Enoten sistem upravljanja organizacije

Tempo sprememb v digitalnem svetu postaja vse hitrejši. Z digitalno transformacijo in neprestanimi zahtevami za diferenciacijo, inovacije in usmerjenost k strankam se poslovni modeli, poslovni procesi in delovne procedure, ki so bile dolga leta stabilne, nenehno spreminjajo. V času nenehnih sprememb si nihče ne more privoščiti, da bi zmanjšal kakovost, prevzel več tveganj ali postal manj učinkovit. Digitalizacija bi morala postati priložnost za povečanje kakovosti, boljše obvladovanje tveganj, večjo prilagodljiivost, prožnost ter učinkovitost. Največje tveganje, ki danes grozi organizacijam je zapostavljanje inovativnega poslovnega modela in digitalne transformacije.

Evolucija sistemov upravljanja

Da bi standardizirale in delile informacije o procesih in delovnih procedurah so mnoge organizacije vzpostavile t.i. sisteme upravljanja,  Glavni cilj je bil zagotoviti ponovljivo poslovanje z določeno kakovostjo, konsistentno učinkovitostjo in čimmanjšim tveganjem. Skozi čas so se v različnih  industrijah glede na njihove potrebe razvili različni sistemi upravljanja:

  • sistem upravljanja kakovosti z namenom zadostiti zahtevam o ponovljivosti in kakovosti (zelo pogost v proizvodni industriji)
  • sistem upravljanja tveganj z namenom zadostiti zahtevam za varnost in obvladovanje tveganj (zelo pogost v industrijah, ki morajo spoštovati veliko pravil: farmacevtska, kemična, naftna…)
  • interni kontrolni sistem z namenom zadostiti zahtevam zakonodaje in pravil (zelo pogost v finančni in storitveni industriji ter organizacijah, ki podpirajo trajnostno korporativno vodenje)

Vsem zgoraj naštetim sistemom je skupno to, da dokumentirajo način dela v organizaciji, zaposlenim dajejo vodila in navodila za delo ter jih ozaveščajo o potencialnih tveganjih, problemih in pravilih, ki so povezani z izvajanjem delovnih procedur. Pogoj za uspešno podporo sistemov poslovanju organizacije je, da so informacije, ki jih podaja sistem, sveže in vedno na voljo.

Skozi svoj razvoj so se sistemi upravljanja usmerjali vsak na svojo specifično temo (upravljanje vsebin, upravljanje dokumentov, upravljanje tveganj) ter se šele potem povezovali med seboj. S prihodom digitalne ere in s tem povečevanja zahtev po prilagodljivosti in učinkovitem obvladovanju sprememb, ki jih zahteva okolje, so se začeli sistemi upravljanja razvijati v smeri enotnega sistema upravljanja organizacije.

Stopnje razvoja sistemov upravljanja

Stopnje razvoja sistemov upravljanja

Mnogo organizacij še vedno uporablja tiskano dokumentacijo, ki kroži po delovnem okolju. Največja težava takega sistema distribucije informacij je obvladovanje sprememb.  Vsaka sprememba namreč zahteva kreiranje in tiskanje nove verzije dokumentacije, ki jo je potrebno razposlati po organizaciji. Dodaten napor je potreben za obveščanje zaposlenih o spremembah, pridobivanje povratnih informacij o tem ali so s spremembami bili seznanjeni ter jih razumeli. Glede na to, da se morajo organizacije in njihovi procesi neprestano prilagajati razmeram, ki jih narekuje okolje, je upravljanje sistema na tak način velika obremenitev za organizacijo.

Ena izmed izboljšav, ki so jo vpeljale organizacije, so spletni portali, kjer so na voljo elektronske verzije dokumentov. Dokumenti so tako na enostaven način dostopni vsaj zaposlenim z dostopom do namiznega računalnika. Tak pristop izboljša kakovost in sprejemljivost poslovno kritičnih informacij še vedno pa ostajajo odprta vprašanja kako doseči vse zaposlene z vedno svežimi informacijami takrat, ko je to najbolj pomembno, kako zagotoviti, da dokumentacija vedno vsebuje prav vse spremembe in kako zagotoviti, da se informacije zares uporabljajo na pravi način. Rešitev nam ponuja enoten sistem upravljanja organizacije.

Enoten sistem upravljanja organizacije

Digitalna era je z vpeljavo socialnih medijev in digitalizacijo poslovanja prinesla spremembo naših pričakovanj in vzorcev obnašanja.  Posledično se drugače obnašamo tudi, ko smo v vlogi kupcev ali v vlogi zaposlenih. Organizacije bi morale z vpeljavo novih pristopov izkoristiti moč množice oziroma znanje, ki ga posedujejo zaposleni, za izboljšanje poslovanja, večjo kakovost in zmanjšanje tveganj. Na koncu koncev so zaposleni tisti, ki poznajo vse podrobnosti poslovanja in delovnih procedur, vidijo kaj se dogaja med delovnim procesom in vedo kaj bi lahko storili bolje. S tem, da jih poslušamo in vključimo njihove ideje v rešitve, lahko precej izboljšamo sprejemljivost in učinkovitost sistema upravljanja ter s tem tudi poslovanje organizacije.

Osnovne značilnosti enotnega sistema upravljanja organizacije so:

  • da ima vedno sveže informacije,
  • da podaja eno verzijo resnice, ki velja za vsa področja in nivoje delovanja organizacije,
  • da ponuja enostavno razumljive informacije,
  • da je enostavno dostopen (kadarkoli in kjerkoli),
  • da vsebuje informacije o uporabi in sprejemljivosti sistema,
  • da podpira nenehno obvladovanje sprememb,
  • da omogoča nenehno izboljševanje procesov in transformacijske spremembe s pomočjo sodelovanja vseh zaposlenih,
  • da povezuje pogleda na delovanje organizacije od zunaj (poti stranke) in od znotraj (interni procesi).

Za izpolnitev zahtev digitalnega sveta mora enotni sistem upravljanja organizacije podpirati tudi:

  • dostop preko mobilnih naprav,
  • internet stvari,
  • delo v oblaku,
  • odzivnost v realnem času.

Enoten sistem upravljanja organizacije II.

 

 

Objavljeno v Enoten sistem upravljanja organizacije.