Kako predstaviti informacije o procesu različnim deležnikom?

Pomemben del procesa obvladovanja poslovnih procesov je komunikacija informacij o procesih z vsemi deležniki, ki so vključeni v ta proces. Zaradi različnih vlog, zahtev in znanj, ki jih imajo posamezni deležniki, je potrebno vsakemu izmed njih omogočiti najprimernejši pogled na informacije, ki jih potrebuje za svoje delo in odločitve.

Nekateri se bolje znajdejo s tabelami, drugi z matrikami, tretjim je bližja grafična predstavitev procesa. Prav vsi pa morajo poleg tega imeti dostop do dokumentov povezanih s procesom (npr. dodatna navodila, obrazci, standardi, zakonodaja, predloge dokumentov itd.)

Spletni portal ARIS Connect omogoča, da vsak proces hkrati predstavimo na več načinov. Pogledi so prilagodljivi glede na zahteve projekta in se avtomatsko kreirajo takoj, ko so spremembe procesa potrjene v repozitoriju.

V osnovni konfiguraciji ARIS Connect podpira osem različnih pogledov na proces (v našem primeru četrti nivo arhitekture poslovnih procesov).  Pogledi so razvrščeni po zavihkih tako, da je prehod med njimi pregleden in enostaven.

Pregled

Pogled je namenjen predstavitvi procesa v obliki teksta. Osnovni elementi so opis procesa in  pripadajočih aktivnosti. Poleg aktivnosti so predstavljene vloge/delovna mesta, ki izvajajo aktivnost, sistemi, ki podpirajo izvajanje aktivnosti in dokumenti/podatki, ki so vhod/izhod aktivnosti.

Model

Slika modela z vsemi pripadajočimi informacijami tako o modelu kot tudi o objektih.

Koraki

Pogled omogoča 'sprehod' skozi proces. Korak po korak, aktivnost po aktivnost se lahko premikamo naprej in nazaj po procesu. V točkah, kjer se proces veji, lahko izbiramo med različnimi potmi. Za trenutno izbrano aktivnost se na desni strani izpiše opis aktivnosti in pripadajoči elementi npr. vloga/delovno mesto, ki izvaja oziroma sodeluje pri izvajanju aktivnosti, sistemi, ki podpirajo izvajanje aktivnosti, podatki, tveganja itd...

Matrika odgovornosti

V matriki odgovornosti so prikazane standardne povezave med aktivnostmi v procesu ter vlogami oziroma delovnimi mesti.

Tabele

Pogled omogoča predstavitev procesa v obliki tabel in matrik.V osnovnem stolpcu se nahajajo aktivnosti procesa, ki jih lahko uredimo po teku procesa, abecedi oziroma po lokaciji v modelu.

Dodatne stolpce, ki vsebujejo informacije, ki pripadajo aktivnosti lahko poljubno dodajamo oziroma odvzemamo.

Tabelo je mogoče tudi preklopiti v matriko.

 

 

Dokumenti

Seznam vseh zunanjih datotek/dokumentov, ki so povezani na objekte procesa. Zunanje datoteke predstavljajo dodatno znanje o procesih - ponavadi gre za dodatna navodila, zakonodajo, standarde, zaslonske slike, obrazce, predloge ali primere dokumentov, ki se uporabljajo v procesu. Zunanje datoteke so dostopne s klikom na povezavo.

Naloge

Če je deležnik vključen v procese obvladovanja poslovnih procesov, ki so podprti z delovnimi tokovi ARIS Connect oziroma ARIS Process Governance so v zavihku Naloge prikazane trenutne naloge, ki jih mora izvesti v okviru svoje vloge pri obvladovanju poslovnih procesov. Primer: zahteva za spremembo v modelu

Nadzorne plošče

Z dodatnim modulom ARIS Aware lahko v spletni portal ARIS Connect vključimo nadzorne plošče, ki deležnikom podajajo informacije o ključnih kazalnikih izvajanja procesov.

 

 

Objavljeno v ARIS Connect, Obvladovanje procesov.