Rudarjenje procesov potrebuje tudi modele, ki opisujejo kontekst

Trenutno je rudarjenje procesov deležno velike pozornosti. Vzrok za to ni le vseprisotna digitalizacija ampak tudi tradicionalne teme kot so povečanje učinkovitosti in zmanjšanje stroškov. Vendar sta merjenje in rekonstrukcija načina izvedbe procesov samo prvi korak pri razumevanju in izboljševanju procesov. Pravi potencial rudarjenja procesov se pokaže šele v povezavi z modeli, ki opisujejo kontekst procesov.

Obvladovanje poslovnih procesov (BPM): izziv, ki je vedno prisoten

Povečana digitalizacija proizvodov in storitev sili organizacije vseh velikosti in industrij, da pretehtajo obstoječe poslovne modele in procese, ki jih izvajajo. Pri tem izzivi niso le tehnične narave. Poleg standardizacije in izboljševanja internih procesov danes postajajo vse pomembnejši tudi novi izzivi, na primer optimizacija poti strank, ki naj bi privedla do povečanja zadovoljstva strank. Neprestana transformacija poslovnega okolja in napredek tehnologij zahtevata, da obvladovanje procesov ostaja eden izmed najpomembnejših procesov v organizaciji.

Razvoj rudarjenja procesov ni tema, ki se je pojavila šele s prihodom digitalizacije. Že leta 2001 je bil kot ena izmed prvih komercialnih rešitev za rudarjenje procesov predstavljen ARIS Process Performance Manager (PPM).  V samem začetku je bilo rudarjenje procesov predvsem v domeni operativne tehnologije. Skupine oziroma oddelki odgovorni za obvladovanje procesov so bili takrat večinoma zadolženi za dokumentiranje in standardizacijo procesov medtem, ko je bila njihova povezava z IT  omejena predvsem na določanje procesno usmerjenih zahtev ter zagotavljanje referenčnih procesov kot dela načrta za vpeljevanje ERP in drugih IT sistemov.Danes so odgovorni za obvladovanje procesov pred novimi izzivi. Zagotoviti morajo, da bo zahtevana procesna dokumentacija avtomatično posodobljena, pravočasno morajo prepoznati probleme dejansko vpeljanih IT rešitev ter priporočiti možne ukrepe tako na poslovnem kot tudi tehničnem nivoju.  Rešitev za to je rudarjenje procesov, ki predstavlja analiziranje velikih količin podatkov koncentriranih v procesno usmerjenem znanju. Žal so rezultati rudarjenja procesov t.j. avtomatično kreirani modeli procesov velikokrat zelo nepregledni in kompleksni. Da bi ti modeli postali bolj pregledni in razumljivi moramo uporabiti njihove variante, ki so zgrajene s pomočjo znanj o poslovanju in procesih.

Integrirano rudarjenje procesov: uporaba modelov, ki opisujejo kontekst

Rudarjenje procesov je postopek, ki temelji na avtomatičnem branju zapisov o procesnih dogodkih ter uporabi inteligentnih algoritmov, ki iz teh dogodkov sestavijo procesne strukture. Procesne strukture so dodatno opremljene z metriko, ki je ovrednotena s pomočjo analitičnih procedur ter nato konsolidirana v ključne kazalnike. Kazalniki so potem uporabljeni v sklopu upravljavskih nadzornih plošč za podporo operativnemu odločanju.

Brez poznavanja procesnih vsebin in dodatnih znanj o kontekstu težko pravilno ovrednotimo rezultate rudarjenja procesov. Na osnovi izkušenj s projektov se je izkazalo, da so za uspešno uporabo rezultatov rudarjenja procesov bistveni naslednji tipi dodatnih znanj:

  • hierarhija in dodana vrednost: modele procesov, ki smo jih rekonstruirali, je potrebno primerno uvrstiti v procesno strukturo organizacije kajti le tako lahko zagotovimo skladnost identificiranih procesnih struktur s strukturo kazalnikov  (velja tako za hierarhično strukturo kot verige dodane vrednosti) ter tehnično korektno analiziranje in primerjavo modelov procesov za potrebe preverjanja skladnosti izvajanja procesov z želenim standardom,
  • strategija: jasen prikaz povezav med poslovno strategijo in rudarjenjem procesov lahko dosežemo le, če skupaj z nadzornimi ploščami in pripadajočimi ključnimi kazalniki prikažemo tudi odvisnosti med odgovornimi organizacijskimi enotami, ključnimi kazalniki, iniciativami in ukrepi, ki jih je organizacija sprejela, da bi dosegla strateške cilje,
  • odločanje/poslovna pravila: variante procesov, ki smo jih odkrili z rudarjenjem procesov je potrebno analizirati na osnovi poslovnih pravil, ki veljajo v organizaciji. Tako lahko ocenimo ali je izvedba procesov v skladu s politikami, ki veljajo v organizaciji. Znanje, ki ga pridobimo zapišemo v obliki odločitvenih modelov (DMN™),
  • arhitektura organizacije: kljub nezadržnemu napredovanju digitalizacije moramo še vedno upoštevati organizacijsko in tehnološko stanje v organizaciji. Rezultati rudarjenja procesov namreč predstavljajo le tiste dele procesa, ki so podprti z ustreznimi IT rešitvami. Če želimo v celoti ovrednotiti učinkovitost procesov moramo rezultate rudarjenja integrirati z informacijami, ki jih ne moremo zajeti s pomočjo rudarjenja tj. procesne korake, ki so še vedno izvedeni ročno ali s pomočjo zastarelih sistemov ter ne-strukturirane informacije, ki so uporabljene med izvajanjem procesov, na primer klasični dokumenti,
  • tveganja: pri optimizaciji procesov moramo vedno upoštevati tudi specifične parametre kot so tveganja ter regulativne zahteve (npr. vodila za varovanje podatkov).

Za povezavo rezultatov rudarjenja procesov s procesnimi vsebinami ter njihovo predstavitev na integrirani platformi uporabimo orodja ARIS platforme za obvladovanje procesov. Na ta način kreiramo enoten pogled, ki nam med drugim omogoča:

  • primerjavo dejanskega načina izvedbe procesa s predpisanim,
  • predstavitev ključnih kazalnikov s katerimi merimo procese v sklopu procesne arhitekture,
  • interaktivno analizo delov procesov, ki so podprti z IT rešitvami,
  • pregledno dokumentacijo rešitve za rudarjenje procesov, ki omogoča njeno hitro prilagoditev novim zahtevam,
  • uporabo odkritih modelov in pripadajočih izmerjenih kazalnikov za izvajanje analiz "kot-bo" scenarijev s pomočjo simulacije.

Kaj prinaša prihodnost?

Predvidevamo, da bo umetna inteligenca vse bolj vključena v rudarjenje procesov, kjer bo samodejna identifikacija značilnosti izvajanja procesov vodila k predlogom za izboljšave. Uporaba  inovativnih pristopov poglobljenega učenja bo usposobila modele za zanesljivo napovedovanje procesnih sekvenc in kazalnikov, kar bo omogočilo proaktivno nadziranje procesa. Pričakuje se tudi kombinacija rudarjenja procesov in robotske procesne avtomatizacije (RPA), kjer bo tehnologija RPA olajšala zajem podatkov iz IT sistemov, ki podpirajo izvajanje procesov.

Objavljeno v Digitalni dvojček, Obvladovanje procesov, Rudarjenje procesov - ARIS PPM.