Digitalna transformacija – načrtovanje in izboljševanje procesov I. – Določanje ciljev

Določanje ciljev

Mnogo organizacij se odloči za risanje in modeliranje procesov, ker imajo občutek, da so procesi pomembni in da jim zaradi tega to verjetno ne bo škodilo. Seveda so procesi pomembni. Še več:

"Procesi niso le še nekaj kar počne organizacija, procesi so poslovanje organizacije"

In prav zaradi pomembnosti procesov je zelo pomembno, da načrtovanje in obvladovanje procesov izvedejo ljudje s pravimi znanji. Kot pri vsakem resnem pristopu je tudi tu prva stvar, ki jo moramo določiti, namen procesov in kdo jih bo procese uporabljal. Prav tako je v fazi kreiranja modelov za te procese pomembno vedeti komu so modeli namenjen in kdo bo modele uporabljal.

Zato je izrednega pomena, da pred začetkom kateregakoli načrtovanja procesov določimo:

  • cilje procesov in
  • cilje modeliranja procesov.

Šele ko so ti cilji določeni, se lahko lotimo načrtovanja projekta načrtovanja procesov.

Cilji poslovnih procesov

Učinkoviti procesi so eden izmed najpomembnejših načinov uresničevanja strategije in doseganja zadanih ciljev. Vendar so poslovni cilji vse prevečkrat določeni brez razmisleka o tem kako naj bi bili realizirani s pomočjo poslovnih procesov. Po drugi strani pa se procesi načrtujejo in izboljšujejo na osnovi podrobnih funkcionalnih zahtev a brez ideje kako bodo ti procesi uresničili poslovne cilje ali učinkovali na izkušnjo stranke. Posledice takih pristopov so, da zadani cilji niso doseženi in da "izboljšave" procesov nimajo učinka.

Če želimo učinkovito upravljati organizacijo, moramo zagotoviti, da se poslovna strategija in strateški cilji direktno povežejo na procesne cilje in ukrepe. S tem dosežemo, da so procesi načrtovani v skladu s strateškimi cilji organizacije ter sledljivost med poslovnimi cilji in učinkovitostjo procesov. Sledljivost nam omogoča, da na osnovi neizpolnjenih poslovnih ciljev izsledimo procese, ki ne dosegajo želene učinkovitosti, in jim predpišemo ustrezne ukrepe.

Orodja ARIS platforme omogočajo dokumentiranje in modeliranje poslovne strategije, povezavo na poslovni del in s tem premostitev vrzeli med strateškim in poslovnim nivojem organizacije. Z modeli predstavimo poslovno strategijo, taktike, cilje, kazalnike in kritične faktorje uspeha, ki so povezani na modele procesov, organizacijske strukture in IT, ki uresničujejo strategijo. V orodjih so na voljo tudi drugi pristopi za zapis strategije kot so kanvas poslovnega modela, strateški diagrami, model vzrokov in posledic (BSC), SWOT. Za razliko od konvencionalnih slik ali predstavitev v PowerPointu® so v orodjih ARIS platforme vse informacije o strategiji shranjene v repozitoriju, ki poleg tega, da predstavlja enotno točko resnice, omogoča tudi analiziranje in komuniciranje, podporo vpeljevanju in merjenju ter kreiranje poslovnih nadzornih plošč.

Ko  zajemamo cilje in zahteve, se ne smemo omejiti le na ozek krog poslovnih ljudi. Tako kot mora poslovni del zadovoljiti zahteve svojih deležnikov tj. stranke, dobavitelji, partnerji, delničarji, morajo tudi procesi zadovoljiti pričakovanja in cilje različnih deležnikov. Ta pričakovanja so predstavljena z 'glasovi', ki jih je vredno poslušati:

  • glas stranke - potrebe in pričakovanja strank,
  • glas poslovanja - poslovni cilji in omejitve,
  • glas tržišča - trenutni trendi in poteze konkurence.

Kolikšna je teža posameznega glasu, je odvisno od vsebine in tipa projekta. Pogosto poslovni deležniki že vključijo potrebe strank in tržišča v svoje poslovne zahteve. Če temu ni tako, sta dve izmed nalog načrtovalca procesov: zagotoviti, da načrt procesa vsebuje tudi dobro izkušnjo stranke in da vodi poslovne deležnike k pravim vprašanjem.

Cilji modeliranja

Ko določimo poslovne cilje, ki jih morajo doseči procesi, lahko začnemo z načrtovanjem novih ali dokumentiranjem obstoječih "kot-je" procesov pri tem pa moramo zagotoviti, da bodo modeli procesov izpolnjevali nekaj ključnih zahtev:

  • da predstavljajo pravo poslovanje,
  • da so določeni, do dogovorjenega nivoja podrobnosti,
  • da prikazujejo primeren pogled,
  • da predstavljajo stanje v točno določenem trenutku,
  • da jih načrtujemo za določen cilj.

Poleg tega moramo vedeti za katere poslovne deležnike načrtujemo proces, za kaj bodo deležniki proces uporabljali in kakšne koristi bodo imeli od tega. Vse te informacije določajo vsebino, format in nivo podrobnosti, ki bodo zapisane v modelu. Veliko organizacij namreč izgublja čas z modeliranjem neprimernih modelov. Zato je zelo pomembno razumeti čemu sploh modeli procesov. Dober način kako pristopiti k temu je uporaba 5V načrtovanja procesov.

5V načrtovanja procesov

V1: Zakaj modeliramo?

So modeli namenjeni projektu optimizacije, za komunikacijo vsebine končnim uporabnikom, načrtovanju IT rešitev ali kombinaciji prej naštetih? Obstajajo omejitve kot na primer predpisi, spremembe v poslovni strukturi ali dostopnost virov? Kako bomo merili procese? Odgovori na ta vprašanja nam določijo katere informacije moramo vključiti v modele in kako podrobno bodo morale biti opisane. Če nivo in tip podrobnosti informacij nista natančno določena že na začetku projekta, obstaja velika verjetnost, da bomo z modeliranjem nepotrebnih informacij izgubili veliko časa.

V2: Kdo bo uporabljal modele?

Imamo samo enega deležnika s specifičnimi zahtevami ali jih je več? Zahtevajo deležniki od modelov iste informacije in jih želijo videti v isti obliki ali ne? Ali sploh želijo videti modele ali bi radi videli le rezultate in analize kreirane na osnovi modelov (procesna dokumentacija/navodila za delo, matrike, ipd)? Na osnovi odgovorov na ta vprašanja določimo v kakšnih oblikah bodo informacije iz repozitorija na voljo posameznim deležnikom. ARIS Connect omogoča predstavitev procesnih informacij v različnih oblikah preko spletnega portala, lahko pa se kreirajo tudi dodatni pogledi ali poročila, ki so prilagojena posebnim zahtevam deležnikov.

V3: Kaj modeliramo?

Pred začetkom projekta moramo odgovoriti na vprašanje ali je cilj procesna arhitektura celotne organizacije, arhitektura posamezne poslovne funkcije (na primer prodaje) ali le posamezen proces od začetka do konca (end-2-end) na primer od naročila do plačila.  Velikokrat se pristopi k modeliranju brez natančno določenega obsega in ker so procesi v organizaciji zelo prepleteni, lahko projekt hitro zatava z začrtane poti ter se izgubi v podrobnostih oziroma aktivnostih, ki niso del obsega projekta. Zato je ne glede na želeni obseg modeliranja dobra praksa, da se začne modelirati na nivoju pregleda poslovnih področij in potem z "drill-down" pristopom zajeti želene procese, ki so kritični za poslovanje, imajo velike probleme ali vsebujejo velik potencial za izboljšave. Tak pristop nam omogoča, da v arhitekturo modelov procesov organizacije enostavno vključimo nove modele, ki bodo nastali v sklopu prihodnjih projektov.

V4: Kdaj bomo potrebovali modele?

Modeliramo "kot-je" stanje ali načrtujemo "kot-bo"? Ko modeliramo procese "kot-je" ali to pomeni stanje kot je ali stanje kot naj bi bilo? Kdaj bo pravzaprav stanje "kot-bo" uporabljeno, kakšne so omejitve in kakšne so odvisnosti? Ali je stanje "kot-je" sploh potrebno? Veliko stvari se lahko naučimo iz trenutnega stanja procesov v organizaciji, vendar če vemo, da se bo s projektom transformacije veliko tega spremenilo potem ni potrebe, da bi zelo podrobno popisovali trenutno stanje.

V5: Kje bomo uporabili modele?

Bodo modele uporabljali ljudje, ki izvajajo procese, načrtovalci procesov ali lastniki procesov? Kakšen format jim najbolj ustreza? Je to papirni dokument ali spletni portal? Bodo deležniki modele samo gledali ali jih bodo direktno uporabili  za avtomatizacijo procesa? Se bodo modeli delili s tretjimi strankami in ali morajo ustrezati točno določenemu standardu? Odgovori na ta vprašanja nam povedo katere informacije je potrebno vključiti v model procesa in katere notacije uporabiti za opis (npr. BPMN za prenos informacij o poteku procesa v IT okolje).

Objavljeno v Digitalna transformacija, Obvladovanje procesov.