Digitalna transformacija – načrtovanje in izboljševanje procesov III. – Ponovna uporaba sredstev

Ponovna uporaba procesov

Procesi so pomembno poslovno sredstvo in kot vsako drugo poslovno sredstvo jih je potrebno karseda dobro izkoristiti. Zato je že pri njihovem načrtovanju potrebno razmišljati o tem na kakšen način jih večkrat oziroma ponovno uporabiti. Seveda si večkratne uporabe ne predstavljamo le kot preprosto kopiranje delov procesa iz enega modela v drugega oziroma vpeljevanja že obstoječih delov delujočih procesov. V praksi namreč ponovna uporaba procesov ni tako samoumevna kakor se zdi na prvi pogled. Poznamo tri načine ponovne uporabe:

  • strukturno uporabo
  • pri načrtovanju
  • pri vpeljevanju

Kot strukturno uporabo razumemo uporabo ključnih konceptov in najboljših praks, kar pomeni, da nam pri načrtovanju novih procesov ni potrebno začeti iz nič. Pri tem obstoječe referenčne procese redko uporabimo v celoti ampak jih prilagodimo in razširimo glede na poslovne potrebe organizacije. Pomemben element strukturne uporabe je spoštovanje standardnih okvirjev, ki nam služijo kot skupni jezik za sporazumevanje, nabavljanje in sodelovanje med organizacijami. Tipični primeri standardnih okvirjev so:

  • arhitekturni okvirji kot na primer TOGAF®, Zachman Framework™, ARIS,
  • poslovni okvirji kot na primer APQC in VAR,
  • industrijski okvirji kot na primer SCOR in eTOM®,
  • najboljše prakse v industriji kot na primer ITIL® in MIT.

Ponovna uporaba pri načrtovanju pomeni planirano uporabo skupnih pristopov, virov in komponent, ki jo najlažje predstavimo v hierarhični obliki. Poznamo dva pristopa. V prvem na najvišjem nivoju vzpostavimo generične procesne vzorce, ki so namenjeni ponovni uporabi. (npr. vsi prodajni procesi imajo skupne osnovne korake, ki pa se razlikujejo v podrobnostih na nižjih nivojih). Drugi pristop uporabimo v primeru, ko imamo v organizaciji več različnih prodajnih procesov. Takrat dogovorimo enotno strukturo na višjem nivoju, ki nam pomaga pri komunikaciji in ponovni uporabi komponent na nižjem nivoju t.j. poslovnih storitev in procesnih komponent.

Osnovni cilj ponovne uporabe pri načrtovanju je načrtovati in ponovno uporabiti standardne procese (npr. en proces, ki ga izvajajo isti ljudje in isti sistemi za vse proizvode in lokacije). Pri tem moramo vedeti, da tak pristop ni vedno mogoč in da moramo v večini primerov uporabiti kombinacijo zgoraj omenjenih pristopov:  generični vzorec procesa na visokem nivoju ter variante procesa za različne scenarije na nižjih nivojih.

Tipični primeri ponovne uporabe pri načrtovanju so:

  • uporaba standardnih procesov —vpeljava istega procesa za uporabo v različnih scenarijih,
  • uporaba generičnih procesov — vpeljava generičnih vzorcev procesov na višjih nivojih in variant na nižjih nivojih,
  • uporaba variant procesov—modifikacije standardnih procesov s ciljem vpeljati prilagojene rešitve,
  • uporaba vzorcev— načrtovanje skupnih poslovnih aktivnosti,
  • uporaba poslovnih storitev —načrtovanje skupnih poslovnih zmožnosti.

Ponovna uporaba pri vpeljavi se nanaša na elemente, ki jih lahko uporabi proces, niso pa ti elementi bili načrtovani oziroma določeni s strani načrtovalcev procesov. Primer:  enotni sistem naročanja lahko uporabi več procesov, vendar ta ni nastal kot rezultat ponovne uporabe procesa. Na podoben način se na primer lahko uporabijo SOA komponente.  Da bi organizacija kar najbolje izkoristila IT in ponovno uporabo deljenih storitev, morata IT in procesna skupnost združiti moči pri načrtovanju  ponovne uporabe. Tipični primeri ponovne uporabe pri vpeljevanju so:

  • skupni storitveni procesi – poslovne funkcije so podprte s skupnimi procesi,
  • IT aplikacije,
  • IT storitve,
  • vzorci delovnih tokov.

Najpomembnejše vodilo za čim boljši izkoristek ponovne uporabe obstoječih procesov je, da o tipih in priložnostih za ponovno uporabo razmislimo že pred začetkom načrtovanja procesov.

Objavljeno v Digitalna transformacija, Obvladovanje procesov.