Digitalna transformacija – načrtovanje in izboljševanje procesov VII. – Proces načrtovanja procesov

Metoda načrtovanja procesov

Pred začetkom načrtovanja procesov je potrebno sprejeti odločitev kako se  lotiti projekta. Tako kot pri vsaki aktivnosti načrtovanja s katero želimo doseči kakovosten in kompleten rezultat se moramo tudi v tem primeru projekta lotiti s preglednim in konsistentnim pristopom. Načrtovanje procesov je skupinsko delo, ki od vsakega udeleženca zahteva vsaj poznavanje pristopa, če ne že podrobnosti metodologije. Osamljen modeler, ki dela na nestrukturiran način, bo težko kreiral dobre procese.

Tricikel na projektih uporablja metodologijo, ki je bila razvita na osnovi izkušenj s projektov IDS Scheer (ARIS Value Engineering) in kasneje nadgrajena v metodologijo Prime (SoftwareAG), ki med drugim vsebuje tudi pristope za transformacijo procesov. Prime (Platform Rapid Innovation Methodology) je procesno usmerjena metodologija osnovana na dolgoletnih izkušnjah s projektov, specialističnih znanj iz različnih industrij ter najboljših praks upravljanja poslovnih procesov. Prime je sestavljen iz procedur, vodil, predlog, orodij in referenčnih struktur, ki pomagajo vzpostaviti in vpeljati izbrano poslovno rešitev ter obvladovati celoten življenjski cikel projekta.

Določanje vlog

V vsak pomembnejši proces načrtovanja procesov bo vključeno več vlog. Nekatere od teh vlog kot sta na primer vlogi direktorja upravljanja procesov in lastnika procesa od začetka do konca so vodstvene vloge, ki morajo biti prisotne v velikih organizacijah. Medtem, ko morajo biti vloge arhitekta procesov, specialista za procese, vodje procesov ter modelerja prisotne v vsakem projektu načrtovanja procesov. V manjših organizacijah oziroma na manjših projektih lahko ena oseba opravlja več prej naštetih vlog. V večini organizacij bodo različni ljudje izvajali svoje točno določene vloge na več projektih. Za uspeh projekta načrtovanja procesov je zelo pomembno, da vloge zasedajo ljudje z ustreznimi znanji in kompetencami.

Nekaj tipičnih vlog, ki nastopajo v procesih načrtovanja in upravljanja procesov:

  • Vodja upravljanja procesov — določa strategijo procesov in procesne cilje, odgovoren je za vzpostavitev strukture za upravljanje procesov vključno z lastniki procesov, je lastnik pregleda procesnih področij in zagotavlja, da ključni procesi dosegajo strateške cilje ter želeno k stranki usmerjeno učinkovitost.
  • Sponzor upravljanja procesov — vodi in navdihuje razvoj ključnih procesov, ki stranki kreirajo najboljšo izkušnjo, določa vizijo end-2-end procesov, določa lastništvo in odgovornosti za procese, podpira razvoj procesov kot orodja za doseganje poslovne učinkovitosti.
  • Lastnik procesa od začetka do konca (e2e)— določa kazalnike za merjenje procesov, odgovoren je za načrt procesa od začetka do konca, integrira in (ponovno) uporablja poslovne procese poslovnih enot, zagotavlja  merjenje in doseganje želenega nivoja zadovoljstva strank,  zagotavlja doseganje zastavljenih ciljev za prihodek in zmogljivost procesa, zagotavlja, da so procesi od začetka do konca v skladu s strategijo organizacije, proži in upravlja inciative za izboljševanje procesov od začetka do konca, promovira standardizacijo in optimizacijo procesov ter potrjuje spremembe IT sistemov, ki vplivajo na oziroma podpirajo proces.
  • Arhitekt procesov — določa korporativno procesno arhitekturo, upravlja pregled procesnih področij in zagotavlja konsenz o procesni arhitekturi, sodeluje z lastniki procesov in vodji procesov s ciljem zagotoviti skladnost arhitekture ter sodeluje z IT s ciljem promoviranja ponovne uporabe poslovnih storitev.
  • Vodja procesa — upravlja operativno delo procesov poslovne enote z nalogo doseči cilje, ki so jih določili lastniki procesov od začetka do konca, odgovoren je za načrtovanje procesov poslovne enote, upravlja dodeljevanje virov in zagotavlja  zbiranje dogovorjenih kazalnikov, uporabnikom procesa zagotavlja procesno infrastrukturo kot so dokumentacija, sistemi in oprema, koordinira izboljšave procesov poslovnih enot.
  • Specialist za procese — izvaja podrobno načrtovanje, analiziranje in izboljševanje procesov z uporabo dogovorjenih standardov, metod in orodij; zagotavlja da procesi dosegajo procesne cilje in želeno izkušnjo stranke; zagotavlja, da so procesi skladni s standardi arhitekture, preverja in potrjuje primernost procesov.
  • Administrator procesov — upravlja repozitorij procesov pod nadzorom arhitekta procesov, zagotavlja standardizacijo procesov, zagotavlja konsistentnost in pravilnost repozitorija ter zagotavlja tehnično podporo orodjem za modeliranje procesov.

Kompetenčni center za upravljanje procesov

Naloga kako zapolniti zgoraj omenjene vloge je lahko zahtevna. Eden izmed pristopov s katerim si lahko pri tem pomagamo je vzpostavitev kompetenčnega centra za upravljanje procesov. Kompetenčni center predstavlja skupino ljudi, ki za organizacijo izvajajo podporo, mentorstvo, svetovanje in ostale s procesi povezane storitve. Kompetence in znanja, ki so zbrana v centru, zagotavljajo najučinkovitejšo izrabo virov, vzdržujejo konsistenten pristop in zagotavljajo, da je ta procesno usmerjen pristop hitro vzpostavljen. Naloge centra so lahko omejene le na zagotavljanje tehničnih procesnih znanj in podporo orodju za modeliranje, lahko pa so naloge širše in dodatno zajemajo podporo vzpostavitvi upravljanja poslovnih procesov (BPM) kot vodstveni funkciji znotraj organizacije.

Naloge kompetenčnega centra med drugim lahko zajemajo:

  • ocenjevanje zrelosti procesov,
  • identifikacijo deležnikov procesov,
  • določanje procesnih vlog,
  • izvajanje šolanj o procesih,
  • določanje procesnega portfelja,
  • razvoj in določanje standardov in vodil za upravljanje procesov,
  • določanje procesa upravljanja procesov,
  • izvajanje tehnične podpore upravljanju procesov,
  • upravljanje repozitorija procesov in spletnega portala.

Poznamo dva osnovna pristopa vzpostavitve kompetenčnega centra za upravljanje procesov. Kompetenčni center lahko vzpostavimo kot samostojno poslovno enoto katere zaposleni imajo naloge le znotraj centra, medtem ko drugi način predvideva, da je kompetenčni center virtualna skupina, ki si »sposoja« zaposlene in vire iz ostalih poslovnih enot v organizaciji. Oba pristopa imata svoje pluse in minuse.

Združevanje vseh ustreznih kadrov v centralno skupino je najboljši in najhitrejši način za vzpostavitev, ustrezno uporabo ter koordinacijo procesnih znanj in kompetenc. Šibka točka pristopa je, da  lahko ostale poslovne enote vidijo tako skupino kot preveč oddaljeno od operativnega dela in premalo usmerjeno v poslovanje. Po drugi strani virtualna skupina omogoča ljudem, da ostanejo znotraj svojih poslovnih enot in se osredotočijo na svoje vsakodnevno delo, torej naj bi s tem imeli bolj direktno povezavo s poslovanjem. Slaba stran takega pristopa je, da je zelo težko ustrezno koordinirati in določati prioritete zaposlenih z deljenimi pristojnostmi, kar lahko vodi k preveliki obremenjenosti in s tem počasnejšemu napredku in manjši učinkovitosti.

Najboljša rešitev je kombinacija obeh pristopov. Vzpostavitev centralne skupine, ki jo vodi spoštovan vodja z dobrimi poslovnimi rezultati in izkazano strastjo za procese, v katero dodamo strokovnjake ključnih disciplin kot so modeliranje procesov, upravljanje sprememb, merjenje učinkovitosti (v praksi se je pokazalo, da že ena oseba, ki ves oziroma večino delovnega čas posveča upravljanju procesov pomeni organizaciji veliko dodano vrednost). Skupini po potrebi (kratkoročno) pridružimo zaposlene iz ostalih poslovnih enot, ki sodelujejo pri izvajanju aktivnosti povezanih z upravljanjem procesov v svojih poslovnih enotah in se kakor hitro so orodja in ključne procesne metode  vpeljani vrnejo v svoje običajne vloge. Na ta način kompetenčni center vzdržuje svojo učinkovito velikost in zmožnosti po drugi strani pa ni preveč oddaljen od poslovanja.

Sodelovanje s pomočjo orodij ARIS platforme

Pri načrtovanju procesov ne sodelujejo le zgoraj naštete vloge. Pri načrtovanju morajo sodelovati vsi, ki imajo kaj opraviti s procesi. ARIS Connect predstavlja platformo, ki podpira sodelovanje in predstavlja orodje za izboljšavo procesov vsem v organizaciji, kot tudi tistim izven nje, če je to potrebno (primer: dobavitelji, partnerji in stranke, ki sodelujejo pri načrtovanju dobavne verige). Poleg sodelovanja na osnovi procesno usmerjenih razprav in pogovorov ARIS Connect s pomočjo že vgrajenih delovnih tokov podpira tudi bolj formalne oblike sodelovanja kot so  upravljanje sprememb oziroma upravljanje verzioniranja procesov.

Objavljeno v Digitalna transformacija, Obvladovanje procesov.