Digitalna transformacija – načrtovanje in izboljševanje procesov V. – Uporaba standardov je ključnega pomena

Preden začnemo modelirati

Uporaba standardov je ključnega pomena

Ko enkrat vemo kaj bomo modelirali, kakšen nivo podrobnosti potrebujemo in za kaj bo model uporabljen, lahko določimo pravila modeliranja, ki so potrebna da:

  • zagotovimo, da bodo različne skupine lahko kreirale in povezale modele,
  • zagotovimo, da bodo lahko vsi deležniki enostavno in hitro razumeli modele,
  • poenostavimo uporabo orodij za modeliranje,
  • zmanjšamo stroške šolanja in poenostavimo vključitev novih in/ali zunanjih sodelavcev,
  • zagotovimo, bodo modeli enostavno prenosljivi v orodja za vpeljavo in avtomatizacijo.

Veliko ljudi uporablja risarska orodja za dokumentiranje svojih procesov in dostikrat pri tem uporabijo predloge in simbole, ki so si jih kreirali sami. Slabost takega pristopa je v tem, da so modeli dostikrat nerazumljivi za vse ostale deležnike in kot taki težko predstavljajo dodano vrednost organizaciji. Orodja ARIS platforme so osnovana na ARIS metodologiji in najboljših praksah zato so standardi, ki jih podpirajo orodja razumljivi in podpirajo vse nivoje v organizaciji od strategije do procesov in podpore vpeljevanju IT tehnologij. S tem je zagotovljena konsistentnost zapisanega znanja o organizaciji,  njegovo splošno razumevanje in uporabnost.

Notacije procesov

Največkrat uporabljeni notaciji za opis procesov sta ARIS EPC (event-driven process chain) in BPMN™ (Business Process Modeling Notation). EPC predstavlja bogato notacijo, ki je zelo primerna za modeliranje procesov s poslovnega vidika. EPC nam ponuja objekte in povezave, ki predstavljajo tok procesa, vire, ki so potrebni za izvedbo procesa in poslovno okolje v katerem deluje proces. Po drugi strani je BPMN postal industrijski standard za modeliranje procesov, ki so namenjeni avtomatizaciji procesov oziroma vpeljavi s pomočjo delovnih tokov v BPM sistemih (npr. BPMN vsebuje elemente, ki omogočajo opis zank in časovnih sprožilcev). Žal BPMN notacija trenutno ne podpira opisa poslovnih virov ali osnovnih značilnosti poslovnega okolja, ki so znatnega pomena za kreiranje ‘dobrih modelov’ procesov.

Pri določanju standardov za modeliranje je zelo pomembno določiti katero notacijo in katerem nivoju procesne arhitekture jo bomo uporabljali (npr. EPC za poslovni opis operativnih modelov in BPMN za podrobni opis namenjen vpeljevanju). Pri tem moramo biti dosledni in ne smemo dopustiti, da se vsak modeler odloča o notaciji na osnovi osebnih preferenc.

Na katera vprašanja moramo znati odgovoriti pri izbiri notacije za modeliranje procesov:

  • Kaj bodo modeli predstavljali (poslovanja ali vpeljavo)?
  • Kako podrobno bodo opisani procesi?
  • Kdo bo gledal/uporabljal modele (poslovni del ali IT)?
  • Bodo tudi zunanje organizacije uporabljale modele ali sodelovale pri modeliranju?
  • Nameravamo modele prenesti v IT sistem ali sistem delovnih tokov?
  • Nameravamo modele v elektronski obliki deliti z drugimi organizacijami?

Uporaba orodij ARIS platforme poenostavi odločitev saj omogoča integracijo obeh notacij.

Transformacija modela iz EPC v BPMN notacijo

Transformacija modela iz EPC v BPMN notacijo

Integracijo lahko izvedemo na več načinov. Ena izmed možnosti je, da vzdržujemo poslovni opis procesa v notaciji EPC. V primeru, ko želimo model uporabiti tudi za vpeljavo ga lahko s pomočjo transformacije, ki je standardna zmožnost orodij ARIS platforme, predelamo v BPMN notacijo. BPMN model potem nadgradimo z elementi, ki so potrebni za vpeljavo. Ker orodje omogoča t.i. round-loop lahko spremembe toka procesa, ki so bile narejene v BPMN modelu prenesemo nazaj v EPC notacijo. Drugi način je, da za opis procesnega toka uporabimo BPMN notacijo medtem ko so informacije o poslovnem okolju in virih zapisane v pripadajočih podmodelih tipa »function allocation diagram« posamezne aktivnosti.

V obeh primerih se vsi modeli nahajajo znotraj enotnega ARIS repozitorija, ki omogoča enostavno navigacijo med modeli in konsistenten zapis informacij, ki so tako na razumljiv način dostopne tako poslovnemu kot tudi IT delu organizacije.

Orodja ARIS platforme poleg omenjenih notacij podpirajo tudi notacije za modeliranje podatkov (IEF, ERM, UML), poslovne strategije (Osterwalder, SWOT, BSC), izboljševanje procesov (Six Sigma, Value Stream Analysis) in upravljanje celotne izkušnje stranke (CXM).

Potreba po strukturi

Poslovanje ni odvisno le od enega ali dveh procesov ampak poteka skozi kompleksno mrežo procesov, ki v organizaciji segajo čez meje posameznih oddelkov ali IT sistemov.  Ključne poslovne aktivnosti lahko opišemo z manjšim številom t.i. end-2-end procesov kot na primer od-naročila do-plačila, od-nabave-do-plačila, od napake do rešitve. Ti end-2-end procesi so zgrajeni iz kombinacije poslovnih procesov, poslovni procesi pa so sestavljeni iz podprocesov, ki se velikokrat ponovno uporabijo. Na primer proces testiranja izdelka se lahko uporabi tako v end-2-end procesu od-naročila-do-plačila kot v end-2-end procesu od-napake-do-rešitve.

Razumevanje delovanja procesov in njihovih povezav je ključnega pomena pri kreiranju repozitorija poslovnih procesov organizacije, ki bo enostavno razumljiv in bo organizaciji predstavljal dodano vrednost.  Repozitorij procesov mora vsebovati horizontalne in vertikalne strukture povezanih procesov, ki opisujejo poslovanje. Zato je pred začetkom modeliranja zelo pomembno določiti arhitekturo, ki opisuje strukturo procesov. Na ta način določimo kje v okvirju je mesto novo načrtovanih procesov.

Objavljeno v Digitalna transformacija, Obvladovanje procesov.