, ko je bila njihova povezava z IT  omejena predvsem na določanje procesno usmerjenih zahtev ter zagotavljanje referenčnih procesov kot dela načrta za vpeljevanje ERP in drugih IT sistemov.

Danes so odgovorni za obvladovanje procesov pred novimi izzivi. Zagotoviti morajo, da bo zahtevana procesna dokumentacija avtomatično posodobljena, pravočasno morajo prepoznati probleme dejansko vpeljanih IT rešitev ter priporočiti možne ukrepe tako na poslovnem kot tudi tehničnem nivoju.  Rešitev za to je rudarjenje procesov, ki predstavlja analiziranje velikih količin podatkov koncentriranih v procesno usmerjenem znanju. Žal so rezultati rudarjenja procesov t.j. avtomatično kreirani modeli procesov velikokrat zelo nepregledni in kompleksni. Da bi ti modeli postali bolj pregledni in razumljivi moramo uporabiti njihove variante, ki so zgrajene s pomočjo znanj o poslovanju in procesih.

Integrirano rudarjenje procesov: uporaba modelov, ki opisujejo kontekst

Rudarjenje procesov je postopek, ki temelji na avtomatičnem branju zapisov o procesnih dogodkih ter uporabi inteligentnih algoritmov, ki iz teh dogodkov sestavijo procesne strukture. Procesne strukture so dodatno opremljene z metriko, ki je ovrednotena s pomočjo analitičnih procedur ter nato konsolidirana v ključne kazalnike. Kazalniki so potem uporabljeni v sklopu upravljavskih nadzornih plošč za podporo operativnemu odločanju.

Brez poznavanja procesnih vsebin in dodatnih znanj o kontekstu težko pravilno ovrednotimo rezultate rudarjenja procesov. Na osnovi izkušenj s projektov se je izkazalo, da so za uspešno uporabo rezultatov rudarjenja procesov bistveni naslednji tipi dodatnih znanj:

  • hierarhija in dodana vrednost: modele procesov, ki smo jih rekonstruirali, je potrebno primerno uvrstiti v procesno strukturo organizacije kajti le tako lahko zagotovimo skladnost identificiranih procesnih struktur s strukturo kazalnikov  (velja tako za hierarhično strukturo kot verige dodane vrednosti) ter tehnično korektno analiziranje in primerjavo modelov procesov za potrebe preverjanja skladnosti izvajanja procesov z želenim standardom,
  • strategija: jasen prikaz povezav med poslovno strategijo in rudarjenjem procesov lahko dosežemo le, če skupaj z nadzornimi ploščami in pripadajočimi ključnimi kazalniki prikažemo tudi odvisnosti med odgovornimi organizacijskimi enotami, ključnimi kazalniki, iniciativami in ukrepi, ki jih je organizacija sprejela, da bi dosegla strateške cilje,
  • odločanje/poslovna pravila: variante procesov, ki smo jih odkrili z rudarjenjem procesov je potrebno analizirati na osnovi poslovnih pravil, ki veljajo v organizaciji. Tako lahko ocenimo ali je izvedba procesov v skladu s politikami, ki veljajo v organizaciji. Znanje, ki ga pridobimo zapišemo v obliki odločitvenih modelov (DMN™),
  • arhitektura organizacije: kljub nezadržnemu napredovanju digitalizacije moramo še vedno upoštevati organizacijsko in tehnološko stanje v organizaciji. Rezultati rudarjenja procesov namreč predstavljajo le tiste dele procesa, ki so podprti z ustreznimi IT rešitvami. Če želimo v celoti ovrednotiti učinkovitost procesov moramo rezultate rudarjenja integrirati z informacijami, ki jih ne moremo zajeti s pomočjo rudarjenja tj. procesne korake, ki so še vedno izvedeni ročno ali s pomočjo zastarelih sistemov ter ne-strukturirane informacije, ki so uporabljene med izvajanjem procesov, na primer klasični dokumenti,
  • tveganja: pri optimizaciji procesov moramo vedno upoštevati tudi specifične parametre kot so tveganja ter regulativne zahteve (npr. vodila za varovanje podatkov).

Za povezavo rezultatov rudarjenja procesov s procesnimi vsebinami ter njihovo predstavitev na integrirani platformi uporabimo orodja ARIS platforme za obvladovanje procesov. Na ta način kreiramo enoten pogled, ki nam med drugim omogoča:

  • primerjavo dejanskega načina izvedbe procesa s predpisanim,
  • predstavitev ključnih kazalnikov s katerimi merimo procese v sklopu procesne arhitekture,
  • interaktivno analizo delov procesov, ki so podprti z IT rešitvami,
  • pregledno dokumentacijo rešitve za rudarjenje procesov, ki omogoča njeno hitro prilagoditev novim zahtevam.

Kaj prinaša prihodnost?

Predvidevamo, da bo umetna inteligenca vse bolj vključena v rudarjenje procesov, kjer bo samodejna identifikacija značilnosti izvajanja procesov vodila k predlogom za izboljšave. Uporaba  inovativnih pristopov poglobljenega učenja bo usposobila modele za zanesljivo napovedovanje procesnih sekvenc in kazalnikov, kar bo omogočilo proaktivno nadziranje procesa. Pričakuje se tudi kombinacija rudarjenja procesov in robotske procesne avtomatizacije (RPA), kjer bo tehnologija RPA olajšala zajem podatkov iz IT sistemov, ki podpirajo izvajanje procesov.

ARIS 10 SR 6

Izšel je ARIS 10 SR 6, ki je okrepil zmožnosti digitalnega dvojčka organizacije na področjih modeliranja procesov, deljenja znanja in enotnega sistema upravljanja. Privlačen in preprost uporabniški vmesnik v kombinaciji z integriranim procesnim rudarjenjem, merjenjem učinkovitosti in skladnosti z GDPR je le nekaj značilnosti nove verzije, ki bodo pomagale organizacijam doseči odličnost.

Izpostavljamo:

  • izboljšano uporabniško izkušnjo: izboljšave uporabniškega vmesnika, pametno modeliranje in personalizirana navigacija in pregledovanje modelov,
  • usklajevanje poslovnega in IT pogleda: podpora DMN 1.2 (poslovna pravila), 100% podpora BPMN 2.0, nove funkcionalnosti za SAP® rešitve in obogatitev IoT projektov z realno časovnimi podatki,
  • procesno rudarjenje: rudarjenje ključnih vzrokov, preverjanje skladnosti postopkov s pomočjo UI, nove zmožnosti ARIS Aware,
  • podporo GDPR: razširitev metode, nove predloge vprašalnikov, nadzorne plošče in poročila,
  • enoten sitem upravljanja: integracija z MS SharePoint 2016, inteligentno iskanje dokumentov, izboljšana dostopnost za invalidne osebe.

Digitalni dvojček

Digitalni dvojček predstavlja virtualno repliko fizičnih sredstev.  Koncept ni nov saj je v različnih oblikah kot so CAD načrtovanje modelov, simulacija modelov sredstev oziroma procesov v uporabi že več kot 30 let. Eden izmed faktorjev, ki je uporabo digitalnega dvojčka spet postavil v ospredje je internet stvari (IoT), ki praktično omogoča spremljanje in merjenje vseh sredstev. Digitalni dvojček lahko vpeljemo na različnih poslovnih področjih s ciljem predstaviti operativni poslovni model od začetka do konca. Veliko organizacij že danes uporablja svoj digitalni dvojček za koordinacijo kritičnih soodvisnosti med ljudmi, procesi in informacijsko tehnologijo znotraj kompleksnih digitalnih poslovnih transformacij.

Gartner: Definicija digitalnega dvojčka organizacije

Gartner: Definicija digitalnega dvojčka organizacije

Po definiciji Gartnerja je digitalni dvojček organizacije poslovni operativni sistem, ki...

  • …uporablja digitalno predstavitev — dvojčka — poslovnega operativnega sistema kot vodilo za načrtovanje izvedbe digitalne poslovne transformacije.
  • prevaja strategijo digitalne transformacije v ciljne poslovne rezultate in poslovne iniciative s sestavljanjem merilnih shem […], ki opisujejo cilj in pot digitalne transformacije.
  • …pomaga zapreti zanko od strategije do izvedbe s povezovanjem poslovnega operativnega modela in podatki iz realnega sveta s ciljem narediti dinamičen model in ustvariti zavedanje o dejanskem stanju.

Koncept digitalnega dvojčka organizacije ima revolucionarni potencial ustvariti preglednost, omogočiti ozaveščenost o stanju in podpreti izboljšanje poslovnega odločanja.

Primeri uporabe digitalnega dvojčka:

1. Digitalni dvojček oskrbovalne verige (SCM)

Upravljanje oskrbovalne verige pomeni neprestano usklajevanje logističnih izzivov in zahtev strank. Digitalni dvojček oskrbovalne verige od začetka do konca nam pomaga :

  • identificirati procese, ki so na robu zmogljivosti skupaj z njihovimi neskladji in strukturnimi napakami,
  • odkriti vzroke za zamude in ostale probleme,
  • izboljšati procese, da se bodo izvajali boljše, ceneje in hitreje.

Digitalni dvojček predstavlja pravo orodje za natančen pregled poslovanja. Analiziranje trenutnega stanja vključno z izvajalci logističnih storitev in dobavitelji sredstev omogoča identifikacijo ozkih grl in njihovo optimizacijo. Nadzorne plošče, ki prikazujejo celovit pregled trenutnega stanja omogočajo vpogled v ključne kazalnike posameznih procesov nabave, dostave oziroma logistike. Primerjava najpogostejših poti izvajanj procesov omogoča identifikacijo odstopanj kot so na primer zamude pri dobavi za posamezno proizvodno linijo, razlike v učinkovitosti izvajalcev logističnih storitev, ter analizo izjem in napak v njihovem izvajanju.

ARIS: Rudarjenje vzrokov za dolgo izvedbo procesa

ARIS: Rudarjenje vzrokov za dolgo izvedbo procesa

Z digitalnim dvojčkom oskrbovalne verige, ki ga kreiramo v orodjih ARIS platforme:

  • dobimo pronicljivo orodje za podporo odločanju, ki nam pomaga dokumentirati prednosti sprememb,
  • uporabimo nadzorne plošče, ki nam s pomočjo analiz v realnem času, prikažejo ozka grla, predlagajo izboljšave in potrdijo prednosti,
  • skrajšamo dobavne čase, povečamo zadovoljstvo strank in zmanjšamo stroške.
2. Digitalni dvojček obvladovanja tveganj in skladnosti z zakonodajo

Kompleksno poslovanje in stroga pravila predstavljata kombinacijo, ki zahteva domišljen pristop, saj tako preveč tveganja kot tudi preveč kontroliranja škoduje učinkovitemu poslovanju.

Digitalni dvojček obvladovanja tveganj in skladnosti z zakonodajo nam pomaga pri:

  • vzpostavitvi primernih kontrol in sprejemljivih nivojev tveganj,
  • identificiranju, dokumentiranje in vrednotenje tveganj,
  • določanju ukrepov za zmanjševanje tveganj in poenostavitev presoj

ter s tem doseči pravo razmerje med izvajanjem kontrol in poslovno učinkovitostjo.

Z digitalnim dvojčkom za obvladovanje tveganj in skladnosti zajamemo vsa tveganja in aktivnosti, ki jih izvajamo, da bi zagotoviti skladnost, hitro prožimo ukrepe za izboljšave ter nadziramo ocenjevanje tveganj in izvajanje presoj. Digitalni dvojček zagotovi identifikacijo internih ukrepov in kontrol za zagotavljanje skladnosti, podpira enostavno dokumentiranje izvedbe kontrol in vzpostavlja redni urnik ocenjevanja učinkovitosti in poročanja odgovornim organom in omogoča hitrejšo prilagoditev organizacij odredbam kot je na primer GDPR ter spremembam različnih zakonov in regulacij. Vključena podpora delovnim tokom zagotavlja jasno razmejitev odgovornosti in avtomatično obveščanje vseh vključenih v proces upravljanja. Nadzorne plošče nam prikazujejo trenutno stanje internega sistema kontrol. Vizualizacija tveganj, dokumentiranje incidentov in enostavna identifikacije prizadetih organizacijskih enot, stroškovnih centrov in IT sistemov. Nadzorne plošče pomagajo ovrednotiti rezultate ocenjevanja ter preveriti ali so ukrepi še vedno primerni.

ARIS: Rezultati ocenjevanja tveganj

ARIS: Rezultati ocenjevanja tveganj

Z digitalnim dvojčkom obvladovanja tveganj in skladnosti, ki ga kreiramo v orodjih ARIS platforme:

  • obvladujemo vpeljavo zahtev in skladnost z regulacijami,
  • zmanjšujemo tveganja z vzpostavitvijo zaščite pred vsemi tipi tveganj,
  • zmanjšamo napor pri izvajanju presoj.
3. Digitalni dvojček za obvladovanje kakovosti

Organizacije dokazujejo svojo odličnost s pomočjo certifikatov kot je na primer ISO 9001. Še posebno je to pomembno v zelo reguliranih industrijah kot so finančna, farmacevtska in zdravstvo, kjer obvladovanje kakovosti igra ključno vlogo pri zagotavljanju konsistentnosti proizvodov in storitev.

Digitalni dvojček kreiran s pomočjo orodij ARIS platforme omogoča:

  • načrtovanje najboljših procesov in deljenje informacij o njih vsem, ki to potrebujejo,
  • identifikacijo poslovnih aktivnosti, ki zahtevajo zagotavljanje kakovosti in definirano lastništvo,
  • usklajevanje med raznovrstnostjo, standardizacijo in stroški.

Digitalni dvojček zgrajen s pomočjo orodij ARIS platforme omogoča izgradnjo skupne digitalne platforme za deljenje in skupno delo s poslovnimi procesi, dokumenti in sistemi, ki služi tudi kot centralni sistem za obvladovanje kakovosti. Tak sistem je standardiziran in omogoča vsem zaposlenim dostop do najnovejših informacij o politikah in procedurah. Centralni sistem obvladovanja kakovosti omogoča enostavno iskanje informacij, ki so potrebne za izvajanje aktivnosti ter uporabo informacijskih tokov za izmenjavo informacij o določenih temah ali procesih v katere je vključeno večje število ljudi. Digitalni dvojček za obvladovanje kakovosti nudi enostaven, vlogi uporabnika prilagojen način dostopa do vseh poslovno-kritičnih informacij. S pomočjo sistema lahko uporabniki prožijo zahteve za spremembe ali obvladujejo povratne informacije, ki omogočajo neprestano izboljševanje. Nadzorne plošče pomagajo lastnikom procesov primerjavo internih kazalnikov uspešnosti s prejšnjimi finančnimi četrtletji ali pa najboljšimi praksami v industriji.

ARIS Connect: Matrika odgovornosti v procesu

ARIS Connect: Matrika odgovornosti v procesu

Z digitalnim dvojčkom obvladovanja kakovosti, ki ga kreiramo v orodjih ARIS platforme:

  • zamenjamo različne sisteme obvladovanja kakovosti z enotno digitalno platformo,
  • povečamo uporabo sistema kakovosti
  • učinkovito obvladujemo dokumente in
  • neprestano izboljšujemo sistem.

09.10.2018 – predstavitev novih izdaj aplikacij in orodij na virtualnem dogodku: Product Release 2018

V preteklih letih se je zgodilo veliko tehnoloških sprememb. Oblak, digitalizacija, industrija 4.0, internet stvari, veliki podatki in umetna inteligenca so priljubljeni izrazi, ki spreminjajo naše okolje in način poslovanja.

ARIS v tem trenutku uporablja več kot deset milijonov končnih uporabnikov po vsem svetu in v vseh industrijah. ARIS jim kot enoten sistem upravljanja omogoča dostop do vseh pomembnih informacij, ki pomagajo povečati konkurenčnost, lažje osvojiti nove tehnologije in zgraditi močnejše organizacije.

Danes se vse organizacije soočajo z motnjami in motilci kot so pritiski novih tržišč, nova konkurenca, nove tehnologije in novi poslovni modeli. Toda tisti, ki bodo v celoti izkoristili svojo poslovno in IT transformacijo, jo vpeljali hitro, v pravem obsegu ter z mislijo na prihodnost si bodo zagotovili, da bodo med zmagovalci. Da lahko orodja ARIS platforme učinkovito podpirajo organizacije pri sledenju sodobnim trendom, je vsakih šest mesecev na voljo nova izdaja, ki prinaša nove funkcionalnosti.

Letošnja oktobrska izdaja predstavlja pomemben korak naprej:

  • avtomatizirano odkrivanje ključnih vzrokov pri rudarjenju procesov,
  • podpora digitalnim dvojčkom organizacije,
  • popolna podpora BPMN 2.0,
  • DMN 1.2,
  • nove funkcionalnosti pri povezavi s SAP rešitvami,
  • in vključevanje realnih podatkov pri IoT projektih,

je le nekaj novosti.

Želite izvedeti več -- in kaj sledi  v prihodnosti?

Vabimo vas na dve uri in pol dolg virtualni dogodek: 2018 Product Release, ki bo potekal 9.10.2018, kjer boste izvedeli vse podrobnosti.

 

ARIS 10 SR5

Izšel je ARIS 10 SR5, ki vključuje tudi ARIS Risk & Compliance Manager 10 SR5 in ARIS Process Performance Manager 10.2. Zmožnosti nove verzije orodij ARIS platforme so osredotočene predvsem na podporo kreiranju in obvladovanju t.i. digitalnega dvojčka (digital twin) organizacije, rudarjenju procesov in obvladovanju skladnosti z GDPR.

Izpostavljamo tudi:

  • globalno podporo pravilom modeliranja, ki so podprta z avtomatičnim preverjanjem sintakse in semantike modelov ter konsistence njihove vsebine,
  • povezovanje modeliranega in realnega sveta s pomočjo rudarjenja procesov (process mining) in novimi nadzornimi ploščami v sklopu ARIS Aware, ki podpirajo strategijo, internet stvari in SAP projekte,
  • vodilno podporo modeliranju z BPMN (OMG) in podprt Full Process Modeling Conformance class,
  • izboljšano izkušnjo uporabnikov portala ARIS Connect na osnovi izboljšane navigacije in pogledov na modele,
  • izboljšane funkcionalnosti administracije in podpore sodelovanju,
  • razširjena podpora zagotavljanju skladnosti z GDPR.