Digitalna transformacija – načrtovanje in izboljševanje procesov VI. – Arhitektura

Arhitektura procesov

Arhitektura procesov opisuje strukturo poslovnih procesov in je sestavljena iz:

  • horizontalne strukture —povezave med procesi,
  • vertikalne strukture — dekompozicija procesov,
  • definicij modelov —tipov modelov, ki so na vsakem hierarhičnem nivoju zahtevani za opis poslovnih informacij (npr. procesi, podatki, IT, kazalniki, tveganja, organizacijske enote, itd.),
  • definicij vsebine — tip in nivo podrobnosti zahtevan za vsak hierarhični nivo,
  • vmesnikov — povezovalne točke med procesi,
  • povezav — povezave med procesi, poslovnimi viri in poslovnim okoljem.

Kompleksne procesne strukture

Vertikalna oziroma hierarhična struktura arhitekture je določena kot število nivojev in je lažje razumljiva saj je z njo določena količina informacij, ki je vidna na posameznem nivoju. Najvišji nivoji so ponavadi sestavljeni iz verig dodane vrednosti, ki prikazujejo ključna procesna področja oziroma end-2-end procese. Nižji nivoji vsebujejo podrobnejše opise operativnih (pod)procesov. Prednost t.i. top-down pristopa je v tem, da ni nujno, da so vsi procesi razdelani in opisani na vseh nivojih, ki jih določa arhitektura, ampak so razdelani le do nivoja na katerem deležnikom posredujejo dovolj informacij za dosego njihovih ciljev.

Horizontalna struktura je določena s konstrukcijo poti end-2-end procesov ter s tem kako so podprocesi grupirani v funkcionalna področja. Za organizacijo je kritičnega pomena, da ve kje se izvajajo predaje med procesi in kje se interni procesi povezujejo z zunanjimi procesi (npr. strank, dobaviteljev, partnerjev), saj na ta način lahko zagotovi, da je proces  učinkovit in zmogljiv ter omogoča stranki najboljšo izkušnjo.

Štirinivojska hierarhija procesov

Z jasno določenimi pravili, ki nam določajo kaj je potrebno modelirati na posameznem nivoju arhitekture, ki veljajo tako za vsebino kot za uporabljene modele, objekte in povezave, dobijo načrtovalci procesov razumljiva vodila kako in kaj modelirati ter kako povezati modele med sabo.

Dobro definirana arhitektura modelov nam doprinese:

  • dober okvir za dogovor o strukturi poslovnih procesov,
  • navodila za modeliranje procesov,
  • navodila za iskanje informacij o procesih,
  • standarde modeliranja,
  • pomoč pri komunikaciji znanja v organizaciji,
  • pomoč pri šolanju uporabnikov,
  • ključno komponento celovite arhitekture organizacije (enterprise architecture).

Ko je arhitektura napolnjena z vsebino nam omogoči:

  • pogled na poslovne operacije s ptičje perspektive,
  • vizualizacijo end-2-end procesov,
  • zmožnost analiziranja vpliva sprememb na poslovanje,
  • zmožnost identifikacije vrzeli in podvajanj,
  • zmožnost usklajevanja zmožnosti organizacije z viri, ki jih ima na voljo,
  • podporo določanju obsega projektov povezanih s procesi,
  • identifikacijo priložnosti za izboljšave,
  • poenostavitev procesov in njihovo standardizacijo,
  • Identifikacijo priložnosti za avtomatizacijo procesov.

Pregled procesnih področij – primer 1. nivoja procesne arhitekture

Ponavadi se arhitektura procesov v organizaciji ne zgradi naenkrat, vendar je pomembno, da je postavljena preden gre modeliranje procesov predaleč. Tipični pristop predvideva, da se najprej razvijejo in določijo najvišji nivoji arhitekture – pregled procesnih področij in procesna področja ter pregled end-2-end procesov, ki predstavljajo t.i. vodstveni oz logični nivo arhitekture.  Na nižjih nivojih se potem procesi opišejo takrat, ko za to obstaja potreba. Pri tem se je potrebno osredotočiti na procese, ki imajo visoko poslovno vrednost, velik vpliv na stranko, znane pomankljivosti ali velik potencial za izboljšave. Prioritete kje začeti s temi procesi so seveda določene preko strategije organizacije. Skozi čas se arhitektura polni z vsebino in tako postaja vedno bolj pomembno sredstvo organizacije.

Med gradnjo procesne arhitekture ne smemo zavreči zapisov procesov, ki so še v papirni obliki ali v nestandardnih orodjih za modeliranje. Potrebno jih je zbrati, popisati ter jih povezati v obstoječo arhitekturo. Na ta način bodo vsaj zabeleženi v skupnem repozitoriju dokler ne pride na vrsto njihov čas za digitalizacijo v orodjih ARIS platforme.

Procesna arhitektura ne stoji sama zase ampak je del večje t.i. celovite arhitekture, ki opisuje celotno infrastrukturo, ki podpira poslovanje. Poslovno informacijska arhitektura (Enterprise architecture) je tipično razdeljena na štiri domene:

Domene poslovno informacijske arhitekture (EA)

  • poslovna arhitektura (vključujoč procese),
  • arhitektura informacij,
  • arhitektura aplikacij,
  • arhitektura tehnologij.

V preteklosti se je bila pozornost celovite arhitekture namenjena predvsem IT vendar se je v zadnjih letih pozornost preusmerila na to, da celovita arhitektura res upošteva vse vidike poslovanja. (glej Rob Davis, “Putting the ‘E’ back into Enterprise Architecture,” BP Trends, July 2011). Najpopularnejša metodologija in okvir za zapis celovite arhitekture (EA), ki jo v celoti podpirajo tudi orodja ARIS platforme, je TOGAF 9 organizacije Open Group ( www.opengroup.org/togaf), ki vsebuje vodila ter tipe  modelov in elemente za dokumentiranje celovite arhitekture (EA).

Objavljeno v Digitalna transformacija, Obvladovanje procesov.