Arhitektura procesov kot osnova za učinkovito obvladovanje procesov

Konsistentna in standardizirana arhitektura procesov je osnovni pogoj za učinkovito obvladovanje procesov ter vseh s procesi povezanih projektov v organizaciji (npr. transformacija poslovanja in IT, obvladovanje tveganj, obvladovanje standardov, obvladovanje strategij in poslovnih modelov, itd.)

Tekom projektov v različnih industrijah se je kot najboljša praksa pokazala štiri-nivojska procesna arhitektura v kateri prva dva nivoja služita strateškemu pogledu na procese ter njihovemu logičnemu strukturiranju, tretji in predvsem četrti nivo pa sta namenjena operativnemu opisu procesov.Nivoji poslovne procesne arhitekture

Za vsak nivo procesne arhitekture določimo vodila opisa, tip modela in pripadajoče tipe objektov ter ustrezno izrazoslovje.

  • Pregled procesnih področij: Obstaja le en tak model na organizacijo, ki predstavlja vhodno točko v procesno arhitekturo. Vsebuje vsa procesna področja v organizaciji ne glede na obseg projekta. Procesna področja so razdeljena na tri glavne skupine: vodstvene procese, ključne procese in podporne procese. Vsako procesno področje ima na vhodu in izhodu deležnike, ki imajo zahteve za proizvod ali storitev ter na koncu prejmejo želeni rezultat. Procesna področja so sestavljena iz poslovnih procesov ali skupin poslovnih procesov. Primer procesnih področij: strateško planiranje, upravljanje poslovnih procesov, logistika, proizvodnja,  upravljanje človeških virov, upravljanje IT, itd
  • Procesno področje: Tip modela procesno področje podrobneje opisuje procesno področje, ki smo ga identificirali v pregledu procesnih področij. Tip objekta s katerim opisujemo  procesno področje se imenuje poslovni proces. S poslovnimi procesi razdelimo procesno področje glede na ciljne  skupine in/ali proizvode. Poslovni procesi predstavljajo verige dodane vrednosti, ki so sestavljene iz procesov. Poslovne procese lahko tudi združujemo v skupine poslovnih procesov. Vsak poslovni proces naj bi imel lastnika procesa in določene vhode in izhode. Primeri poslovnih procesov v procesnem področju upravljanje poslovnih procesov: obvladovanje strategije transformacije poslovnih procesov, načrtovanje transformacije poslovnih procesov, izvajanje transformacije poslovnih procesov, spremljanje in kontroling poslovnih procesov.
  • Poslovni proces: Tip modela poslovni proces podrobneje opisuje poslovni proces, ki smo ga identificirali v procesnem področju. Poslovni procesi so verige dodane vrednosti sestavljene iz procesov. V primeru, ko gre za vodstvene ali podporne procese so lahko predstavljeni tudi le kot skupina procesov. Vsak proces se lahko izvede sam zase in predstavlja operativni sekvenčni zapis aktivnosti. Za vsak proces lahko določimo vhode in izhode ter lastnika. Primer procesov v poslovnem procesu načrtovanje transformacije poslovnih procesov: modeliranje kot-je procesov, analiziranje učinkovitosti procesov, identificiranje možnosti za izboljšave, določanje prioritet kot-bo scenarijev, itd...
  • Proces: Tip modela proces podrobneje opisuje proces, ki smo ga identificirali v poslovnem procesu. Proces predstavlja operativni sekvenčni zapis aktivnosti na nivoju proceduralnih navodil npr.  predstavlja osnovo za opise po standardu ISO 9000. Aktivnosti predstavljajo najnižji nivo opisa poslovne procesne arhitekture njihova dekompozicija na elementarna opravila ponavadi nimajo več smisla. Primer aktivnosti v procesu določanje okvirja za kazalnike: določanje kazalnikov procesa, določanje ciljnih vrednosti kazalnikov, določanje faktorjev uspeha, določanje merilnih točk v procesu, itd...

Izrazoslovje

Izrazoslovje igra pomembno vlogo pri obvladovanju procesov saj se pogosto izkaže, da imajo različni deležniki v organizaciji različne predstave o tem kaj obsega npr. proces ali poslovni proces oziroma kateri nivo opisa predstavljata. Zato je eden prvih korakov, ki ga je potrebno storiti, pri upravljanju poslovnih procesov natančno določiti standarde in izrazoslovje. Tako se v veliki meri izognemo težavam, ki lahko nastopijo zaradi slabe komunikacije med deležniki.  V primeru, ko ima organizacija že vpeljano svoje izrazoslovje  se to v največji meri vključi v najboljšo prakso. Na primer nivo procesa se preimenuje v podproces, nivo poslovnega procesa v glavni proces.

Ne glede na to kateri izraz uporabimo za posamezen nivo procesne arhitekture s standardiziranim pristopom k poimenovanju in definiciji posameznih nivojev postavimo osnovo za učinkovitejše obvladovanje procesov.

ARIS Architect - Designer: Modeliranje poslovnega procesa

Vpeljava pristopa v orodja ARIS platforme

Samo poimenovanje nivojev procesne arhitekture nima veliko smisla, če izrazoslovja in pristopa ne moremo vpeljati v prakso. Orodja ARIS platforme nam s svojim prilagodljivim meta modelom omogočajo, da zgoraj opisani pristop tudi realiziramo. Na ta način v orodje za modeliranje vpeljemo tipe modelov: pregled procesnih področij, procesno področje, poslovni proces in proces ter za vsak tip modela oziroma nivo procesne arhitekture tudi pripadajoče tipe objektov, povezav in atributov.

ARIS Architect - Explorer: Skupine poslovnih procesov in poslovni procesi, ki pripadajo procesnemu področju

Prednosti pristopa

  1. Preglednejše in enostavnejše modeliranje procesne arhitekture:  za vsak nivo arhitekture imamo točno določene elemente, ki ga lahko opisujejo prav tako so natančno določene povezave med posameznimi nivoji. Na primer objektu poslovni proces lahko pripnemo le model tipa poslovni proces saj oba elementa opisujeta isti del procesne arhitekture na različnih nivojih. V modelu procesa lahko uporabimo le aktivnosti itd.
  2. Večja razumljivost in sprejemljivost med deležniki
  3. Enostavnejše analiziranje arhitekture: hitro lahko poiščemo katera delovna mesta izvajajo aktivnosti procesnega področja (preko poslovnih procesov, procesov in aktivnosti), kdo je odgovoren za posamezen poslovni proces in kdo za proces ali v katere vse poslovne procese je vključena posamezna aplikacija, ki podpira aktivnosti.
  4. Enostavnejše poročanje: posamezna poročila lahko vežemo na tip modela oziroma na nivo arhitekture. Na primer iz vsakega modela tipa proces avtomatično izdelamo ISO dokumentacijo nivoja navodilo.
Objavljeno v Obvladovanje procesov.