Avtomatično odkrivanje procesov z ARIS PPM

Procesno obveščanje

Za razliko od tradicionalnega poslovnega obveščanja (BI), ki se osredotoča na podatkovno usmerjene analize in nam pomaga ugotoviti KAJ se je zgodilo, se procesno obveščanje (PI) osredotoča na direktno povezavo med metriko/kazalniki in procesi od začetka do konca - npr. od naročila do plačila, od nabave do plačila, od ideje do proizvoda - in s tem pomaga ugotoviti ZAKAJ se je zgodilo.

Sodobni sistemi za obvladovanje poslovnih procesov (BPMS), ki obvladujejo, spremljajo in avtomatizirajo poslovne procese že imajo vgrajeno analitiko procesov katerih izvajanje podpirajo. Večina sistemov omogoča tako prikaze na ravni nadzornih plošč kot tudi podrobnejše prikaze na ravni posameznih instanc procesov. Največja omejitev takega procesnega obveščanja je v tem, da analitika ne obsega aktivnosti, ki se izvajajo izven BPM sistema in ta tako ne more pokriti celotnega procesa od začetka do konca, ki je podprt z različnimi IT sistemi.

ARIS Process Performance Manager (PPM) je patentirana programska oprema, ki omogoča organizacijam spremljati in analizirati učinkovitost in strukturo svojih poslovnih procesov od začetka do konca (t.j. preko vseh sistemov, ki jih podpirajo).

ARIS PPM prinaša ključno tehnologijo za ocenjevanje poslovnih procesov po hitrosti, stroških, kakovosti in količini ter posledično identifikacijo možnosti za izboljšanje. Omogoča celovit pregled učinkovitosti poslovnih procesov, ki je sestavljen iz dveh delov:

  • kvantitativnega, ki je osnovan na merjenju procesnih kazalnikov (od začetka do konca) in
  • kvalitativnega, ki je osnovan na vizualizaciji dejanske strukture procesov.

Odkrivanje in vizualizacija instanc procesa

(Avtomatično) odkrivanje procesov predstavlja kombiniranje s procesi povezanih podatkov/dogodkov, ki so zapisani v IT sistemih (npr. ERP, CRM, BPM sitemi) ter rekonstrukcijo in vizualizacijo vsake izvedene instance procesa (npr. naročilo št. 12345, 5. maja, ob 10:30). Rezultat je zaporedje aktivnosti/funkcij, ki je predstavljeno v grafu skupaj z vejitvami. Za prav vsako instanco procesa (npr. nabavni proces) se tako kreira popolna slika realnega poteka procesa, ki je lahko zapisana v EPC ali BPMN notaciji. Vsaka instanca procesa je opremljena z zahtevanimi ključnimi kazalniki in kot taka shranjena v repozitoriju instanc procesa, ki je del ARIS PPM.

Repozitorij instanc procesa predstavlja osnovo za prožno analitiko, ki nam da odgovore na vprašanja kot so:

  • "Kakšen je bil pretočni čas vseh procesov od-naročila-do-plačila v zadnjem mesecu za prodajne organizacije v osrednji Sloveniji?",
  • "Kako dobro je bilo sodelovanje med organizacijskima enotama Prodaja in Trženje v tretjem četrtletju 2016?" ali
  • "Kolikšen je bil prihodek procesov za dimenzijo Regija = Zahodna Evropa v letu 2017?"

Odkrivanje združenih procesnih pogledov

ARIS PPM omogoča dinamično kreiranje t.i. združenega procesnega pogleda za prav vsako poizvedbo. Ta predstavlja osnovo za primerjavo obnašanja/poteka procesov v različnih oddelkih, tovarnah, prodajnih regijah itd. Na ta način lahko prikažemo razlike v načinu dela med najboljšimi in najslabšimi izvajalci in s tem pomagamo identificirati najboljše prakse v organizaciji.

Združeni procesni pogled predstavlja povprečno obnašanje vseh izvedenih instanc procesa. Predstavljeno je prekrivanje instanc, kjer so posamezni koraki procesa združeni, debelina povezav med koraki pa predstavlja verjetnost poteka procesa. Debelejša je povezava med koraki večja je verjetnost, da se proces izvaja po tej poti.  Taka vizualizacija je osnova za strukturno analizo procesa saj jasno prikaže najpomembnejše poti in aktivnosti procesa. Dodatne analitične funkcionalnosti nam omogočajo da:

  • skrijemo poti, ki imajo določeno verjetnost,
  • obarvamo aktivnosti glede na posamezne kazalnike,
  • s pomočjo trendov in semaforjev prikažemo učinkovitost posameznih aktivnosti (stroški, časi, itd)

Strukturo procesa lahko tudi vizualiziramo s pomočjo Ganttovega diagrama, kar nam omogoči lažje razumevanje zaporedja in prekrivanja aktivnosti v procesih. Prikaz predstavlja zelo dobro orodje za odkrivanje čakalnih časov v procesu.

Odkrivanje dodatnih pogledov

Optimizacija poslovnih aktivnosti in analiziranje procesov ne pomeni le preučevanja zaporedja aktivnosti in vrednotenja s pomočjo kazalnikov učinkovitosti. Obseg avtomatične analize se splača razširiti tudi na naslednje poglede:

  • analiza organizacije/izvajalcev: kdo dela s kom in kako?
  • analiza povezav med podatki in dokumenti: kateri podatki in dokumenti so bili uporabljeni v procesu in kako?
  • analiza sistemske podpore: kateri IT sistemi so bili uporabljeni in kako?
  • analiza fizična nabavna veriga: kje so bili posamezni predmeti v določenem času in kako so se premaknili?

Analiziranje ključnih vzrokov

Ponavadi se odkrivanje odstopanj začne na visokem nivoju abstrakcije na primer preko semaforjev v nadzornih ploščah. Od te opozorilne točke se s pomočjo interaktivnih analiz, avtomatičnega rudarjenja podatkov in diagramov razporeditve, ki nam odkrijejo faktorje vpliva, premaknemo v analizo strukture procesov, ki so »zakrivili« to stanje. Procese potem analiziramo s pomočjo kritičnih kombinacij in vzorcev, saj le strukture opisujejo obnašanje organizacije, ki je proizvedlo odstopanje od zadanih ciljev.

Objavljeno v Rudarjenje procesov - ARIS PPM.