Digitalna transformacija – načrtovanje in izboljševanje procesov VIII. – Izboljševanje procesov

Izboljševanje procesov

Možnosti, ki jih ima organizacija  za izboljšanje procesov lahko razdelimo po različnih pogledih:

  • organizacijskem,
  • funkcijskem/ IT,
  • podatkovnem,
  • proizvodno/storitvenem in
  • procesnem.

Tudi v primeru, ko ima organizacija že vpeljan visoko kakovosten proces to ne pomeni, da se svet okoli procesa in organizacije ne spreminja ter da se kakovost procesa čez čas ne bo začela zmanjševati.

Procese moramo neprestano obvladovati in izboljševati da:

  • zagotovimo tudi nadaljnje izpolnjevanje procesnih in poslovnih ciljev,
  • se lahko hitro odzovemo na spremembe okolja in zahtev tržišča,
  • hitro vpeljemo nove produkte in storitve,
  • zagotovimo učinkovito izrabo virov,
  • v največji meri izkoristimo prednost novih tehnologij,
  • vzpostavimo avtomatizacijo procesov brez vrzeli.

Pomembna orodja za izboljšavo procesov so med drugim:

  • strukturna analiza procesov,
  • kvantitativna analiza procesov (statična in dinamična),
  • metodologije in pristopi izboljševanja procesov.

Strukturna analiza procesov

Strukturna analiza procesov se ukvarja s statičnim načrtom procesa oziroma s povezavami med različnimi elementi, ki sestavljajo proces, s ciljem identifikacije potencialnih problemov. Veliko tehnik strukturne analize procesov je podobna tistim, ki jih uporabljamo za verifikacijo procesov.

  • Analiza prehodov med organizacijskimi enotami nam pove kako tok procesa poteka od ene organizacijske enote ali vloge do druge. Zmanjšanje števila prehodov poveča učinkovitost procesa in zmanjša verjetnost napak.

  • Analiza prehodov med načini zapisa informacij nam pove ali so informacije, ki jih uporablja in transformira proces zapisane v različnih formatih (papir, elektronska pošta, MS Excel,…). Ročna ali avtomatizirana konverzija med različnimi formati lahko vodi do napak.

  • Analiza napak v podatkih nam pove ali so podatki, ki jih uporablja procesni korak, bili kreirani v prejšnjih korakih ali procesih in ali so v pravem formatu. Problemi tega tipa so ponavadi skriti v procesih, ki se izvajajo ročno, saj izvajalci ponavadi kar sami popravijo format in/ali poiščejo prave podatke. Te intervencije sicer zagotovijo, da proces poteka pravilno, vendar je tak proces neučinkovit in počasen.

  • Analiza prehodov med aplikacijami in IT sistemi nam pove ali je proces od začetka do konca podprt z več IT sistemi. Zmanjševanje števila sistemov in vmesnikov, ki podpirajo proces lahko izboljša učinkovitost. Če že mora biti uporabljeno več sistemov, je potrebno pogledati, kako se izvaja prenos podatkov med sistemi in ali se isti podatki vpisujejo v različne sisteme. To so namreč največje napake procesov, ki niso popolnoma avtomatizirani.

  • Analiza skritih odvisnosti nam pove ali je procesni korak odvisen od določene operacije ali vhoda, ki ni točno določen v načrtu procesa. Proces s tako napako se zna  zatakniti in čakati na ročno intervencijo, kar je neučinkovito in upočasni izvajanje.

  • Analiza pomembnosti nam pove ali vsak korak oziroma aktivnost pomaga procesu pri doseganju ciljev. Velikokrat se aktivnosti izvajajo le zato, ker so se vedno izvajale, čeprav so že davno ostale brez dodane vrednosti. Do takih napak prihaja, ko so v proces vgrajeni čakalni časi, ki čakajo na izvršbo ročnih aktivnosti, ki jih ni več ali pa so bile avtomatizirane.

  • Analiza izvajalcev nam pove kdo izvaja posamezne aktivnosti v procesu. Zagotoviti  moramo, da so to prave osebe oziroma pravi sistemi. Pri teh vprašanjih se velikokrat pojavlja sindrom 'vedno je bilo tako'.

ARIS: Poročilo o analizi povezav med vlogami in aktivnostmi procesa.

Dinamična simulacija procesov

Strukturna analiza nam pomaga identificirati probleme v procesih ter priložnosti za izboljšave. Proces je po svoji naravi dinamičen in njegovo obnašanje je odvisno od vhodov, virov, odločitev, ki smo jih sprejeli med izvajanjem, ter časa. Dinamična oziroma diskretna simulacija nam omogoči ocenjevanje obnašanja procesa skozi čas. Vhode v model določimo z različnimi distribucijami,  tok skozi model procesa pa testiramo na osnovi verjetnosti, ki smo jih določili za vsak možen rezultat v točkah odločitve.
ARIS Simulation je modul, ki podpira izvajanje dinamične simulacije na modelih tipa BPMN in EPC ter s tem omogoča razumeti in izboljšati procese na osnovi identifikacije:

  • ozkih grl,
  • pretočnih časov,
  • zahtev za vire,
  • stroškov,
  • časov,
  • in tveganj.

S simulacijo lahko preizkusimo različne profile, urnike in prioritete uporabe virov, različne stopnje pretoka oziroma različne variante poteka procesa kar nam da informacije o tem kakšen vpliv imajo te spremembe na proces. To nam pomaga pri zmanjšanju tveganj pri vpeljavi novih procesov, saj nam pristop omogoča eksperimentiranje s procesom pred vpeljavo in s tem brez direktnega vpliva na poslovanje.  Rezultati simulacije so med drugim prikazani v obliki animiranih grafov kar še poveča razumljivost delovanja procesa.

Zavedati se moramo, da so rezultati, ki jih dobimo z dinamično simulacijo procesov zelo odvisni od vhodnih podatkov in nastavitev modela. Zato je uporaba dinamične simulacije priporočljiva v primerih, ko lahko zagotovimo kvalitetne vhodne podatke in imamo na voljo veliko znanj o procesu.

Metode izboljševanja procesov

Orodja in tehnike za izboljševanje procesov je najbolje vpeljati sistematično kot del metode za izboljševanje procesov. Najbolj popularne metode so:

  • Lean
  • Muda
  • Value Stream Modeling (VSM)
  • Six Sigma

Lean je tehnika, ki nam posreduje orodja za določanje in odstranjevanje odpada v procesih ter izboljševanje toka dela skozi proces. Originalno razvita za delovne linije v proizvodni industriji je danes prilagojena tudi storitveni industriji. Njen primarni cilj je izboljšati kakovost ter zmanjšati odpad, čase in stroške. Izboljšanje procesov bi moralo biti ključni del lean pristopa toda velikokrat so rezultati lean projektov le funkcionalne in taktične izboljšave za katere ni nujno, da prinesejo dolgoročne pridobitve. V primeru, da izboljšavo procesa uspemo postaviti kot ključni element lean pristopa zagotovimo, da se bodo izboljšave zares vpeljale in organizaciji prinesle dobrobit.

Muda je lean tehnika za zmanjševanje odpada oziroma nepotrebnega dela. Vsak korak v procesu (kot tudi proces sam) se ovrednoti glede na dodano vrednost, ki jo prinaša odjemalcu oziroma organizaciji. Če ta ne prinaša dodane vrednosti, se šteje kot odpad. Sledi ovrednotenje odpada in njegova klasifikacija v eno od sedmih kategorij:

  • transport,
  • zaloge,
  • premiki,
  • čakanje,
  • prekomerna proizvodnja,
  • popravila,
  • izgube procesa.

Kategorije so primarno usmerjene v proizvodno industrijo vendar se lahko prilagodijo tudi storitveni. Dodamo lahko kategorije, ki predstavljajo specifične odpadne aktivnosti, ki pa so potrebne za delovanje organizacije t.j. aktivnosti za zagotavljanje zdravja in varstva pri delu, spoštovanje zakonodaje, računovodstvo, itd. Ko določimo tip odpada, lahko aktivnosti dodatno analiziramo glede na vpliv in možnost odstranitve ter na osnovi tega določimo prioritete ukrepov.

Value Stream Modeling (VSM) je lean tehnika, ki se uporablja za določanje vseh tokov aktivnosti in informacij, ki so potrebne pri kreiranju proizvoda iz surovin. VSM lahko uporabimo tako za modeliranje dobavnih verig proizvodne kot tudi storitvene industrije.

ARIS VSM model podpira modeliranje s pomočjo standardnih simbolov, ki so v uporabi v industriji. Z njimi lahko vizualiziramo in analiziramo celotno verigo dodane vrednosti. Izračunamo lahko časovnico procesa ter kreiramo Kaizen poročila in poročila o učinkovitosti procesov, ki nam prikazujejo izgube zaradi zaustavitve procesa, neučinkovitosti in probleme s kakovostjo. Prav tako lahko ovrednotimo potrebe za izboljšanje učinkovitosti. VSM se osredotoča na celotno verigo naenkrat in izboljšuje kakovost posameznih procesov. Z uporabo orodij ARIS platforme lahko VSM modele integriramo v procesno verigo skupaj z modeli za opisovanje verige dodane vrednosti in procesov (EPC) ter SIPOC modeli.

ARIS Six Sigma vsebuje različne tipe modelov od tistih, ki opisujejo obseg - SIPOC, do tistih, ki identificirajo problematična področja – fishbone diagram, določajo merljive kritične faktorje uspeha - CT-X diagram in omogočajo poročanje v obliki matrik odgovornosti (RASCI).

ARIS: SIPOC model

ARIS omogoča popolno podporo DMAIC življenjskemu ciklu ter integracijo Six Sigma specifičnih modelov v procesno arhitekturo organizacije.

 

Objavljeno v Analiziranje, Digitalna transformacija. Oznake: , , , .