Enoten sistem upravljanja organizacije II.

Dostopnost in standardizacija sta ključna elementa

Kakovost mora biti zapisana v genetsko kodo vseh poslovnih operacij. Polne omare priročnikov za kakovost in delovnih navodil nam lahko zagotovijo vrsto certifikatov vendar se v današnjem digitalnem svetu pokaže, da imajo pristopi iz prejšnjega stoletja kritične pomankljivosti:

  • zaposleni težko najdejo in razumejo informacije,
  • osveževanje informacij je počasno in hitro lahko pride do nekonsistentnosti ter napak,
  • zaposleni neradi brskajo po priročnikih, kar zmanjšuje zavedanje o pomembnosti kakovosti,
  • ni mehanizmov za zajem povratnih informacij

Enoten sistem upravljanja poenostavi iskanje in razumevanje informacij ter postavi sprejemljivost in enostavno uporabo kot osnovo na kateri se gradita razumevanje in izboljševanje učinkovitosti standardov, vodil in operacij. Enoten sistem upravljanja ne določa le principov, politik, procesov in zahtev za varne in učinkovite poslovne operacije ampak podpira tudi vsakodnevne aktivnosti, ki zagotavljajo skladnost delovanja organizacije z veljavnimi navodili in predpisi. Cilj delovanja takega sistema je, da zaposlenim omogočimo dostop do vseh informacij, ki jih potrebujejo za svoje delo, na enem mestu in v realnem času ter po drugi strani, da si zagotovimo zbiranje znanj in povratnih informacij.

Enoten sistem upravljanja organizacije na osnovi enotnega centralnega repozitorija.

Procesno usmerjeno sodelovanje, ki ga podpirajo orodja ARIS platforme (ARIS Connect), je osnova za tak sistem. Preko spletnega portala zaposleni dostopajo in delijo vse informacije, ki so jim na voljo glede na vlogo, ki jo imajo v organizaciji. Da bi nagovorili tudi zaposlene, ki niso strokovnjaki za procese oziroma modele, so informacije na voljo v različnih oblikah npr. kot delovna navodila, procesni listi ali matrike dodatno pa lahko v portal vključimo tudi nadzorne plošče in multimedijske vsebine.

Ker zaposleni dobro poznajo specifiko poslovanja in nalog v sistemu ne nastopajo le kot uporabniki informacij ampak s sistemom pridobijo zmožnost procesno usmerjenega podajanja dodatnih informacij, predlogov ali zahtev. ARIS podpira nenehno procesno usmerjeno sodelovanje z delovnimi tokovi, ki so vgrajeni v spletni portal. Na ta način so predlogi in zahteve obvladovani v okviru vnaprej določenih procedur in odgovornih oseb, ki ga predstavlja upravljanje poslovnih procesov (process governance). Upravljanje poslovnih procesov je namreč ključna komponenta uspešnega enotnega sistema upravljanja organizacije.

Obvladovanje dokumentacije na digitalen način

Digitalne poslovne operacije se spreminjajo veliko hitreje kot tiste v tradicionalnem poslovanju. S ciljem ostati pred konkurenco organizacije posodabljajo aplikacije in  lansirajo nove storitve in proizvode z bliskovito hitrostjo. Tradicionalni sistem kakovosti, ki temelji na dokumentih, žal ne more več slediti temu tempu, da bi ostal učinkovita pomoč pri upravljanju organizacije se mora digitalizirati.
Največja slabost dokumentno usmerjenega sistema je obvladovanje sprememb preko različnih področij in dokumentov. Pristop je časovno potraten ter zelo izpostavljen napakam. Na primer: že sprememba naziva delovnega mesta lahko pomeni, da je potrebno spremeniti na desetine različnih  dokumentov.

Enoten sistem upravljanja organizacije na osnovi enotnega centralnega repozitorija

Enoten sistem upravljanja organizacije na osnovi enotnega centralnega repozitorija

Enoten sistem upravljanja to slabost odpravlja  saj temelji na enotnem centralnem repozitoriju procesov, procedur in vseh pripadajočih informacij. Enake informacije, ki se v obliki teksta pojavljajo v različnih dokumentih, pravilih, analizah so v repozitoriju zapisane samo enkrat, kar omogoča odgovornim osebam, da hitro, pregledno in enostavno obvladujejo spremembe na enem mestu. Pri tem varnostne procedure zagotavljajo, da se nobena sprememba ne objavi preden ni pregledana in potrjena. Poleg tega enoten sistem upravljanja organizacije tudi omogoča, da dolga in težko razumljiva pisna delovna navodila zamenjamo z digitalni generaciji bolj razumljivim videom. ARIS-ov enoten centralni repozitorij je dopolnjen z integrirano shrambo za multimedijske vsebine, kombinacija, ki omogoča odlično osnovo za enoten sistem upravljanja organizacije.

Obvladovanje tveganj in skladnosti z zakonodajo sta integralni del enotnega sistema upravljanja organizacije

Obvladovanje tveganj in preprečevanje nesreč igrata ključno vlogo v mnogih industrijah. Ponavljajoče se finančne krize, strateške napake, kibernetični napadi in tudi naravne nesreče nas opozarjajo na nevarnosti, ki so rezultat nepravilnih odločitev. Po drugi strani vemo, da je kreiranje dodane vrednosti oziroma poslovanje brez tveganj nemogoče.
Sistem za obvladovanje tveganj nam pomaga pri obvladovanju kritičnih situacij. Omogoča nam identificirati tveganja, ki nam preprečujejo doseči zadane cilje, kar nadalje vodi do identifikacije groženj oziroma potencialov za izboljšave. Dodana vrednost “kontrol” se kaže v pomoči pri obvladovanju zahtev, ki jih podaja spreminjajoče se in tvegano  poslovno okolje.
Učinkovit sistem obvladovanja tveganj nam omogoča zanesljivo doseči strateške cilje in vzpostaviti temu primerno ravnotežje med cilji, ki se medsebojno izključujejo npr. zmanjšanje pretočnih časov in stroškov ter povečanje kakovosti. Zaradi tega je ključnega pomena uskladiti sistem obvladovanja tveganj in učinkovitost procesov. Enoten sistem upravljanja organizacije je pravi način za dosego tega cilja. Omogoča, da imamo na enem mestu pregledne in vedno sveže informacije o učinkovitosti poslovnih procesov (načrtovani finančni rezultati) ter vplivih (tveganja in posledična škoda), ki nam zadane cilje preprečujejo doseči.

Enoten sistem upravljanja organizacije omogoča usklajevanje ciljev obvladovanja tveganj in učinkovitosti procesov.

Dodatni motiv za digitalizacijo organizacij je dejstvo, da avtomatizacija olajša spremljanje in analiziranje podatkov v realnem času. S pomočjo digitalnih analitičnih orodij lahko identificiramo in napovemo prihajajoče škodne dogodke, kar nam omogoči proaktivni pristop k obvladovanju tveganj.  Organizacije tako namesto kontrolnega sistema, ki deluje v naprej določenih intervalih, vzpostavijo kontrolni sistem, ki deluje neprestano in olajša poslovne odločitve na osnovi napovedne analitike.

Kombinacija zmožnosti orodij ARIS platforme za analizo poslovnih procesov ter obvladovanja tveganj in skladnosti z zakonodajo omogoča vzpostavitev enotnega sistema upravljanja organizacije, ki hkrati podpira učinkovito zmanjševanje tveganj in večjo učinkovitost poslovnih procesov.

Enoten sistem upravljanja organizacije podpira boljšo izkušnjo strank

Da bi organizacija zadržala obstoječe stranke in hkrati pridobila nove mora vsakodnevno zagotavljati storitve na najvišjem možnem nivoju. Prav zaradi tega mora enoten sistem upravljanja organizacije vzeti v obzir tudi zunanji (strankin) pogled na organizacijo. Vsak zaposleni bi se moral zavedati kako njegovo delo vpliva na izkušnjo stranke. S povezovanjem internih procedur in procesov ter ustrezno podporo stikom  s stranko zagotovimo bolj tekoče interne operacije in s tem boljšo izkušnjo stranke. ARIS omogoča, da z modeliranjem poti strank, določanjem stikov s strankami in njihovim ocenjevanjem in povezovanjem v interne procese dosežemo prav to.

Enoten sistem upravljanja organizacije potrebuje tudi mobilnost

Statičen dostop in statične informacije o procesih pomenijo dober začetek, ne predstavljajo pa najboljšega pristopa. Zaposleni velikokrat potrebujejo določene informacije v določenem poslovnem kontekstu. Primer: delavec potrebuje različne informacije glede na lokacijo na kateri se nahaja ali proizvod na katerem trenutno dela.  Mnogo delovnih procedur namreč variira v odvisnosti od lokacije, časa, proizvoda ali storitve. Pojavlja pa se tudi potreba o deljenju informacij o procesih ali povratnih informacij takoj in s trenutne lokacije. ARIS omogoča zaposlenim dostop do vseh pomembnih informacij preko mobilnih naprav, ki prepoznajo lokacijo, vsebino in situacijo preko črtnih kod na strojih ali GPS podatkih.  Tako ARIS ne podpira le enotnega sistema upravljanja organizacije ampak se lahko hitro prilagodi tudi specifičnim zahtevam industrij in/ali strank.

Scenariji uporabe ARIS mobile

Scenariji uporabe ARIS mobile

S pomočjo digitalizacije je znanje vseprisotno

Vzpostavitev enotnega sistema upravljanja organizacije v prvi vrsti pomaga pri obvladovanju znanja o procedurah, vodilih in procesih. Obvladovanje znanja pomeni, da znanje zajemamo, razvijamo in delimo ter tako znatno povečamo učinkovitost znanja, ki je prisotno v organizaciji. Ker se vedno da vsak sistem še izboljšati, enoten sistem upravljanja vsebuje zmožnosti, ki omogočajo:

  • sledenje uporabi sistema, ki nam pove v kateri deležnik uporablja sistem, kako je bil uporabljen in v kateri situaciji,
  • spremljanje zahtev za spremembe in spremembe same,
  • merjenje zanimanja za posamezna (procesna) področja npr. analiziranje števila sledilcev ali interakcij povezanih s posameznim procesom.

Uporaba sistema ima tako še dodatno dodano vrednost. Podaja nam znanje, ki nam pomaga identificirati kje in kako moramo izboljšati sistem, da bi še bolje izkoristili znanje, ki ga imamo, in s tem vzpostaviti neprestano izboljševanje učinkovitega enotnega sistema za upravljanje organizacije.

Kako ARIS Aware podpira enoten sistem upravljanja organizacije?

Objavljeno v Enoten sistem upravljanja organizacije.